Λήψη αναφορών δραστηριότητας μέσω e-mail

Λαμβάνετε αυτόματα μια ανακεφαλαίωση της ζωής του οργανισμού σας: αριθμός μελών, συνδρομές, εγγραφές, κρατήσεις, συνδέσεις και e-mail, με τη μεταβολή σε σχέση με την προηγούμενη περίοδο.

Ενεργοποίηση των αναφορών

1. Μεταβείτε στο Διαχείριση›Ρυθμίσεις›Αναφορές δραστηριότητας.
2. Ενεργοποιήστε το Ενεργοποίηση αναφορών δραστηριοτήτων μέσω e-mail.
3. Στο Διευθύνσεις e-mail, καταχωρίστε έως 4 παραλήπτες, μία διεύθυνση ανά γραμμή.
4. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση.

Οι παραλήπτες δεν χρειάζονται λογαριασμό διαχειριστή ούτε κάποιο ιδιαίτερο δικαίωμα: η αναφορά φτάνει στο γραμματοκιβώτιό τους. Είναι ο πιο απλός τρόπος να ενημερώνετε έναν πρόεδρο ή έναν ταμία που δεν συνδέεται ποτέ στην εφαρμογή.

Επιλογή των συχνοτήτων

Συνυπάρχουν τρεις αναφορές, που ενεργοποιούνται χωριστά ή μαζί:

• Καθημερινές αναφορές: κάθε πρωί, οι δραστηριότητες της προηγούμενης ημέρας.
• Εβδομαδιαίες αναφορές: κάθε Δευτέρα πρωί, η εβδομάδα που πέρασε.
• Μηνιαίες αναφορές: την 1η κάθε μήνα, ο μήνας που πέρασε.

Κάθε μία καλύπτει διαφορετική ανάγκη. Η ημερήσια εξυπηρετεί την καθημερινή λειτουργία: επισημαίνει τι πρέπει να διεκπεραιωθεί σήμερα. Η μηνιαία προωθείται ως έχει στο διοικητικό συμβούλιο, χωρίς αναμόρφωση. Η εβδομαδιαία βρίσκεται στη μέση και ταιριάζει σε έναν εθελοντή υπεύθυνο που περνά από τον χώρο μία φορά την εβδομάδα.

Τι περιέχει η αναφορά

Η αναφορά δεν περιορίζεται στις κρατήσεις. Συγκεντρώνει επτά ομάδες δεικτών, καθεμία σε σύγκριση με την προηγούμενη περίοδο:

• Χρήστες: συνολικός αριθμός, νέοι λογαριασμοί, λογαριασμοί σε αναστολή, λογαριασμοί στον κάδο ανακύκλωσης και λογαριασμοί που διαγράφηκαν οριστικά.
• Συνδρομές: πληρωμένες συνδρομές, συνδρομές που έληξαν και, κυρίως, εκείνες που λήγουν μέσα στις επόμενες 30 ημέρες.
• Εγγραφές μέσω διαδικτύου: αιτήματα που εγκρίθηκαν, απορρίφθηκαν και σε εκκρεμότητα.
• Κρατήσεις: σύνολο, κρατήσεις των χρηστών, ετικέτες δέσμευσης του οργανισμού, προσκλήσεις, σημειώσεις, ακυρώσεις.
• Συνδέσεις: συνδέσεις που εγκρίθηκαν, συνδέσεις που απορρίφθηκαν και αριθμός ενεργών χρηστών.
• E-mail: μηνύματα που παραδόθηκαν, ανοίχτηκαν και απέτυχαν.
• Καταγραφή παρουσίας στο τερματικό: χρονοθυρίδες με καταγραφή παρουσίας, χωρίς καταγραφή, αυτόματες ακυρώσεις και λογαριασμοί με κύρωση.

Οι τρεις τελευταίες ομάδες εμφανίζονται μόνο εφόσον η αντίστοιχη λειτουργία είναι ενεργή στον οργανισμό σας: οι εγγραφές μέσω διαδικτύου πρέπει να είναι ανοιχτές σε τουλάχιστον μία συνδρομή και η καταγραφή παρουσίας πρέπει να είναι ενεργοποιημένη στο τερματικό.

Χρήση της αναφοράς ως λίστας εργασιών

Αυτό είναι το σημείο που ξεχωρίζει την αναφορά από έναν απλό πίνακα αριθμών: πολλές ενότητες είναι ονομαστικές. Δεν διαβάζετε μόνο «12 συνδρομές λήγουν σύντομα», αλλά λαμβάνετε τη λίστα των δώδεκα προσώπων.

Από αυτό προκύπτουν φυσικά τρεις χρήσεις:

• Η λίστα των συνδρομών που λήγουν μέσα σε 30 ημέρες είναι η λίστα υπενθυμίσεών σας. Φτάνει από μόνη της, κάθε μήνα, χωρίς να χρειάζεται να δημιουργήσετε φίλτρο.
• Η λίστα των εγγραφών σε εκκρεμότητα σας θυμίζει τα αιτήματα που δεν διεκπεραίωσε κανείς — η τυπική περίπτωση ενός οργανισμού όπου πολλά πρόσωπα ασκούν διαχείριση χωρίς να μοιράζονται ρητά τα καθήκοντα.
• Ο μετρητής των e-mail που απέτυχαν επισημαίνει μια βάση διευθύνσεων που υποβαθμίζεται, πολύ πριν κάποιο μέλος διαμαρτυρηθεί ότι δεν λαμβάνει τίποτα.