Facturen & transacties

Volg alle verkoopdocumenten van uw organisatie — prijsopgaven, bestellingen en facturen — inde betalingen, verricht terugbetalingen en exporteer uw verkopen voor de boekhouding. Ga naar het menu Administratie›Dashboard›Facturatie›Facturen & transacties.

De drie documenttypen onderscheiden

Een verkoop heeft niet dezelfde vorm naargelang het moment waarop u zich bevindt, en het type kiest u bij het aanmaken van het document.

• De Offerte is een voorstel met prijs, dat u de gebruiker ter goedkeuring stuurt — een trainingskamp voor een schoolgroep, de verhuur van een baan aan een bedrijf.
• De Bestelling is de aangegane verkoop, in afwachting van betaling. Daarop worden de betalingen geboekt.
• De Factuur is het genummerde document, dat wordt opgemaakt zodra een betaling is geïnd.

Een vierde document, de Bestelformulier, is geschikt voor overheden en ondernemingsraden die een stuk verlangen voordat ze de uitgave aangaan.

Wat er gebeurt met een aanvaarde prijsopgave

De prijsopgave is geen doodlopende weg: verstuurd per e-mail bevat ze een link waarmee de gebruiker haar zelf kan aanvaarden, zonder account of aanmelding. Die link blijft 14 dagen geldig.

De prijsopgave bekijken — de pagina, de PDF — betekent niet dat ze aanvaard is. De aanvaarding vindt plaats op het moment dat de gebruiker een betaalmethode kiest, en die keuze bepaalt het vervolg:

• bij een uitgestelde betaling (overschrijving, cheque, ter plaatse) wordt de prijsopgave een Bestelling in afwachting van betaling; ze wordt een factuur zodra u int;
• bij een online betaling volgt de betaling onmiddellijk: het document wordt direct een genummerde Factuur.

Met andere woorden: een aanvaarde prijsopgave volgt u precies zoals een bestelling — u vindt ze terug onder het tabblad dat bij haar nieuwe type hoort.

Een verkoop terugvinden

1. Ga naar Administratie›Dashboard›Facturatie›Facturen & transacties.
2. De tabbladen bovenaan filteren op type (Offerte, Bestellingen, Facturen) en op status (In afwachting, Betaald, Geannuleerd, Terugbetaald).
3. Het paneel Filters verfijnt daarna de zoekopdracht, en de criteria zijn combineerbaar.

Er zijn zes filters beschikbaar, waarvan drie vaak worden vergeten terwijl ze de meest gestelde vragen beantwoorden:

• Op gebruiker: de volledige aankoopgeschiedenis van een lid, wanneer hij een afschrijving betwist.
• Op manager: de verkopen die door een teamlid zijn ingevoerd — handig om een dienstdag na te kijken.
• Per factureringsaccount: onmisbaar zodra uw organisatie vanuit meerdere entiteiten factureert.
• Op abonnement, Per productcategorie en Op status vullen de sortering aan.

De keuzelijst Periode begrenst tot slot de weergave — en bepaalt ook de exports, die exact overnemen wat u op het scherm ziet.

Zoeken op persoon net zo goed als op nummer

Het zoekveld beperkt zich niet tot documentreferenties. Het doorzoekt gelijktijdig:

• het bestelnummer en het factuurnummer;
• de identiteit van de gebruiker: naam, voornaam, inloggegeven, e-mailadres en licentienummer;
• de gegevens die op de verkoop zelf zijn ingevoerd — naam, voornaam, bedrijfsnaam en e-mailadres van het factuuradres.

Dat laatste punt is van belang voor verkopen aan de balie: de koper heeft geen account, de lijst toont hem als losse klant, en alleen zoeken op het factuuradres laat u zijn verkoop terugvinden. « Dupont » of zijn e-mailadres invoeren is voldoende.

Een bestelling of prijsopgave aanmaken

1. Klik op Nieuw.
2. Er opent een venster Een gebruiker selecteren: geef aan voor wie de verkoop bestemd is. Dat is de eerste beslissing, want ze bepaalt het factuuradres en de abonnementen die in aanmerking komen.
3. Kies daarna het documenttype, Offerte of Bestelling.
4. Voeg de regels toe met Product toevoegen.
5. Controleer het Factuuradres: zonder ingreep van uw kant wordt het standaardadres van de gebruiker gebruikt.
6. Klik op Opslaan.

Elke regel komt naar keuze uit de catalogus of uit een vrije invoer. De vrije invoer (tegel Aangepast) dient voor uitzonderlijke verkopen — een besnaring, een bijdrage in de kosten — en met het vakje Opslaan in de catalogus hoeft u ze de volgende keer niet opnieuw in te voeren als ze vaker zal terugkomen.

