अपने Organization के साथ अच्छी शुरुआत करें

अपने organization को सही क्रम में चालू करने के लिए इस चेकलिस्ट का पालन करें: प्रत्येक चरण अगले चरण की तैयारी करता है, खाते की configuration से लेकर आपके users को लॉन्च की घोषणा तक।

सारांश
चरणों का क्रम महत्वपूर्ण है: अपने users को import करने से पहले अपने calendars, अपने subscriptions और अपने प्रोफ़ाइल बनाएँ, ताकि आप उन्हें import के समय ही सौंप सकें।

खाते की settings भरें

  1. प्रशासन›सेटिंग्स›खाता सेटिंग्स पर जाएँ।
  2. Organization की पहचान और संपर्क जानकारी, उसका लोगो और उसका स्थान जाँचें।
  3. मुद्रा अभी से चुन लें: यह उसके बाद प्रदर्शित सभी दरों पर लागू होती है।
संगठन का खाता कॉन्फ़िगर करना
पहचान, संपर्क विवरण, वेब पता, मुद्रा, भौगोलिक स्थिति: खाते के पैरामीटर आपके संगठन की मूल जानकारी तय करते हैं और यह भी तय करते हैं कि यह जानकारी पूरे एप्लिकेशन में किस तरह दिखाई देगी।

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एक्सेस नियंत्रित करें
अपनी Organization से जुड़े किसी पार्टनर समाधान की मदद से, दरवाज़े खोलें और रोशनी या हीटिंग को बुकिंग के अनुसार अपने आप चालू करें।
स्थल पर बुकिंग कियोस्क स्थापित करें
कियोस्क मोड क्लब-हाउस के किसी कंप्यूटर को स्व-सेवा बुकिंग स्टेशन में बदल देता है: कैलेंडर लगातार प्रदर्शित होते रहते हैं और उपयोगकर्ता वहीं मौजूद रहकर लॉग इन करते हैं, बुकिंग करने या अपनी उपस्थिति दर्ज करने के लिए।

अपने calendars बनाएँ

एक calendar एक court या एक बुक करने योग्य स्थान से मेल खाता है। प्रशासन›सेटिंग्स›बुकिंग›कैलेंडर में, प्रत्येक court के लिए एक calendar बनाएँ, फिर सप्ताह के प्रत्येक दिन के लिए उसके opening hours और time slots की अवधि निर्धारित करें।

अपने कैलेंडर कॉन्फ़िगर करें
एक कैलेंडर एक ऐसे कोर्ट या आरक्षित की जा सकने वाली जगह को दर्शाता है (कोर्ट, ट्रैक, हॉल)। प्रत्येक कोर्ट के लिए एक कैलेंडर बनाएँ, फिर उसके खुलने के घंटे, टाइम स्लॉट की अवधि और उसका रूप-रंग निर्धारित करें।

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अपने कैलेंडर को टैब में समूहित करें
अपने कैलेंडर को समूहों में व्यवस्थित करें, ताकि वे दैनिक बुकिंग तालिकाओं पर टैब के रूप में दिखाई दें — उदाहरण के लिए एक टैब इनडोर पैडल के लिए और दूसरा आउटडोर पैडल के लिए।
लेबल और एनोटेशन का उपयोग करना
लेबल संगठन के नाम पर समय स्लॉट को ब्लॉक करते हैं (प्रशिक्षण, स्कूल, टूर्नामेंट), जबकि एनोटेशन स्लॉट के ऊपर एक संदेश दिखाते हैं और बुकिंग को नहीं रोकते।
टाइम स्लॉट और अवधियाँ बंद करना
कई साधन उपलब्ध हैं जिनसे आप टाइम स्लॉट, पूरा कैलेंडर या बुकिंग की सुविधा बंद अथवा छिपा सकते हैं: अपनी स्थिति के अनुसार सही साधन चुनें।

