Faturalar ve işlemler

Organizasyonunuzun tüm satış belgelerini — teklifleri, siparişleri ve faturaları — takip edin, ödemeleri tahsil edin, geri ödemeler yapın ve satışlarınızı muhasebe için dışa aktarın. Yönetim›Gösterge Paneli›Faturalama›Faturalar & işlemler menüsüne gidin.

Üç belge türünü ayırt etmek

Bir satış, bulunduğunuz aşamaya göre farklı bir biçim alır ve belge türü, belgenin oluşturulduğu anda seçilir.

• Teklif, kullanıcıya onayı için gönderilen fiyatlı bir tekliftir — bir okul grubu için eğitim kampı, bir şirkete kort kiralaması gibi.
• Sipariş, ödeme bekleyen ve taahhüt edilmiş satıştır. Ödemeleri taşıyan belge budur.
• Fatura, bir ödeme tahsil edildiği anda oluşturulan numaralı belgedir.

Dördüncü bir belge olan Sipariş Formu, harcamayı taahhüt etmeden önce bir belge talep eden kamu kurumları ve şirket komiteleri için uygundur.

Kabul edilen bir teklif ne olur

Teklif çıkmaz bir yol değildir: e-posta ile gönderildiğinde, kullanıcının hesap açmadan ve giriş yapmadan teklifi kendisinin kabul etmesini sağlayan bir bağlantı içerir. Bu bağlantı 14 gün geçerli kalır.

Teklifi görüntülemek — sayfayı veya PDF'i açmak — onu kabul etmek anlamına gelmez. Kabul, kullanıcının bir ödeme yöntemi seçtiği anda gerçekleşir ve devamını belirleyen de bu seçimdir:

• ileri tarihli bir ödemede (havale, çek, yerinde ödeme) teklif, ödeme bekleyen bir Sipariş hâline gelir; tahsilatı yaptığınızda faturaya dönüşür;
• çevrimiçi ödemede tahsilat hemen gerçekleşir: belge doğrudan numaralı bir Fatura hâline gelir.

Yani kabul edildikten sonra bir teklif, tam olarak bir sipariş gibi takip edilir — belgeyi yeni türüne karşılık gelen sekmede bulursunuz.

Bir satışı bulmak

1. Yönetim›Gösterge Paneli›Faturalama›Faturalar & işlemler bölümüne gidin.
2. Üstteki sekmeler türe göre (Teklif, Sipariş, Faturalar) ve duruma göre (Beklemede, Ödendi, İptal edildi, İade edildi) filtreler.
3. Ardından Filtreler paneli aramayı daraltır ve ölçütler birbirine eklenir.

Altı filtre mevcuttur; bunlardan üçü en sık sorulan sorulara yanıt vermesine karşın sıkça göz ardı edilir:

• Kullanıcıya göre: bir üyenin bir ödemeye itiraz ettiğinde tüm satın alma geçmişi.
• Sorumluya göre: ekipten bir kişinin girdiği satışlar — bir nöbet gününü kontrol etmek için kullanışlıdır.
• Faturalama hesabı başına: organizasyonunuz birden fazla kuruluş üzerinden fatura kesiyorsa vazgeçilmezdir.
• Aboneliğe göre, Ürün kategorisine göre ve Duruma göre sıralamayı tamamlar.

Dönem seçicisi ise görüntülenen dönemi sınırlar — ve ekranda gördüğünüzü aynen alan dışa aktarmaları da o belirler.

Numara kadar kişiye göre de aramak

Arama alanı yalnızca belge referanslarıyla sınırlı değildir. Aynı anda şunları sorgular:

• sipariş numarası ve fatura numarası;
• kullanıcının kimliği: soyadı, adı, giriş kimliği, e-posta adresi ve lisans numarası;
• satışın kendisine girilen bilgiler — fatura adresindeki soyadı, adı, şirket adı ve e-posta.

Bu son nokta tezgah üstü satışlar için önemlidir: alıcının hesabı yoktur, liste onu geçici müşteri olarak gösterir ve satışını bulmanın tek yolu fatura adresi üzerinden arama yapmaktır. "Dupont" yazmak veya e-postasını girmek yeterlidir.

Bir sipariş veya teklif oluşturmak

1. Yeni üzerine tıklayın.
2. Bir kullanıcı seçin penceresi açılır: satışın kime yönelik olduğunu belirtin. Bu ilk karardır, çünkü fatura adresini ve uygun abonelikleri belirler.
3. Ardından belge türünü seçin: Teklif veya Sipariş.
4. Ürün ekle ile satırları ekleyin.
5. Fatura Adresi bilgisini kontrol edin: siz müdahale etmezseniz kullanıcının varsayılan adresi kullanılır.
6. Kaydet üzerine tıklayın.

Her satır ya katalogdan ya da serbest girişten gelir. Serbest giriş (özel kutucuk), istisnai satışlar için kullanılır — bir kordaj, bir masraf katkısı gibi — ve Kataloğa kaydet kutusu, satır tekrar edecekse gelecek sefer yeniden girmenizi önler.