Een bestelling blijft wijzigbaar zolang er geen betaling is geïnd. Na de eerste inning wordt ze vastgezet: zo is gegarandeerd dat een al betaald document niet meer verandert buiten het weten van de klant.

Een korting toepassen

Er bestaan twee mechanismen naast elkaar, en ze dienen niet hetzelfde doel. Open de sectie Promotiecode & korting om bij de instellingen te komen.

• De Promocode neemt een al vastgelegde commerciële actie over: klik op Selecteer een promotiecode en de code past zijn eigen regels voor doelgroep en plafond toe.
• De Handmatige korting is een eenmalige beslissing, geval per geval: een percentage of een bedrag dat u vrij invoert, toegepast op het totaal inclusief btw.

Een betaling innen

1. Open de bestelling en klik daarna op Betaling.
2. Voer het bedrag in: het volledige saldo wordt voorgesteld, maar een gedeeltelijk bedrag is toegestaan.
3. Kies de methode: CB ter plaatse, Contant, Overschrijving of Cheque.
4. Bewaar.

Als er een betaalterminal is ingesteld op het facturatieaccount, kan de inning direct naar de betaalterminal worden gestuurd in plaats van handmatig te worden ingevoerd.

Elke inning verschijnt in de sectie Transacties van de bestelling, met haar status: Bevestigd, In afwachting, Mislukt of Geweigerd. Een per vergissing ingevoerde betaling herstelt u met Deze transactie bewerken of Deze transactie annuleren — de bestelling herberekent onmiddellijk haar Nog te betalen.

De betaling spreiden

De knop Tijdschema verdeelt het resterende bedrag over meerdere gedateerde termijnen. Bij elke volgende inning wordt het bedrag van de volgende termijn automatisch voorgesteld.

Een verkoop terugbetalen

1. Open de betaalde bestelling en klik daarna op Restitutie.
2. Voer het bedrag in: de volledige terugbetaling wordt voorgesteld, een gedeeltelijke terugbetaling blijft mogelijk.
3. Zijn er meerdere betalingen geïnd, kies dan of u de terugbetaling toerekent aan de hele bestelling of aan een specifieke betaling.

Een online betaling gaat rechtstreeks terug via de betaalgateway die haar heeft geïnd: u hoeft geen overschrijving te doen.

Wat de status betreft, is het onderscheid van belang voor uw boekhouding: een gedeeltelijke terugbetaling laat de bestelling op Betaald staan en toont het Netto geïnd, terwijl een volledige terugbetaling haar op Terugbetaald zet. Een inschrijving van € 200 met een terugbetaling van € 50 blijft bijvoorbeeld een betaalde verkoop met een netto geïnd bedrag van € 150.

De documenten versturen en downloaden

Eén knop bundelt alles wat het stuk zelf betreft. Hij draagt de naam van het geopende document, wat u meteen laat zien hoe de verkoop ervoor staat: Offerte, Bestelformulier of Factuur zodra een betaling is geïnd.

Het menu biedt drie acties:

• Voorbeeld bekijken om het stuk op het scherm te controleren voordat u het verstuurt;
• Downloaden (PDF) om het te archiveren of via een ander kanaal te bezorgen;
• Per e-mail verzenden om het direct naar de gebruiker te sturen.

Nagaan wat er is gebeurd

De sectie Bestelgeschiedenis bewaart de gebeurtenissen van de verkoop: aanmaak, wijzigingen, inningen, verzendingen. Dit is de eerste plek om te openen wanneer een lid beweert zijn factuur nooit te hebben ontvangen, of wanneer een bedrag niet overeenkomt met wat het team zich herinnert.

Een bestelling in afwachting beheren

Een bestelling in afwachting kan op elk moment door de gebruiker vanuit zijn ruimte worden betaald, of handmatig door u worden geïnd.

Diensten met handmatige validatie — overschrijving, cheque — worden geleverd zodra u een betaling registreert. Zolang u dat niet hebt gedaan, beschikt het lid over niets.

Om een verkoop af te breken, opent u ze en gebruikt u Bestelling annuleren. Ze blijft raadpleegbaar, en de instelling Annuleringen verbergen houdt ze buiten de lijsten.

De verkopen en de boekhouding exporteren

Klik op Export downloaden bovenaan de lijst: de export neemt de filters en de periode over die op het scherm worden weergegeven. Verkooprapporten voor het rekenblad, boekhoudkundige boekingen en wettelijke formaten worden toegelicht op de daaraan gewijde pagina.