Subscriptions निर्धारित करें

Subscriptions booking के नियमों का इंजन हैं: वे तय करते हैं कि कौन booking कर सकता है, एक साथ कितनी bookings की अनुमति है, किन calendars पर और किन समय-सीमाओं के साथ। इन्हें प्रशासन›उपयोगकर्ता›एक्सेस अधिकार›सदस्यताएँ में बनाएँ, और सरल शुरुआत करें: quotas और नियमों को आप बाद में परिष्कृत करेंगे।

सदस्यता बनाना और प्रबंधित करना
सदस्यताएँ आपके उपयोगकर्ताओं के बुकिंग अधिकार तय करती हैं: पहुँच की अवधि, शुल्क, कोटा और नियम। अपने संगठन द्वारा दी जाने वाली प्रत्येक प्लान के लिए एक सदस्यता बनाएँ, फिर उसे रिकॉर्ड पर असाइन करें।
कोटा, अनुमतियाँ और बुकिंग नियम
प्रत्येक सब्सक्रिप्शन में नियमों का एक संपूर्ण इंजन शामिल है: कोटा, अनुमत कैलेंडर, समय-सीमाएँ, रद्दीकरण, प्रतिबंध, क्रेडिट और अतिथि। यह पृष्ठ आपको उद्देश्य दर उद्देश्य किसी सब्सक्रिप्शन के कॉन्फ़िगरेशन में मार्गदर्शन देता है।

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अवधियों और सब्सक्रिप्शन के अनुसार समय स्लॉट की योजना बनाएँ
उन्नत योजनाएँ प्रत्येक समय स्लॉट के लिए तय करती हैं कि अवधियों (छुट्टियाँ, छुट्टियों के बाहर, सार्वजनिक अवकाश) और सब्सक्रिप्शन प्लान के अनुसार बुकिंग की अनुमति है या नहीं।
विस्तृत बुकिंग नियम
Subscription की सेटिंग में और आगे बढ़ें: प्रत्येक court के अनुसार अलग-अलग quota, भरोसेमंद Guest credit काउंटर, अनिवार्य पूर्ण प्रोफ़ाइल, नियंत्रित रद्दीकरण और कई खिलाड़ियों वाली बुकिंग के लिए अतिरिक्त खेल समय।
बिलिंग खाते
बिलिंग खाता उस पहचान को धारण करता है जो आपके चालान जारी करती है (संपर्क विवरण, क्रमांकन) और आपके उपयोगकर्ताओं को प्रस्तावित भुगतान के तरीकों को भी। यदि आपका संगठन कई इकाइयों से बिल जारी करता है, तो कई खाते बनाएँ।

प्रोफ़ाइल और roles सेट करें

प्रोफ़ाइल सुविधाओं के लिए access rights तय करते हैं: चार प्रोफ़ाइल डिफ़ॉल्ट रूप से दिए गए हैं (Administrator, Activity leader, Member, Visitor) और आप अन्य प्रोफ़ाइल भी बना सकते हैं। अपने users को जोड़ने से पहले इन्हें प्रशासन›उपयोगकर्ता›एक्सेस अधिकार›प्रोफाइल और भूमिकाएँ में जाँचें।

प्रोफ़ाइल और भूमिकाएँ
प्रोफ़ाइल यह तय करती हैं कि प्रत्येक उपयोगकर्ता एप्लिकेशन में क्या कर सकता है: कैलेंडर देखना, दूसरों की बुकिंग प्रबंधित करना, संगठन का प्रशासन करना। सब्सक्रिप्शन बुकिंग के अधिकार तय करता है, प्रोफ़ाइल फ़ंक्शन तक पहुँच के अधिकार तय करती है।

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डायरेक्टरी और डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स
खिलाड़ियों को पार्टनर खोजने में मदद करने के लिए ऑर्गनाइज़ेशन की डायरेक्टरी खोलें, और हर नए यूज़र पर डिफ़ॉल्ट रूप से लागू होने वाले मान तय करें: प्रोफ़ाइल, सब्सक्रिप्शन, पासवर्ड और गोपनीयता।
रोज़मर्रा में उपयोगकर्ताओं का प्रबंधन
उपयोगकर्ता प्रबंधन आपके संगठन के सभी रिकॉर्ड एक ही जगह पर लाता है: संपर्क विवरण, लॉगिन जानकारी, सदस्यता, क्रेडिट, नोट और ट्रैश। रोज़मर्रा के सभी कामों के लिए यह आपका प्रवेश बिंदु है।

