Получение отчётов о деятельности по электронной почте
Получайте автоматическую сводку о жизни вашей организации: численность, подписки, регистрации, бронирования, входы и электронные письма — с динамикой по сравнению с предыдущим периодом.
Включение отчётов
- Перейдите в Администрирование›Настройки›Отчёты о деятельности.
- Включите Активировать отчеты о деятельности по электронной почте.
- В поле Адреса электронной почты укажите до 4 получателей, по одному адресу в строке.
- Нажмите Сохранить.
Получателям не нужны ни учётная запись руководителя, ни особые права: отчёт приходит прямо к ним в почтовый ящик. Это самый простой способ держать в курсе председателя или казначея, который никогда не заходит в приложение.
Выбор периодичности
Существуют три отчёта, которые можно включать по отдельности или все вместе:
- Ежедневные отчеты: каждое утро — события предыдущего дня.
- Еженедельные отчеты: каждый понедельник утром — прошедшая неделя.
- Ежемесячные отчеты: 1-го числа каждого месяца — прошедший месяц.
Каждый из них отвечает своей задаче. Ежедневный отчёт полезен для дежурного сотрудника: он показывает, чем нужно заняться сегодня. Ежемесячный можно переслать в правление как есть, без переоформления. Еженедельный занимает промежуточное положение и хорошо подходит руководителю-волонтёру, который бывает на месте раз в неделю.
Что содержится в отчёте
Отчёт не ограничивается бронированиями. Он объединяет семь групп показателей, каждая из которых сравнивается с предыдущим периодом:
- Пользователи: общая численность, новые учётные записи, приостановленные учётные записи, записи, перемещённые в корзину, и окончательно удалённые записи.
- Подписки: оплаченные подписки, истёкшие подписки и, что особенно важно, те, срок которых истекает в ближайшие 30 дней.
- Онлайн-регистрации: принятые, отклонённые и ожидающие обработки заявки.
- Бронирования: всего, бронирования пользователей, метки организации, приглашения, заметки, отмены.
- Входы: успешные входы, отклонённые входы и число активных пользователей.
- Электронные письма: доставленные, открытые и не доставленные сообщения.
- Отметка присутствия на терминале: отмеченные слоты, неотмеченные слоты, автоматические отмены и учётные записи с санкциями.
Последние три группы отображаются только в том случае, если соответствующая функция включена в вашей организации: онлайн-регистрация должна быть открыта хотя бы для одной подписки, а отметка присутствия — включена на терминале.
Использование отчёта как списка задач
Именно это отличает данный отчёт от простой таблицы цифр: несколько разделов содержат имена. Вы читаете не только «12 подписок скоро истекают», но и получаете список этих двенадцати человек.
Отсюда естественным образом вытекают три сценария использования:
- Список подписок, истекающих в ближайшие 30 дней, — это ваш список для напоминаний. Он приходит сам, каждый месяц, без необходимости настраивать фильтр.
- Список ожидающих регистраций напоминает о заявках, которыми никто не занялся, — типичный случай для организации, где несколько человек управляют системой, не распределив задачи явно.
- Счётчик недоставленных писем сигнализирует об ухудшении базы адресов задолго до того, как кто-то из членов пожалуется, что ничего не получает.
