Ξεκινήστε με τον οργανισμό σας

Ακολουθήστε αυτή τη λίστα ελέγχου για να θέσετε σε λειτουργία τον οργανισμό σας με τη σωστή σειρά: κάθε βήμα προετοιμάζει το επόμενο, από τη διαμόρφωση του λογαριασμού έως την ανακοίνωση της έναρξης στους χρήστες σας.

Περίληψη
Η σειρά των βημάτων έχει σημασία: δημιουργήστε τα ημερολόγια, τις συνδρομές και τα προφίλ σας πριν εισαγάγετε τους χρήστες σας, ώστε να μπορείτε να τα αποδώσετε ήδη κατά την εισαγωγή.

Συμπληρώστε τις ρυθμίσεις του λογαριασμού

  1. Μεταβείτε στο Διαχείριση›Ρυθμίσεις›Ρυθμίσεις λογαριασμού.
  2. Ελέγξτε τα στοιχεία ταυτότητας και επικοινωνίας του οργανισμού, το λογότυπο και την τοποθεσία του.
  3. Επιλέξτε από τώρα το νόμισμα: εφαρμόζεται στη συνέχεια σε όλες τις τιμές που εμφανίζονται.
Ρύθμιση του λογαριασμού του οργανισμού
Ταυτότητα, στοιχεία επικοινωνίας, διεύθυνση web, νόμισμα, γεωγραφική θέση: οι παράμετροι του λογαριασμού καθορίζουν τις βασικές πληροφορίες του οργανισμού σας και τον τρόπο που εμφανίζονται σε όλη την εφαρμογή.

Για να εμβαθύνετε

Έλεγχος των προσβάσεων
Ανοίξτε τις πόρτες, ανάψτε τον φωτισμό ή τη θέρμανση αυτόματα σύμφωνα με τις κρατήσεις, χάρη σε μια συνεργαζόμενη λύση συνδεδεμένη με τον οργανισμό σας.
Εγκατάσταση κιόσκι κρατήσεων επιτόπου
Η λειτουργία κιόσκι μετατρέπει έναν υπολογιστή του club-house σε σταθμό κρατήσεων αυτοεξυπηρέτησης: τα ημερολόγια εμφανίζονται συνεχώς και οι χρήστες συνδέονται επιτόπου για να κάνουν κράτηση ή να δηλώσουν την παρουσία τους.

Δημιουργήστε τα ημερολόγιά σας

Ένα ημερολόγιο αντιστοιχεί σε ένα γήπεδο ή σε έναν χώρο που μπορεί να κρατηθεί. Στο Διαχείριση›Ρυθμίσεις›Κράτηση›Ημερολόγια, δημιουργήστε ένα ημερολόγιο για κάθε γήπεδο και στη συνέχεια καθορίστε τις ώρες λειτουργίας του και τη διάρκεια των χρονοθυρίδων για κάθε ημέρα της εβδομάδας.

Ρύθμιση των ημερολογίων σας
Ένα ημερολόγιο αντιστοιχεί σε ένα γήπεδο ή σε έναν χώρο που μπορεί να δεσμευτεί (γήπεδο, πίστα, αίθουσα). Δημιουργήστε ένα ημερολόγιο για κάθε γήπεδο και στη συνέχεια καθορίστε τις ώρες λειτουργίας του, τη διάρκεια των χρονοθυρίδων και την εμφάνισή του.

Για να εμβαθύνετε

Ομαδοποιήστε τα ημερολόγιά σας σε καρτέλες
Οργανώστε τα ημερολόγιά σας σε ομάδες, ώστε να εμφανίζονται ως καρτέλες στους πίνακες κρατήσεων ανά ημέρα, για παράδειγμα μια καρτέλα για το padel σε κλειστό χώρο και μια άλλη για το padel σε ανοιχτό χώρο.
Χρήση των ετικετών και των σημειώσεων
Οι ετικέτες δεσμεύουν χρονοθυρίδες στο όνομα του οργανισμού (προπόνηση, σχολή, τουρνουά), ενώ οι σημειώσεις εμφανίζουν ένα μήνυμα επάνω από τις χρονοθυρίδες χωρίς να εμποδίζουν την κράτηση.
Κλείσιμο time slots και χρονικών περιόδων
Διάφορα εργαλεία σας επιτρέπουν να κλείσετε ή να κρύψετε time slots, ένα ολόκληρο calendar ή την πρόσβαση στις bookings: επιλέξτε το κατάλληλο ανάλογα με την περίπτωση.

