ส่งข้อความแบบกลุ่ม
ติดต่อผู้ใช้ทั้งหมดหรือบางส่วนได้ในการส่งเพียงครั้งเดียว ทั้งระบบข้อความภายใน อีเมล และการแจ้งเตือนแบบพุช พร้อมการติดตามการอ่านอย่างละเอียด
เขียนและส่งข้อความแบบกลุ่ม
- ไปที่ การจัดการ›ผู้ใช้›การจัดการผู้ใช้
- กรองรายการเพื่อเจาะจงผู้รับ เช่น โปรไฟล์ การเป็นสมาชิก กลุ่ม หรือตัวกรองอื่น ๆ
- ทำเครื่องหมายเลือกผู้ใช้ที่ต้องการ หรือใช้ เลือกทั้งหมด เพื่อเลือกรายการที่กรองไว้ทั้งหมด
- เปิดเมนู การดำเนินการ แล้วคลิก ส่งข้อความ
- ตรวจสอบ ชื่อผู้ส่ง และ อีเมลของผู้ส่ง เพราะที่อยู่นี้จะเป็นที่อยู่ที่รับคำตอบกลับ
- กรอก หัวข้อของข้อความ และเนื้อหา เลือกช่องทางการส่ง แล้วคลิก ส่ง
ปุ่ม ข้อความใหม่ ในหน้า การจัดการ›ผู้ใช้›ข้อความกลุ่ม จะนำคุณมาที่การเลือกแบบเดียวกันนี้ เพราะรายการผู้ใช้คือจุดเริ่มต้นของการส่งข้อความแบบกลุ่มทุกครั้ง
ตรวจสอบว่าใครจะได้รับอะไร
รายการผู้รับจะแสดงไอคอนกำกับผู้ใช้แต่ละคน แม้ก่อนที่จะส่งข้อความ
- มีการกรอกที่อยู่อีเมลไว้ ผู้ใช้จะได้รับทั้งข้อความภายในและอีเมล
- ไม่มีที่อยู่อีเมล จะมีเพียงข้อความภายในที่ถูกส่งเข้าไป
- ผู้ใช้ปฏิเสธการรับอีเมลจากองค์กร จะมีเพียงข้อความภายในที่ถูกส่งเข้าไป
- การแจ้งเตือนแบบพุชเปิดใช้งานอยู่บนอุปกรณ์ของผู้ใช้
นอกจากนี้ยังมีตัวนับที่แจ้งจำนวนอีเมลและการแจ้งเตือนที่จะถูกส่งออกอย่างชัดเจน โปรดอ่านค่านี้ก่อนยืนยัน หากตัวเลขต่างจากจำนวนผู้รับที่เลือกไว้มาก แสดงว่าฐานข้อมูลยังไม่สมบูรณ์ และควรแก้ไขก่อนการสื่อสารเรื่องสำคัญ
ปรับข้อความให้เป็นส่วนตัวสำหรับผู้รับแต่ละคน
ปุ่ม ฟิลด์การรวม จะแทรกตัวแปรลงในหัวเรื่องหรือเนื้อหา เช่น นามสกุล ชื่อ ชื่อ-นามสกุลเต็ม ชื่อผู้ใช้สำหรับเข้าสู่ระบบ ที่อยู่อีเมล วันเกิด อันดับ หมายเลขโทรศัพท์ รหัสเข้าใช้งาน… ผู้รับแต่ละคนจะได้รับข้อความที่ปรับให้เป็นส่วนตัวด้วยข้อมูลของตนเอง
ช่อง แบบ ช่วยให้คุณเริ่มจากข้อความที่ส่งไปแล้ว คุณยังสามารถเปิดข้อความเก่าและคลิก ทำซ้ำ เพื่อส่งซ้ำตามเดิมหรือปรับแก้ก่อนส่งได้
เลือกช่องทางการส่ง
ในส่วน ประเภทการส่ง ข้อความจะถูกส่งเข้าระบบข้อความภายในเสมอ คุณสามารถเพิ่มช่องทางต่อไปนี้ได้
- ทางอีเมล : ส่งอีเมลไปยังผู้รับที่มีการกรอกที่อยู่อีเมลไว้ (และไม่ได้ปิดการรับอีเมล)
- การแจ้งเตือนแบบพุช : ส่งการแจ้งเตือนไปยังอุปกรณ์ที่ผู้ใช้เปิดใช้งานการแจ้งเตือนไว้
ตัวเลือก ปิดการตอบกลับ จะป้องกันไม่ให้ผู้รับตอบกลับจากระบบข้อความ ซึ่งเหมาะกับประกาศที่เป็นการแจ้งข้อมูลเพียงอย่างเดียว
ติดตามการอ่านและการนำส่ง
- ไปที่ การจัดการ›ผู้ใช้›ข้อความกลุ่ม ซึ่งจะแสดงรายการข้อความแบบกลุ่มที่ส่งไปแล้วทั้งหมด
- เปิดข้อความหนึ่งขึ้นมา แท็บ ดูตัวอย่าง จะแสดงเนื้อหาที่ส่งออกไป และแท็บผู้รับจะแสดงรายละเอียดการรับของแต่ละคน
- สำหรับผู้รับแต่ละคน คุณจะเห็นว่าข้อความถูกอ่านในระบบข้อความแล้วหรือยัง และสถานะของอีเมล : ส่งแล้ว, เปิดแล้ว, คลิกแล้ว, ล้มเหลว หรือ สแปม
ลิงก์ ดูรายงานฉบับเต็ม จะเปิด การจัดการ›แดชบอร์ด›บันทึกอีเมล ที่กรองเฉพาะการส่งครั้งนี้ พร้อมอัตราการเปิดอ่านและรายละเอียดของข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น
ลดความเสี่ยงที่ข้อความจะกลายเป็นสแปม
- เขียนหัวเรื่องให้สั้นและชัดเจน ไม่ใช้ตัวพิมพ์ใหญ่มากเกินไปและไม่ใส่เครื่องหมายวรรคตอนซ้ำ ๆ
- เน้นเนื้อหาที่เป็นข้อความเป็นหลัก และหลีกเลี่ยงข้อความที่มีเพียงรูปภาพขนาดใหญ่ภาพเดียว
- เว้นระยะเวลาระหว่างการส่งจำนวนมาก และใช้ตัวกรองเพื่อเจาะจงผู้รับที่เกี่ยวข้องจริง
- แนะนำให้ผู้ใช้เพิ่มที่อยู่ผู้ส่งไว้ในรายชื่อผู้ติดต่อ และตรวจสอบโฟลเดอร์สแปมของตน
