Τιμολόγια & συναλλαγές

Παρακολουθήστε όλα τα παραστατικά πώλησης του οργανισμού σας — προσφορές, παραγγελίες και τιμολόγια — εισπράξτε τις πληρωμές, πραγματοποιήστε επιστροφές χρημάτων και εξάγετε τις πωλήσεις σας για τη λογιστική. Μεταβείτε στο μενού Διαχείριση›Πίνακας ελέγχου›Χρέωση›Τιμολόγια & συναλλαγές.

Ξεχωρίστε τους τρεις τύπους παραστατικών

Μια πώληση δεν έχει την ίδια μορφή ανάλογα με το στάδιο στο οποίο βρίσκεστε, και ο τύπος επιλέγεται κατά τη δημιουργία του παραστατικού.

• Η Προσφορά είναι μια πρόταση με τιμές, που αποστέλλεται στον χρήστη για έγκριση — ένα προπονητικό κάμπ για μια σχολική ομάδα, μια ενοικίαση γηπέδου σε μια εταιρεία.
• Η Παραγγελία είναι η πώληση που έχει δεσμευτεί και αναμένει εξόφληση. Αυτή είναι που φέρει τις πληρωμές.
• Το Τιμολόγιο είναι το αριθμημένο παραστατικό, που εκδίδεται μόλις εισπραχθεί μια πληρωμή.

Ένα τέταρτο παραστατικό, η Δελτίο παραγγελίας, ταιριάζει σε δημόσιους φορείς και σε συμβούλια εργαζομένων που απαιτούν ένα παραστατικό πριν δεσμεύσουν τη δαπάνη.

Τι γίνεται μια προσφορά που εγκρίνεται

Η προσφορά δεν είναι αδιέξοδο: όταν αποστέλλεται με e-mail, περιέχει έναν σύνδεσμο που επιτρέπει στον χρήστη να την αποδεχθεί μόνος του, χωρίς λογαριασμό και χωρίς σύνδεση. Ο σύνδεσμος αυτός παραμένει ενεργός για 14 ημέρες.

Η προβολή της προσφοράς — η σελίδα, το PDF — δεν συνιστά αποδοχή. Η αποδοχή γίνεται τη στιγμή που ο χρήστης επιλέγει τρόπο πληρωμής, και αυτή η επιλογή καθορίζει τη συνέχεια:

• με ετεροχρονισμένη εξόφληση (τραπεζική μεταφορά, επιταγή, επί τόπου), η προσφορά μετατρέπεται σε Παραγγελία που αναμένει πληρωμή· θα γίνει τιμολόγιο όταν εισπράξετε το ποσό·
• με online πληρωμή, η εξόφληση γίνεται αμέσως: το παραστατικό μετατρέπεται απευθείας σε Τιμολόγιο, με αριθμό.

Με άλλα λόγια, μια προσφορά παρακολουθείται ακριβώς όπως μια παραγγελία μόλις εγκριθεί — τη βρίσκετε στην καρτέλα που αντιστοιχεί στον νέο της τύπο.

Βρείτε μια πώληση

1. Μεταβείτε στο Διαχείριση›Πίνακας ελέγχου›Χρέωση›Τιμολόγια & συναλλαγές.
2. Οι καρτέλες στο πάνω μέρος φιλτράρουν ανά τύπο (Προσφορά, Παραγγελίες, Λογαριασμοί) και ανά κατάσταση (Σε εκκρεμότητα, Πληρωμένο, Ακυρωμένο, Επιστράφηκε).
3. Το πάνελ Φίλτρα περιορίζει στη συνέχεια την αναζήτηση, και τα κριτήρια συνδυάζονται.

Διατίθενται έξι φίλτρα, τρία από τα οποία ξεχνιούνται συχνά, παρότι απαντούν στις πιο συνηθισμένες ερωτήσεις:

• Ανά χρήστη: όλο το ιστορικό αγορών ενός μέλους, όταν αμφισβητεί μια χρέωση.
• Ανά υπεύθυνο: οι πωλήσεις που καταχωρήθηκαν από ένα άτομο της ομάδας — χρήσιμο για τον έλεγχο μιας ημέρας βάρδιας.
• Ανά λογαριασμό χρέωσης: απαραίτητο μόλις ο οργανισμός σας τιμολογεί από περισσότερες από μία οντότητες.
• Ανά συνδρομή, Ανά κατηγορία προϊόντος και Ανά κατάσταση συμπληρώνουν την ταξινόμηση.

Ο επιλογέας Περίοδος ορίζει τέλος τα όρια της προβολής — και καθορίζει επίσης τις εξαγωγές, οι οποίες περιλαμβάνουν ακριβώς ό,τι βλέπετε στην οθόνη.

