बिलिंग खाते
बिलिंग खाता उस पहचान को धारण करता है जो आपके चालान जारी करती है (संपर्क विवरण, क्रमांकन) और आपके उपयोगकर्ताओं को प्रस्तावित भुगतान के तरीकों को भी। यदि आपका संगठन कई इकाइयों से बिल जारी करता है, तो कई खाते बनाएँ।
बिलिंग खाता बनाना
- प्रशासन›सेटिंग्स›बिलिंग›बिलिंग खाते में जाएँ।
- नया पर क्लिक करें।
- बिलिंग टैब में, खाते का नाम दर्ज करें, इसके बाद बिलिंग संपर्क विवरण भरें: कंपनी का नाम, पता, देश, टेलीफोन और वैट नंबर। यह जानकारी चालानों पर और भुगतान के समय दिखाई देती है।
- बिलिंग ई-मेल भरें: इस पते पर खाते से जुड़ी सूचनाएँ आती हैं (नए ऑर्डर, प्राप्त भुगतान, तकनीकी चेतावनियाँ)। आप अपनी पसंद की सूचनाएँ चुन सकते हैं और 4 प्राप्तकर्ता पते तक जोड़ सकते हैं।
- सहेजें पर क्लिक करें।
डिफ़ॉल्ट खाता चुनना
प्रत्येक संगठन में केवल एक खाता मुख्य के रूप में चिह्नित होता है: जब कोई खाता स्पष्ट रूप से नहीं चुना जाता, तब नए ऑर्डर (कार्ट, कैश रजिस्टर, पंजीकरण) और सब्सक्रिप्शन के लिए इसी का उपयोग होता है।
- वांछित खाता खोलें।
- डिफ़ॉल्ट खाता विकल्प सक्रिय करें, फिर सहेजें पर क्लिक करें: यह विकल्प पुराने मुख्य खाते से स्वतः हट जाता है।
चालानों का क्रमांकन अनुकूलित करना
प्रत्येक खाता अपने चालानों को AAAA-NNNNNN प्रारूप में लगातार क्रम में क्रमांकित करता है। एक वैकल्पिक प्रत्यय कई खातों द्वारा जारी दस्तावेज़ों में अंतर करने में मदद करता है।
- बिलिंग टैब में, चालान क्रमांक प्रत्यय विकल्प खोजें।
- 8 अक्षर या अंक तक दर्ज करें: अगला नंबर तुरंत पूर्वावलोकन में दिखाई देता है।
ऑनलाइन भुगतान स्वीकार करना
- खाते का भुगतान टैब खोलें।
- ऑनलाइन भुगतान सक्रिय करें, फिर अपना पेमेंट गेटवे चुनें: Stripe, HelloAsso, SumUp, Verifone या PayPal।
- अपना खाता कनेक्ट करें: गेटवे के अनुसार, एक कनेक्शन बटन कुछ क्लिक में आपका मार्गदर्शन करता है, या गेटवे द्वारा दिए गए लॉगिन विवरण दर्ज करने होते हैं।
- सहेजें पर क्लिक करें, फिर कनेक्शन का परीक्षण करें का उपयोग करके जाँचें कि गेटवे ठीक से प्रतिक्रिया दे रहा है।
किसी भुगतान पर संदेह होने पर, घटनाओं की डायरी विकल्प गेटवे से प्राप्त भुगतान प्रतिक्रियाएँ और संभावित विफलताओं का कारण दिखाता है।
भुगतान टर्मिनल पर भुगतान स्वीकार करना
किसी ऑर्डर के विवरण से सीधे भुगतान टर्मिनल पर भुगतान संग्रह भेजें।
- भुगतान टैब में, पीओएस टर्मिनल सक्रिय करें।
- अपना SumUp खाता कनेक्ट करें। यदि SumUp पहले से ही आपका ऑनलाइन पेमेंट गेटवे है, तो उसका कनेक्शन पुनः उपयोग किया जाता है।
- खाता सहेजें, फिर अपने उपकरण को जोड़ने के लिए एक टर्मिनल जोड़ें पर क्लिक करें।
मौके पर, बैंक ट्रांसफ़र या चेक द्वारा भुगतान की सुविधा देना
भुगतान टैब में विलंबित भुगतान के तीन तरीके सक्रिय किए जा सकते हैं:
- स्थल पर भुगतान : उपयोगकर्ता को संगठन के रिसेप्शन पर आकर सीधे अपना ऑर्डर चुकाने के लिए आमंत्रित किया जाता है।
- बैंक हस्तांतरण द्वारा भुगतान : उपयोगकर्ता को आपके बैंक विवरण (IBAN, BIC) दिखाए जाते हैं, संदर्भ के रूप में चालान नंबर के साथ।
- चेक द्वारा भुगतान : चेक बिलिंग खाते के नाम पर लिखा जाना चाहिए और उसके पते पर भेजा जाना चाहिए।
कई किश्तों में भुगतान की अनुमति देना
भुगतान टैब में, आंशिक भुगतान की अनुमति दें सक्रिय करें, फिर किस्तों के बीच का अंतराल सेट करें (दिन, सप्ताह, महीने)। किश्तों की अधिकतम संख्या इसके बाद प्रत्येक उत्पाद के लिए अलग-अलग निर्धारित की जाती है।
लेखांकन निर्यात की तैयारी करना
खाते का लेखा चार्ट — बिक्री, वैट, नकदी खाते और जर्नल कोड — लेखा योजना टैब में सेट किया जाता है। यह लेखांकन निर्यात द्वारा उत्पन्न प्रविष्टियाँ निर्धारित करता है, और इलेक्ट्रॉनिक चालान की शर्त भी तय करता है।
खाते की नकल बनाना या उसे हटाना
खाता खोलें: नकल बनाने और हटाने के बटन पैनल के शीर्ष पर होते हैं।