अपने users को import करें

प्रशासन›उपयोगकर्ता›आयात / निर्यात›एक फ़ाइल आयात करें में, अपनी users की सूची एक फ़ाइल से import करें: import प्रत्येक user को उसका subscription और उसकी प्रोफ़ाइल सौंप सकता है। यदि केवल कुछ ही खाते हैं, तो तेज़ निर्माण अधिक शीघ्र होता है।

आप players को online registrations के ज़रिए खुद अपना खाता बनाने भी दे सकते हैं।

उपयोगकर्ताओं का आयात और निर्यात
कुछ ही मिनटों में अपना डेटाबेस बनाएँ या अपडेट करें: तेज़ प्रविष्टि, कॉलम मैपिंग के साथ Excel/CSV फ़ाइल का आयात, अनुकूलन योग्य निर्यात और फ़्रांसीसी संगठनों के लिए ADOC सिंक्रनाइज़ेशन।
ऑनलाइन रजिस्ट्रेशन शुरू करें
खिलाड़ियों को अपने होम पेज से स्वयं अपना अकाउंट माँगने दें: आप तय करते हैं कि कौन-कौन से सब्सक्रिप्शन रजिस्ट्रेशन के लिए खुले रहेंगे, फ़ॉर्म में क्या पूछा जाएगा और अनुरोधों को किस तरह स्वीकृत किया जाएगा।

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उपयोगकर्ता समूह
अपने उपयोगकर्ताओं को समूहों में व्यवस्थित करें — टेनिस स्कूल, टीमें, स्वयंसेवक, समितियाँ — जिससे आप उन्हें सूचियों में एक नज़र में पहचान सकें, छान सकें और उन्हें लक्षित संदेश भेज सकें।
भेजे गए ई-मेल जाँचें और कार्रवाइयों का पता लगाएँ
दो जर्नल आपके संगठन में हो रही गतिविधियों पर नज़र रखने में मदद करते हैं: ई-मेल जर्नल, जिससे आप जाँच सकते हैं कि आपके संदेश सही जगह पहुँचे हैं, और ऑडिट जर्नल, जिससे आप प्रशासन से जुड़ी कार्रवाइयों का पता लगा सकते हैं।

Home पेज को अनुकूलित करें

आपकी क्लब साइट का Home पेज ब्लॉक के रूप में बनता है: परिचय, तस्वीरें, सार्वजनिक calendars, online registrations… इसे प्रशासन›अनुकूलित करें›होम पेज में अपने बैनर, अपने लोगो और organization की रंग थीम के साथ अनुकूलित करें।

होम पेज को अनुकूलित करना
अपनी संस्था के होम पेज को कंटेंट ब्लॉक की मदद से तैयार करें: परिचय, तस्वीरें, कैलेंडर, मौसम, पंजीकरण… प्रत्येक ब्लॉक सार्वजनिक हो सकता है या कुछ चुनिंदा उपयोगकर्ताओं तक सीमित रखा जा सकता है।

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वेब पेज और फोटो एलबम बनाना
अपनी Organization की वेबसाइट को सामग्री वाले पेजों (नियमावली, शुल्क, टेनिस स्कूल…) और सत्र के दौरान समय-समय पर अपडेट किए जाने वाले फोटो एलबमों से समृद्ध बनाएँ।
अपनी वेबसाइट में बुकिंग को एकीकृत करें
क्या आपके organization की पहले से एक वेबसाइट है? उसमें एक लॉगिन फ़ॉर्म और सार्वजनिक calendar जोड़ें, और redirection की मदद से दोनों साइटों के बीच आवागमन व्यवस्थित करें।
सर्च इंजन रैंकिंग सुधारें और ऑडियंस मापें
Google और Bing पर अपनी Organization की उपस्थिति को बेहतर बनाएँ, और Google Analytics से अपनी साइट की विज़िट मापें।