Καθορίστε τις συνδρομές

Οι συνδρομές αποτελούν τον μηχανισμό κανόνων των κρατήσεων: καθορίζουν ποιος μπορεί να κάνει κράτηση, πόσες ταυτόχρονες κρατήσεις επιτρέπονται, σε ποια ημερολόγια και με ποιες προθεσμίες. Δημιουργήστε τις στο Διαχείριση›Χρήστες›Δικαιώματα πρόσβασης›Συνδρομές, ξεκινώντας απλά: θα βελτιώσετε τις ποσοστώσεις και τους κανόνες αργότερα.

Δημιουργία και διαχείριση των συνδρομών
Οι συνδρομές καθορίζουν τα δικαιώματα κράτησης των χρηστών σας: περίοδο πρόσβασης, τιμή, ποσοστώσεις και κανόνες. Δημιουργήστε μία συνδρομή για κάθε πλάνο που προσφέρει ο οργανισμός σας και έπειτα αντιστοιχίστε τη στις καρτέλες.
Ποσοστώσεις, δικαιώματα και κανόνες κρατήσεων
Κάθε συνδρομή διαθέτει ένα πλήρες σύστημα κανόνων: ποσοστώσεις, επιτρεπόμενα ημερολόγια, προθεσμίες, ακύρωση, απαγορεύσεις, πιστώσεις και προσκλήσεις. Αυτή η σελίδα σας οδηγεί στη ρύθμιση μιας συνδρομής, στόχο προς στόχο.

Για να εμβαθύνετε

Προγραμματισμός των χρονοθυρίδων ανά περίοδο και ανά συνδρομή
Οι προηγμένοι προγραμματισμοί καθορίζουν, χρονοθυρίδα προς χρονοθυρίδα, τι επιτρέπεται ή απαγορεύεται προς κράτηση ανάλογα με τις περιόδους (διακοπές, εκτός διακοπών, αργίες) και ανάλογα με τα πακέτα συνδρομής.
Λεπτομερείς κανόνες κράτησης
Προχωρήστε περαιτέρω στη ρύθμιση των συνδρομών: διαφοροποιημένες ποσοστώσεις ανά γήπεδο, αξιόπιστοι μετρητές προσκλήσεων, υποχρεωτικό πλήρες προφίλ, ελεγχόμενες ακυρώσεις και προσφορά χρόνου παιχνιδιού για κρατήσεις με πολλούς παίκτες.
Λογαριασμοί τιμολόγησης
Ο λογαριασμός τιμολόγησης φέρει την ταυτότητα που εκδίδει τα τιμολόγιά σας (στοιχεία επικοινωνίας, αρίθμηση) και τους τρόπους πληρωμής που προσφέρονται στους χρήστες σας. Δημιουργήστε περισσότερους λογαριασμούς εάν ο οργανισμός σας τιμολογεί από περισσότερες οντότητες.

Ρυθμίστε τα προφίλ και τους ρόλους

Τα προφίλ καθορίζουν τα δικαιώματα πρόσβασης στις λειτουργίες: τέσσερα προφίλ παρέχονται από προεπιλογή (Διαχειριστής, Υπεύθυνος δραστηριοτήτων, Μέλος, Επισκέπτης) και μπορείτε να δημιουργήσετε και άλλα. Ελέγξτε τα στο Διαχείριση›Χρήστες›Δικαιώματα πρόσβασης›Προφίλ & ρόλοι πριν προσθέσετε τους χρήστες σας.

Προφίλ & ρόλοι
Τα προφίλ καθορίζουν τι μπορεί να κάνει κάθε χρήστης στην εφαρμογή: να βλέπει τα ημερολόγια, να διαχειρίζεται τις κρατήσεις άλλων, να διαχειρίζεται τον οργανισμό. Η συνδρομή καθορίζει τα δικαιώματα κράτησης, το προφίλ καθορίζει τα δικαιώματα πρόσβασης στις λειτουργίες.

Για να εμβαθύνετε

Ευρετήριο και προεπιλεγμένες ρυθμίσεις
Ανοίξτε το ευρετήριο του οργανισμού για να βοηθήσετε τους παίκτες να βρίσκουν συμπαίκτες και καθορίστε τις τιμές που εφαρμόζονται από προεπιλογή σε κάθε νέο χρήστη: προφίλ, συνδρομή, κωδικοί πρόσβασης και απόρρητο.
Διαχείριση των χρηστών στην καθημερινότητα
Η διαχείριση των χρηστών συγκεντρώνει όλες τις καρτέλες του οργανισμού σας: στοιχεία επικοινωνίας, στοιχεία σύνδεσης, συνδρομή, πιστώσεις, σημειώσεις και κάδο απορριμμάτων. Είναι το σημείο εκκίνησης για όλες τις καθημερινές ενέργειες.

