Facturas y transacciones

Siga todos los documentos de venta de su organización — presupuestos, pedidos y facturas —, cobre los pagos, realice reembolsos y exporte sus ventas para la contabilidad. Diríjase al menú Administración›Panel de control›Facturación›Facturas y transacciones.

Distinguir los tres tipos de documentos

Una venta no adopta la misma forma según el momento en el que se encuentre, y el tipo se elige al crear el documento.

• El Presupuesto es una propuesta con importes, enviada al usuario para su aprobación — un curso intensivo para un grupo escolar, un alquiler de pista para una empresa.
• El Ordenar es la venta comprometida, pendiente de pago. Es el documento que soporta los pagos.
• La Factura es el documento numerado, emitido en cuanto se cobra un pago.

Un cuarto documento, el Orden de compra, resulta útil para las administraciones públicas y los comités de empresa que exigen un justificante antes de comprometer el gasto.

En qué se convierte un presupuesto aceptado

El presupuesto no es un callejón sin salida: al enviarse por correo electrónico, incluye un enlace que permite al usuario aceptarlo por sí mismo, sin cuenta ni conexión. Este enlace es válido durante 14 días.

Consultar el presupuesto — la página, el PDF — no lo acepta. La aceptación se produce en el momento en que el usuario elige un método de pago, y es esa elección la que determina lo que sigue:

• con un pago diferido (transferencia, cheque, en el club), el presupuesto se convierte en un Ordenar pendiente de pago; pasará a ser una factura cuando usted realice el cobro;
• con un pago en línea, el pago se produce de inmediato: el documento se convierte directamente en una Factura, numerada.

En otras palabras, una vez aceptado, un presupuesto se sigue exactamente igual que un pedido — lo encontrará en la pestaña correspondiente a su nuevo tipo.

Encontrar una venta

1. Diríjase a Administración›Panel de control›Facturación›Facturas y transacciones.
2. Las pestañas de la parte superior filtran por tipo (Presupuesto, Pedidos, Facturas) y por estado (Pendiente, Pagado, Cancelado, Reembolsado).
3. El panel Filtros afina después la búsqueda, y los criterios se acumulan.

Hay seis filtros disponibles, tres de los cuales se olvidan a menudo aunque responden a las preguntas más frecuentes:

• Por usuario: todo el historial de compras de un socio, cuando reclama un cargo.
• Por gerente: las ventas registradas por una persona del equipo — útil para verificar un día de guardia.
• Por cuenta de facturación: imprescindible cuando su organización factura desde varias entidades.
• Por suscripción, Por categoría de producto y Por estado completan la clasificación.

El selector de Período delimita por último la visualización — y también determina las exportaciones, que reproducen exactamente lo que ve en pantalla.

Buscar por persona igual que por número

El campo de búsqueda no se limita a las referencias de los documentos. Consulta simultáneamente:

• el número de pedido y el número de factura;
• la identidad del usuario: apellido, nombre, identificador de conexión, dirección de correo electrónico y número de licencia;
• los datos introducidos en la propia venta — apellido, nombre, razón social y correo electrónico de la dirección de facturación.

Este último punto es importante para las ventas en mostrador: el comprador no tiene cuenta, la lista lo muestra como cliente ocasional, y solo la búsqueda por dirección de facturación permite encontrar su venta. Basta con escribir «Dupont» o su correo electrónico.

Crear un pedido o un presupuesto

1. Haga clic en Nuevo.
2. Se abre una ventana Seleccionar un usuario: designe a la persona a quien se destina la venta. Es la primera decisión, ya que determina la dirección de facturación y las suscripciones elegibles.
3. Elija después el tipo de documento, Presupuesto o Ordenar.
4. Añada las líneas con Añadir un producto.
5. Compruebe la Dirección de facturación: si usted no interviene, se utiliza la dirección predeterminada del usuario.
6. Haga clic en Guardar.

Cada línea proviene, a su elección, del catálogo o de una introducción libre. La introducción libre (bloque personalizado) sirve para las ventas excepcionales — un encordado, una participación en los gastos — y la casilla Guardar en el catálogo le evita volver a introducirla la próxima vez si está previsto que se repita.

