Inviter une personne extérieure à l'organisation

Faites jouer un proche qui n'est pas inscrit dans l'organisation : ajoutez-le comme invité au moment de la réservation, dans la limite des règles fixées par votre organisation. Si elle le permet, votre invité peut aussi payer sa part lui-même, par un lien.

Ajouter un invité à une réservation

Vous pouvez inviter une personne extérieure de deux façons, selon que vous jouez seulement avec vos invités ou aussi avec d'autres utilisateurs de l'organisation.

Jouer avec vos invités

1. Cliquez sur un créneau libre pour ouvrir le formulaire de réservation.
2. Choisissez Invité(s).
3. Sélectionnez le nombre de personnes invitées.
4. Renseignez l'identité des invités si elle est demandée : selon la configuration de votre organisation, elle est facultative ou obligatoire.
5. Validez avec Réserver.

Jouer avec des partenaires et des invités

1. Ouvrez le formulaire de réservation et choisissez Avec un partenaire.
2. Cochez vos partenaires dans la liste des utilisateurs.
3. Une ligne Invité(s) apparaît alors en tête de la liste : cochez-la.
4. Sélectionnez le nombre de personnes invitées et renseignez leur identité si elle est demandée.
5. Validez avec Réserver.

Certaines organisations ne proposent pas le choix Invité(s) séparé : la ligne des invités est alors toujours affichée en tête de la liste Avec un partenaire.

Comprendre le coût d'une invitation

Selon la configuration de votre organisation, les invitations peuvent être payantes :

• elles sont décomptées d'un solde de crédits d'invitation, distinct de vos crédits de réservation ;
• certaines organisations décomptent plutôt directement vos crédits de réservation ;
• le tarif peut varier selon le calendrier, le jour ou l'heure du créneau.

Le solde restant est affiché dans le formulaire au moment de la réservation, et l'encadré Coût de la réservation détaille ce qui sera décompté. Selon la configuration, seul le responsable de la réservation est débité pour les invités, ou chaque participant inscrit est débité de toutes les invitations de la réservation. Par exemple, Nicolas et Léa jouent avec un invité à 5 € : si seul le responsable de la réservation est débité, Nicolas paie 5 € ; sinon, Nicolas et Léa paient 5 € chacun.

Si votre abonnement le permet, vous pouvez aussi payer les invitations de vos partenaires au moment de réserver : dans l'exemple, Nicolas paierait alors 10 €, et Léa rien.

Obtenir des crédits d'invitation

Si l'organisation a activé la fonctionnalité, un bouton Acheter des crédits est proposé directement dans le formulaire de réservation, sinon, contactez l'organisation pour obtenir des crédits supplémentaires.

Votre organisation peut aussi vous permettre de payer les crédits d'invitation qui manquent au moment de réserver : ils sont compris dans le montant affiché sur le bouton Réserver.

Faire payer sa part à votre invité

Si votre organisation le permet, chaque invité peut régler sa place lui-même : il paie sa part en ligne, par un lien, sans créer de compte, et reçoit une facture à son nom.

Le choix apparaît quand vous êtes seul à payer les invitations de la réservation : vous jouez seulement avec vos invités, ou votre organisation ne fait payer les invitations qu'au responsable de la réservation. Il n'apparaît pas si vous payez les invitations de vos partenaires, ni pour une réservation répétée.

1. Ajoutez vos invités dans le formulaire de réservation, comme d'habitude.
2. Saisissez le prénom et le nom de chaque invité qui paiera lui-même : ils sont obligatoires dans ce cas.
3. Sous son nom, dans Qui paie sa place ?, gardez Moi pour payer vous-même, ou choisissez l'un des deux boutons à son prénom : « plus tard » ou « maintenant ». Si sa part est trop faible pour un paiement en ligne, seul Moi lui est proposé.
4. Saisissez son adresse e-mail pour qu'il reçoive le lien. Elle est facultative : sans elle, vous lui transmettrez le lien vous-même.
5. Vérifiez l'encadré Coût de la réservation, où chaque invité a sa ligne, puis cliquez sur Réserver.

Une fois la réservation faite, son détail s'ouvre : vous y retrouvez la ligne et le lien de chaque invité.

Avancer la part de l'invité : « plus tard »

Avec « plus tard », la réservation est confirmée tout de suite. Vous avancez la part de l'invité avec vos crédits, comme pour une invitation ordinaire, et il a jusqu'à 7 jours après la fin du créneau pour la payer. Dès qu'il paie, les crédits avancés vous sont rendus, un e-mail vous prévient selon vos préférences de notification, et l'historique de vos crédits indique qui a payé.

Par exemple, Nicolas réserve un court de padel avec son ami Paul, invité à 8 €. Nicolas est débité de sa place et des 8 € de l'invitation ; quand Paul paie ses 8 € en ligne, Nicolas récupère ses 8 € de crédits.

Le montant demandé à l'invité est fixé au moment de la réservation : il ne change pas si la réservation est ensuite déplacée ou si sa durée change. La date limite, elle, suit la réservation. Une fois la date limite passée, le lien n'est plus valable et la part avancée reste à votre charge.

Si vos crédits ne suffisent pas et que votre organisation propose le paiement à la réservation, vous payez ce qui manque au moment de réserver, part de l'invité comprise. Quand il paie, cette part vous est rendue en crédits, même si vous l'aviez payée par carte.