लॉन्च की घोषणा करें

जब सब कुछ तैयार हो जाए, तो अपने users को साइट का पता बताएँ। सबसे आसान तरीका है प्रशासन›उपयोगकर्ता›समूहित संदेश से एक सामूहिक संदेश भेजना: हर व्यक्ति को जानकारी ई-मेल से मिलती है और वह तुरंत लॉग इन कर सकता है।

समूह संदेश भेजें
अपने सभी उपयोगकर्ताओं या उनमें से कुछ से एक ही बार में संपर्क करें: आंतरिक संदेश सेवा, ई-मेल और पुश सूचनाएँ, साथ में पढ़े जाने की विस्तृत ट्रैकिंग।

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अपने संदेशों को स्वचालित करें
बिना मेहनत संवाद करने के तीन स्वचालित तरीके: लॉगिन के बाद दिखाया जाने वाला संदेश, ई-मेल सूचनाओं में जोड़ा गया पाठ, और जन्मदिन के दिन भेजा जाने वाला शुभकामना संदेश।
आरक्षण की सूचना प्राप्त करें
अपनी शर्तों के अनुसार, उपयोगकर्ताओं द्वारा किए गए प्रत्येक Booking या रद्दीकरण पर ई-मेल या पुश नोटिफिकेशन के माध्यम से अलर्ट प्राप्त करें, और Booking की रसीदें उपलब्ध कराएँ।

लॉन्च के बाद गतिविधि पर नज़र रखें

पहली bookings से ही dashboard आपको एक समग्र दृश्य देता है: bookings, लॉगिन, अधिभोग दर और नई registrations।

गतिविधियों का सारांश देखें
गतिविधियों का सारांश आपके संगठन के मुख्य संकेतकों को एक जगह दिखाता है — बुकिंग, रद्दीकरण, अधिभोग, लॉगिन, सदस्यताएँ, पंजीकरण — आपकी चुनी हुई अवधि के लिए, साथ में एक तुलना-अवधि के मुकाबले हुआ बदलाव।

इसकी चिंता न करनी पड़े, इसके लिए गतिविधि रिपोर्ट भी सक्रिय करें: सारांश ई-मेल से पहुँचता है, उन कार्यालय सदस्यों तक भी जो कभी एप्लिकेशन में लॉग इन नहीं करते।

गतिविधि रिपोर्ट ई-मेल द्वारा प्राप्त करें
अपने Organization की गतिविधियों का सारांश स्वतः प्राप्त करें: सदस्य संख्या, Subscriptions, Registrations, Bookings, लॉगिन और ई-मेल, साथ में पिछली अवधि की तुलना में बदलाव।

और आगे जानने के लिए

अपने संगठन की गतिविधि का विश्लेषण करें
डैशबोर्ड के आँकड़े आपको ठोस निर्णय लेने में मदद करते हैं: कम उपयोग किए जा रहे समय-स्लॉट पहचानना, भीड़ के चरम समय का पूर्वानुमान लगाना, अपने उपयोगकर्ताओं को जानना और उनकी नियमितता पर नज़र रखना।
बुकिंग पर नज़र रखें
बुकिंग लॉग में संगठन की सभी बुकिंग की सूची होती है — पूर्ण हो चुकी, चल रही और आने वाली — विस्तृत फ़िल्टर और Excel एक्सपोर्ट के साथ।
सीज़न का प्रबंधन करें
सीज़न बदलने की पूरी प्रक्रिया: नए सब्सक्रिप्शन तैयार करें, उपयोगकर्ताओं को समूह में स्थानांतरित करें, क्रेडिट काउंटर शून्य पर लाएँ और खातों की सफाई करें।
प्रबंधकों के लिए
डैशबोर्ड
बुधवार, 5 अगस्त 2026 को अपडेट किया गया
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