Les rapports d'activités reçus par e-mail ont été entièrement repensés. Ils s'ouvrent sur vos chiffres clés et leur évolution, signalent ce qu'il reste à traiter, annoncent la semaine qui vient et donnent de nouveau vos encaissements, factures et paiements.
Jusqu'à présent, le rapport alignait des compteurs famille par famille, sans indiquer lesquels méritaient votre attention, et il ne disait plus rien de vos encaissements. Désormais, il se lit de haut en bas : l'essentiel d'abord, le détail ensuite.
Le fonctionnement complet est décrit dans la documentation : Recevoir des rapports d'activités par e-mail.
Le rapport commence par une phrase qui résume la période, suivie de trois faits marquants au plus : un record sur les huit dernières périodes, une hausse ou une baisse nette.
Viennent ensuite quatre chiffres clés : le montant encaissé, les réservations jouées, le taux d'occupation de vos terrains et le nombre d'utilisateurs connectés. Chacun affiche l'écart avec la période de comparaison et une mini-courbe des huit dernières périodes, pour situer la semaine sans ressortir les rapports précédents.
Le rapport hebdomadaire se compare à la semaine précédente, le quotidien à la veille. Le mensuel se compare au même mois de l'année précédente : septembre avec septembre, plutôt qu'avec un mois d'août plus calme.
Juste en dessous, l'encadré À traiter rassemble ce qui attend une action de votre part le jour de l'envoi :
Chaque ligne ouvre directement l'écran concerné sur votre application. Les échéances en retard mènent à Administration›Tableau de bord›Facturation›Factures & transactions, sur la nouvelle option Échéances en retard du filtre Par statut, que vous pouvez aussi utiliser à tout moment dans ce journal.
Le rapport regarde aussi devant lui. Sur les 7 prochains jours, il indique les réservations déjà prévues, l'occupation prévue, les cours et stages avec leurs inscrits et leurs places, les fermetures de terrain et la journée la moins réservée, pratique pour placer une animation.
Dans le rapport quotidien, cette partie porte sur la journée qui commence.
La section Facturation & encaissements reprend le calcul de vos statistiques de facturation : montant encaissé net des remboursements, paiements reçus, factures émises, panier moyen et paiements en ligne refusés. Elle détaille aussi la répartition par moyen de paiement et vos meilleures ventes.
Les montants couvrent tous vos comptes de facturation, et aucun nom de client n'apparaît dans l'e-mail. Si votre club n'a rien encaissé, facturé ni remboursé sur la période comme sur la précédente, la section ne s'affiche pas.
La section Réservations montre les réservations jour par jour, les heures jouées et les annulations, dont celles faites moins de 24 heures avant le créneau.
Une Carte de chaleur croise les jours et les heures pour repérer d'un regard les créneaux les plus demandés et ceux qui restent vides. Elle reprend les couleurs de la carte de votre tableau de bord. Suivent le taux d'occupation de chaque calendrier et les joueurs les plus actifs de la période.
La section Utilisateurs & abonnements signale les nouveaux utilisateurs, les abonnements arrivés à échéance ou qui expirent dans les 30 jours, et les abonnés qui n'ont pas réservé depuis 30 jours : une liste utile pour reprendre contact avec eux. Les listes affichent jusqu'à 20 noms, puis un lien vers la liste complète dans l'application.
Côté e-mails, le rapport donne le taux d'ouverture de vos messages et les adresses à corriger dans les fiches des utilisateurs, celles sur lesquelles les envois échouent.
Le pointage sur borne et les inscriptions en ligne gardent leur section, affichée seulement si la fonction est active dans votre club. Un chiffre nul sur les deux périodes n'est pas affiché, et une section vide disparaît : le rapport d'un petit club reste court. Et quand il n'y a rien à signaler, aucun e-mail n'est envoyé.
Rendez-vous dans Administration›Réglages›Rapports d'activités. Vous y activez les rapports quotidiens, hebdomadaires et mensuels, avec pour chacun jusqu'à 4 adresses e-mail.
Sous Sections du rapport, choisissez désormais ce que contiennent vos rapports. Toutes les sections sont cochées par défaut. Décochez par exemple Facturation & encaissements si vos rapports partent à un bénévole qui n'a pas à voir les montants : la facturation disparaît alors de tout le rapport, chiffres clés et points à traiter compris. L'option Anniversaires à venir ajoute les anniversaires des 7 prochains jours.
Le bas de chaque rapport propose un lien direct vers ces réglages.
Vos rapports déjà activés continuent de partir aux mêmes adresses, avec toutes les sections : vous n'avez rien à faire pour recevoir la nouvelle version.
Une question sur ces changements ? Notre équipe est à votre écoute.
L'équipe BalleJaune/OpenResa à votre service !