Hiçbir ödeme tahsil edilmediği sürece bir sipariş değiştirilebilir. İlk tahsilattan sonra sabitlenir: bu, ödenmiş bir belgenin müşterinin haberi olmadan değişmemesini güvence altına alır.

İndirim uygulamak

İki mekanizma bir arada bulunur ve ikisi aynı amaca hizmet etmez. Yapılandırmaya erişmek için Promosyon kodu & indirim bölümünü açın.

• Promosyon kodu, önceden tanımlanmış bir ticari kampanyayı devreye alır: Promosyon kodu seç üzerine tıklayın; kod kendi hedefleme ve üst sınır kuralını uygular.
• Manuel indirim ise duruma göre karar verilen tek seferlik bir jesttir: serbestçe girdiğiniz bir yüzde veya tutar, KDV dahil toplam üzerinden uygulanır.

Bir ödemeyi tahsil etmek

1. Siparişi açın, ardından Ödeme üzerine tıklayın.
2. Tutarı girin: bakiyenin tamamı önerilir, ancak kısmi bir tutar da kabul edilir.
3. Yöntemi seçin: Yerinde CB, Nakit, Havale veya Çek.
4. Kaydedin.

Faturalandırma hesabında bir POS terminali yapılandırılmışsa, tahsilat elle girilmek yerine doğrudan POS terminaline gönderilebilir.

Her tahsilat, siparişin İşlemler bölümünde durumuyla birlikte görünür: Onaylandı, Beklemede, Hata veya Reddedildi. Yanlışlıkla girilen bir ödeme Bu işlemi düzenle veya Bu işlemi iptal et ile düzeltilir — sipariş hemen Ödenecek kalan tutar tutarını yeniden hesaplar.

Ödemeyi taksitlendirmek

Zaman Çizelgesi düğmesi, kalan borcu tarihli birden fazla taksite böler. Sonraki her tahsilatta, bir sonraki taksitin tutarı size otomatik olarak önerilir.

Bir satışı geri ödemek

1. Ödenmiş siparişi açın, ardından İade Et üzerine tıklayın.
2. Tutarı girin: tam geri ödeme önerilir, kısmi geri ödeme de mümkündür.
3. Birden fazla ödeme tahsil edilmişse, geri ödemeyi siparişin tamamına mı yoksa belirli bir ödemeye mi yansıtacağınızı seçin.

Çevrimiçi bir ödeme, tahsilatı yapan ödeme geçidi üzerinden doğrudan geri gider: havale yapmanız gerekmez.

Durum açısından bu ayrım muhasebeniz için önemlidir: kısmi bir geri ödeme siparişi Ödendi durumunda bırakır ve Net tahsilat bilgisini gösterir, tam bir geri ödeme ise siparişi İade edildi durumuna geçirir. Örneğin 200 € tutarındaki bir kayıttan 50 € geri ödendiğinde, satış ödenmiş kalır ve net tahsilat 150 € olur.

Belgeleri göndermek ve indirmek

Özel bir düğme, belgenin kendisine ilişkin her şeyi bir arada toplar. Açık olan belgenin adını taşır ve böylece satışın hangi aşamada olduğunu da size gösterir: Teklif, Sipariş Formu veya bir ödeme tahsil edildikten sonra Fatura.

Menüsü üç işlem sunar:

• gönderim öncesinde belgeyi ekranda kontrol etmek için Önizle;
• belgeyi arşivlemek veya başka bir kanalla iletmek için İndir (PDF);
• belgeyi doğrudan kullanıcıya göndermek için E-posta ile gönder.

Olan biteni izlemek

Sipariş geçmişi bölümü satışa ait olayları saklar: oluşturma, değişiklikler, tahsilatlar, gönderimler. Bir üye faturasını hiç almadığını söylediğinde veya bir tutar ekibin hatırladığıyla örtüşmediğinde ilk açılacak yer burasıdır.

Bekleyen bir siparişi yönetmek

Bekleyen bir sipariş, kullanıcı tarafından kendi alanından her zaman ödenebilir veya sizin tarafınızdan elle tahsil edilebilir.

Elle onay gerektiren hizmetler — havale, çek — bir ödeme kaydettiğiniz anda teslim edilir. Bunu yapmadığınız sürece üyenin elinde hiçbir şey olmaz.

Bir satıştan vazgeçmek için satışı açın ve Siparişi iptal et seçeneğini kullanın. Satış görüntülenebilir kalır ve İptalleri gizle ayarı onu listelerden çıkarır.

Satışları ve muhasebeyi dışa aktarmak

Listenin üst kısmındaki Dışa aktarmayı indir üzerine tıklayın: dışa aktarma, ekranda görüntülenen filtreleri ve dönemi alır. Hesap tablosu için satış raporları, muhasebe kayıtları ve yasal biçimler, ilgili sayfada ayrıntılı olarak açıklanmıştır.