Αναζητήστε τόσο με βάση το πρόσωπο όσο και με βάση τον αριθμό

Το πεδίο αναζήτησης δεν περιορίζεται στους κωδικούς των παραστατικών. Αναζητά ταυτόχρονα:

• τον αριθμό παραγγελίας και τον αριθμό τιμολογίου·
• τα στοιχεία του χρήστη: επώνυμο, όνομα, αναγνωριστικό σύνδεσης, διεύθυνση e-mail και αριθμό άδειας·
• τα στοιχεία που καταχωρήθηκαν στην ίδια την πώληση — επώνυμο, όνομα, επωνυμία και e-mail της διεύθυνσης τιμολόγησης.

Το τελευταίο αυτό σημείο έχει σημασία για τις πωλήσεις στο ταμείο: ο αγοραστής δεν έχει λογαριασμό, η λίστα τον εμφανίζει ως περιστασιακό πελάτη, και μόνο η αναζήτηση στη διεύθυνση τιμολόγησης επιτρέπει να βρείτε την πώλησή του. Αρκεί να πληκτρολογήσετε «Δημητρίου» ή το e-mail του.

Δημιουργήστε μια παραγγελία ή μια προσφορά

1. Κάντε κλικ στο Νέο.
2. Ανοίγει ένα παράθυρο Επιλέξτε έναν χρήστη: ορίστε το πρόσωπο για το οποίο προορίζεται η πώληση. Είναι η πρώτη απόφαση, καθώς καθορίζει τη διεύθυνση τιμολόγησης και τις επιλέξιμες συνδρομές.
3. Επιλέξτε στη συνέχεια τον τύπο του παραστατικού, Προσφορά ή Παραγγελία.
4. Προσθέστε τις γραμμές με το Προσθήκη προϊόντος.
5. Ελέγξτε την Διεύθυνση χρέωσης: χωρίς δική σας παρέμβαση, χρησιμοποιείται η προεπιλεγμένη διεύθυνση του χρήστη.
6. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση.

Κάθε γραμμή προέρχεται είτε από τον κατάλογο είτε από ελεύθερη καταχώριση. Η ελεύθερη καταχώριση (προσαρμοσμένο πλακίδιο) χρησιμεύει για εξαιρετικές πωλήσεις — ένα πλέξιμο ρακέτας, μια συμμετοχή στα έξοδα — και το πλαίσιο Αποθήκευση στον κατάλογο σας απαλλάσσει από την επανακαταχώριση την επόμενη φορά, εφόσον προβλέπεται να επανέλθει.

Μια παραγγελία παραμένει τροποποιήσιμη όσο δεν έχει εισπραχθεί καμία πληρωμή. Μετά την πρώτη είσπραξη, «παγώνει»: αυτό εξασφαλίζει ότι ένα παραστατικό που έχει ήδη εξοφληθεί δεν αλλάζει πίσω από την πλάτη του πελάτη.

Εφαρμόστε μια έκπτωση

Συνυπάρχουν δύο μηχανισμοί, και δεν εξυπηρετούν το ίδιο πράγμα. Ανοίξτε την ενότητα Κωδικός προσφοράς & έκπτωση για να αποκτήσετε πρόσβαση στη διαμόρφωση.

• Ο Κωδικός προσφοράς αξιοποιεί μια εμπορική ενέργεια που έχει ήδη οριστεί: κάντε κλικ στο Επιλέξτε έναν κωδικό προσφοράς και ο κωδικός εφαρμόζει τον δικό του κανόνα στόχευσης και ανώτατου ορίου.
• Η Χειροκίνητη έκπτωση είναι μια μεμονωμένη κίνηση, που αποφασίζεται κατά περίπτωση: ένα ποσοστό ή ένα ποσό που καταχωρείτε ελεύθερα, το οποίο εφαρμόζεται στο συνολικό ποσό με ΦΠΑ.

Εισπράξτε μια πληρωμή

1. Ανοίξτε την παραγγελία και κάντε κλικ στο Πληρωμή.
2. Καταχωρίστε το ποσό: προτείνεται το πλήρες υπόλοιπο, αλλά γίνεται δεκτό και μερικό ποσό.
3. Επιλέξτε τον τρόπο: Πιστωτική κάρτα επιτόπου, Μετρητά, Μεταφορά ή Επιταγή.
4. Αποθηκεύστε.

Αν έχει διαμορφωθεί ένα τερματικό πληρωμών στον λογαριασμό τιμολόγησης, η είσπραξη μπορεί να σταλεί απευθείας στο τερματικό πληρωμών αντί να καταχωρηθεί χειροκίνητα.