Attendre le paiement de l'invité : « maintenant »

Avec « maintenant », la réservation n'est confirmée qu'une fois la part de l'invité payée, et cette part ne reste pas à votre charge. La réservation attend son paiement pendant le délai fixé par votre organisation pour le paiement à la réservation, quelques minutes en général. Pendant cette attente, sa part est décomptée de vos crédits, même si votre solde ne suffit pas, puis vous est rendue dès que la réservation est confirmée. Ce choix n'existe que si votre organisation propose le paiement à la réservation.

Après Réserver, le détail de la réservation s'ouvre avec le temps restant, et se met à jour tout seul tant qu'il reste ouvert. Pendant l'attente, la réservation ne peut pas être modifiée. Un e-mail vous prévient à chaque paiement d'un invité, selon vos préférences de notification ; dès que tous ont payé, la réservation est confirmée et vous recevez l'e-mail de confirmation habituel.

Sans paiement à temps, la réservation est annulée et le créneau libéré, vos crédits vous sont rendus, et un e-mail vous dit quels paiements manquaient. La part d'un invité qui avait déjà payé lui est remboursée, ou vous est rendue en crédits selon son moyen de paiement.

Si vos propres crédits ne suffisent pas, vous payez d'abord ce qui vous manque, comme pour tout paiement à la réservation. La réservation attend ensuite le paiement de vos invités ; depuis la page qui confirme votre paiement, Voir la réservation ouvre son détail.

Transmettre le lien de paiement

Si vous avez saisi l'adresse e-mail de l'invité, le lien lui est envoyé automatiquement, dans votre langue. Sinon, transmettez-le vous-même depuis le détail de la réservation, sous la ligne de l'invité :

• Copier le lien copie le lien, à coller dans un message ;
• affiche un QR code que votre invité scanne avec son téléphone, pratique quand il est à côté de vous ;
• dans le menu , Envoyer par e-mail vous demande son adresse et lui envoie le lien.

Une fois l'adresse connue, l'entrée du menu devient Renvoyer l'e-mail, avec l'adresse préremplie : corrigez-la si elle était fausse, le lien part aussitôt à la nouvelle adresse. Pour une même adresse, attendez 2 minutes entre deux envois. Le nombre d'envois par lien est limité.

Le lien ouvre une page de paiement aux couleurs de votre organisation, avec votre nom, le créneau, sa part et la date limite. Votre invité paie en ligne. Pour « plus tard », votre organisation peut aussi lui permettre de régler sur place, par chèque ou par virement : sa part est alors réglée quand votre organisation a reçu le paiement.

Si vous n'avez pas saisi son adresse e-mail, elle lui est demandée avant de payer, pour lui envoyer sa facture. Elle apparaît ensuite dans le détail de la réservation.

Vous seul voyez le lien, le QR code et le menu de vos invités. Les autres participants de la réservation voient seulement si l'invité a payé.

Modifier les invités qui paient par lien

Depuis le détail de la réservation, plusieurs changements restent possibles :

• vous préférez finalement payer la place d'un invité « plus tard » qui n'a pas encore réglé : dans son menu , choisissez Je paie finalement. Son lien n'est plus valable, sa part reste à votre charge, et il n'est pas prévenu ;
• un invité se désiste : Remplacer cet invité, dans son menu, inscrit une autre personne à sa place, et vous choisissez à nouveau qui paie : vous, ou le nouvel invité « plus tard ». Le nombre d'invités et le coût de la réservation ne changent pas, et l'ancien lien n'est plus valable. Un invité qui a déjà payé, ou annoncé un paiement sur place, par chèque ou par virement, ne peut pas être remplacé seul : remplacez alors tous les invités ;
• vous voulez changer tous vos invités : l'icône de la première ligne d'invités les remplace tous. Avant d'enregistrer, un message vous rappelle les liens qui seront annulés et le remboursement des invités qui avaient déjà payé ;
• un invité de plus vous rejoint : Ajouter un participant, puis la ligne Invité(s). Si vous n'ajoutez que des invités, sans partenaire, chacun peut payer « plus tard » ; « maintenant » n'est jamais proposé une fois la réservation faite.

Tant qu'un invité a un lien de paiement en cours ou a payé par lien, vous ne pouvez ni quitter une réservation qui continue avec d'autres participants, ni y être remplacé : retirez d'abord les invités, ou annulez la réservation.

Annuler une réservation dont un invité a payé

Si vous annulez dans les délais, la part d'un invité qui a déjà payé lui est remboursée sur son moyen de paiement quand c'est possible ; sinon, elle vous est rendue en crédits. Dans les deux cas, le message de confirmation de l'annulation vous le dit, et l'e-mail d'annulation le confirme. Si l'annulation est trop tardive pour que vos invitations vous soient rendues, votre organisation garde aussi la part de l'invité.

Un invité qui n'a pas encore payé ne peut plus le faire : son lien n'est plus valable.

Connaître les limites fixées par votre organisation

Votre organisation peut :

• plafonner le nombre d'invités par réservation ;
• limiter le nombre d'invitations sur une période donnée ;
• interdire les invitations sur certains calendriers, certains jours ou certaines plages horaires : un message vous l'indique alors dans le formulaire ;
• réserver l'annulation d'une réservation avec invités à certains cas.