Un pedido sigue siendo modificable mientras no se haya cobrado ningún pago. Después del primer cobro, queda bloqueado: así se garantiza que un documento ya pagado no cambie a espaldas del cliente.

Aplicar un descuento

Coexisten dos mecanismos, y no sirven para lo mismo. Abra la sección Código promocional y descuento para acceder a la configuración.

• El Código promocional retoma una operación comercial ya definida: haga clic en Seleccionar un código promocional y el código aplica su propia regla de segmentación y de límite máximo.
• El Descuento manual es un gesto puntual, decidido caso por caso: un porcentaje o un importe que introduce libremente, aplicado sobre el total con impuestos.

Cobrar un pago

1. Abra el pedido y haga clic en Pago.
2. Introduzca el importe: se propone el saldo completo, pero se acepta un importe parcial.
3. Elija el método: CB en el lugar, Especies, Transferencia bancaria o Cheque.
4. Guarde.

Si hay un terminal de pago configurado en la cuenta de facturación, el cobro puede enviarse directamente al terminal de pago en lugar de introducirse manualmente.

Cada cobro aparece en la sección Transacciones del pedido, con su estado: Confirmado, Pendiente, Fallo o Rechazado. Un pago introducido por error se corrige con Modificar esta transacción o Cancelar esta transacción — el pedido recalcula al instante su Resta por pagar.

Fraccionar el pago

El botón Cronograma reparte el importe pendiente en varios vencimientos con fecha. En cada cobro posterior, se le propone automáticamente el importe del siguiente vencimiento.

Reembolsar una venta

1. Abra el pedido pagado y haga clic en Reembolsar.
2. Introduzca el importe: se propone el reembolso total, pero un reembolso parcial sigue siendo posible.
3. Si se han cobrado varios pagos, elija imputar el reembolso al pedido completo o a un pago concreto.

Un pago en línea se devuelve directamente a través de la pasarela que lo cobró: no tiene que hacer ninguna transferencia.

En cuanto al estado, la distinción cuenta para su contabilidad: un reembolso parcial deja el pedido en Pagado y muestra el Neto cobrado, mientras que un reembolso total lo pasa a Reembolsado. Por ejemplo, una inscripción de 200 € con un reembolso de 50 € sigue siendo una venta pagada cuyo importe neto cobrado es de 150 €.

Enviar y descargar los documentos

Un botón específico reúne todo lo relativo al propio justificante. Lleva el nombre del documento abierto, lo que le indica al mismo tiempo en qué punto se encuentra la venta: Presupuesto, Orden de compra o Factura una vez cobrado un pago.

Su menú ofrece tres acciones:

• Vista previa para revisar el justificante en pantalla antes de cualquier envío;
• Descargar (PDF) para archivarlo o transmitirlo por otro canal;
• Enviar por correo electrónico para enviarlo directamente al usuario.

Reconstruir lo que ha ocurrido

La sección Historial del pedido conserva los eventos de la venta: creación, modificaciones, cobros, envíos. Es el primer lugar que hay que abrir cuando un socio afirma no haber recibido nunca su factura, o cuando un importe no coincide con lo que recuerda el equipo.

Gestionar un pedido pendiente

Un pedido pendiente puede ser pagado en cualquier momento por el usuario desde su espacio, o cobrado manualmente por usted.

Las prestaciones con validación manual — transferencia, cheque — se entregan en cuanto registra un pago. Mientras no lo haya hecho, el socio no dispone de nada.

Para abandonar una venta, ábrala y utilice Cancelar el pedido. Sigue siendo consultable, y el ajuste Ocultar cancelaciones la descarta de las listas.

Exportar las ventas y la contabilidad

Haga clic en Descargar la exportación en la parte superior de la lista: la exportación reproduce los filtros y el periodo mostrados en pantalla. Los informes de ventas para hoja de cálculo, los asientos contables y los formatos legales se detallan en la página dedicada.