Κάθε είσπραξη εμφανίζεται στην ενότητα Συναλλαγές της παραγγελίας, με την κατάστασή της: Επιβεβαιωμένο, Σε εκκρεμότητα, Αποτυχία ή Απορρίφθηκε. Μια πληρωμή που καταχωρήθηκε εκ παραδρομής διορθώνεται με το Επεξεργασία αυτής της συναλλαγής ή το Ακύρωση αυτής της συναλλαγής — η παραγγελία υπολογίζει αμέσως ξανά το Υπόλοιπο προς πληρωμή της.

Κατανείμετε την εξόφληση

Το κουμπί Χρονοδιάγραμμα κατανέμει το υπόλοιπο προς πληρωμή σε πολλές δόσεις με ημερομηνίες. Σε κάθε επόμενη είσπραξη, το ποσό της επόμενης δόσης σας προτείνεται αυτόματα.

Επιστρέψτε χρήματα για μια πώληση

1. Ανοίξτε την εξοφλημένη παραγγελία και κάντε κλικ στο Επιστροφή χρημάτων.
2. Καταχωρίστε το ποσό: προτείνεται η ολική επιστροφή, ενώ παραμένει δυνατή και η μερική επιστροφή.
3. Αν έχουν εισπραχθεί πολλές πληρωμές, επιλέξτε να καταλογίσετε την επιστροφή στη συνολική παραγγελία ή σε μια συγκεκριμένη πληρωμή.

Μια online πληρωμή επιστρέφεται απευθείας μέσω της πύλης πληρωμών που την εισέπραξε: δεν χρειάζεται να κάνετε τραπεζική μεταφορά.

Όσον αφορά την κατάσταση, η διάκριση έχει σημασία για τη λογιστική σας: μια μερική επιστροφή αφήνει την παραγγελία σε Πληρωμένο και εμφανίζει το Καθαρό εισπραχθέν, ενώ μια ολική επιστροφή τη μεταφέρει σε Επιστράφηκε. Για παράδειγμα, μια εγγραφή 200 € με επιστροφή 50 € παραμένει μια εξοφλημένη πώληση με καθαρό εισπραχθέν ποσό 150 €.

Αποστολή και λήψη των παραστατικών

Ένα ειδικό κουμπί συγκεντρώνει όλα όσα αφορούν το ίδιο το παραστατικό. Φέρει το όνομα του ανοιχτού παραστατικού, γεγονός που σας δείχνει ταυτόχρονα σε ποιο στάδιο βρίσκεται η πώληση: Προσφορά, Δελτίο παραγγελίας ή Τιμολόγιο μόλις εισπραχθεί μια πληρωμή.

Το μενού του προσφέρει τρεις ενέργειες:

• Προεπισκόπηση για να ελέγξετε το παραστατικό στην οθόνη πριν από κάθε αποστολή·
• Λήψη (PDF) για να το αρχειοθετήσετε ή να το διαβιβάσετε μέσω άλλου καναλιού·
• Αποστολή μέσω e-mail για να το στείλετε απευθείας στον χρήστη.

Ανιχνεύστε τι συνέβη

Η ενότητα Ιστορικό παραγγελίας διατηρεί τα γεγονότα της πώλησης: δημιουργία, τροποποιήσεις, εισπράξεις, αποστολές. Είναι το πρώτο σημείο που ανοίγετε όταν ένα μέλος υποστηρίζει ότι δεν έλαβε ποτέ το τιμολόγιό του, ή όταν ένα ποσό δεν συμφωνεί με ό,τι θυμάται η ομάδα.

Διαχειριστείτε μια παραγγελία σε αναμονή

Μια παραγγελία σε αναμονή μπορεί να εξοφληθεί ανά πάσα στιγμή από τον χρήστη μέσα από τον χώρο του, ή να εισπραχθεί χειροκίνητα από εσάς.

Οι υπηρεσίες με χειροκίνητη επικύρωση — τραπεζική μεταφορά, επιταγή — παραδίδονται μόλις καταχωρίσετε μια πληρωμή. Όσο δεν το έχετε κάνει, το μέλος δεν διαθέτει τίποτα.

Για να εγκαταλείψετε μια πώληση, ανοίξτε την και χρησιμοποιήστε το Ακύρωση παραγγελίας. Παραμένει διαθέσιμη για προβολή, και η ρύθμιση Απόκρυψη ακυρώσεων την αποκλείει από τις λίστες.

Εξάγετε τις πωλήσεις και τη λογιστική

Κάντε κλικ στο Λήψη εξαγωγής στο πάνω μέρος της λίστας: η εξαγωγή λαμβάνει τα φίλτρα και την περίοδο που εμφανίζονται στην οθόνη. Οι αναφορές πωλήσεων για υπολογιστικό φύλλο, οι λογιστικές εγγραφές και οι νομικά προβλεπόμενες μορφές αναλύονται στην αφιερωμένη σελίδα.