Εισαγάγετε τους χρήστες σας

Στο Διαχείριση›Χρήστες›Εισαγωγή / εξαγωγή›Εισαγωγή αρχείου, εισαγάγετε τη λίστα των χρηστών σας από ένα αρχείο: η εισαγωγή μπορεί να αποδώσει σε καθέναν τη συνδρομή και το προφίλ του. Για λίγους μόνο λογαριασμούς, η γρήγορη δημιουργία είναι πιο σύντομη.

Μπορείτε επίσης να αφήσετε τους παίκτες να δημιουργήσουν μόνοι τους τον λογαριασμό τους μέσω των εγγραφών online.

Εισαγωγή και εξαγωγή χρηστών
Δημιουργήστε ή ενημερώστε τη βάση σας σε λίγα λεπτά: γρήγορη καταχώριση, εισαγωγή αρχείου Excel/CSV με αντιστοίχιση στηλών, προσαρμόσιμη εξαγωγή και συγχρονισμός ADOC για τους γαλλικούς οργανισμούς.
Άνοιγμα των εγγραφών online
Επιτρέψτε στους παίκτες να ζητούν μόνοι τους τον λογαριασμό τους από την αρχική σας σελίδα: εσείς επιλέγετε ποιες συνδρομές είναι ανοιχτές για εγγραφή, το περιεχόμενο της φόρμας και τον τρόπο έγκρισης των αιτημάτων.

Για να εμβαθύνετε

Ομάδες χρηστών
Ταξινομήστε τους χρήστες σας σε ομάδες — σχολή τένις, ομάδες, εθελοντές, επιτροπές — για να τους εντοπίζετε με μια ματιά στις λίστες, να τους φιλτράρετε και να τους στέλνετε στοχευμένα μηνύματα.
Έλεγχος των e-mail που στάλθηκαν και ιχνηλάτηση των ενεργειών
Δύο αρχεία καταγραφής σας βοηθούν να ελέγχετε τι συμβαίνει στον οργανισμό σας: το αρχείο καταγραφής e-mail, για να επιβεβαιώνετε ότι τα μηνύματά σας φτάνουν στον προορισμό τους, και το αρχείο καταγραφής ελέγχου, για να ανιχνεύετε τις ενέργειες διαχείρισης.

Προσαρμόστε την αρχική σελίδα

Η αρχική σελίδα του ιστότοπου του συλλόγου σας συντίθεται από ενότητες: παρουσίαση, φωτογραφίες, δημόσια ημερολόγια, εγγραφές online… Προσαρμόστε την στο Διαχείριση›Προσαρμογή›Αρχική σελίδα, με το banner σας, το λογότυπό σας και το χρωματικό θέμα του οργανισμού.

Προσαρμογή της αρχικής σελίδας
Συνθέστε την αρχική σελίδα του οργανισμού σας με μπλοκ περιεχομένου: παρουσίαση, φωτογραφίες, ημερολόγια, καιρός, εγγραφές… Κάθε μπλοκ μπορεί να είναι δημόσιο ή να περιορίζεται σε ορισμένους χρήστες.

Για να εμβαθύνετε

Δημιουργία ιστοσελίδων και άλμπουμ φωτογραφιών
Εμπλουτίστε τον ιστότοπο του οργανισμού σας με σελίδες περιεχομένου (κανονισμός, τιμοκατάλογος, σχολή τένις…) και άλμπουμ φωτογραφιών που ενημερώνονται στη διάρκεια της σεζόν.
Ενσωμάτωση των κρατήσεων στον ιστότοπό σας
Ο οργανισμός σας διαθέτει ήδη ιστότοπο; Ενσωματώστε σε αυτόν μια φόρμα σύνδεσης και δημόσια ημερολόγια, και οργανώστε τη μετάβαση από τον έναν ιστότοπο στον άλλο με τις ανακατευθύνσεις.
Βελτίωση της κατάταξης στις μηχανές αναζήτησης και μέτρηση της επισκεψιμότητας
Φροντίστε την παρουσία της οργάνωσής σας στο Google και στο Bing, και μετρήστε την επισκεψιμότητα του ιστότοπού σας με το Google Analytics.

Ανακοινώστε την έναρξη

Όταν όλα είναι έτοιμα, κοινοποιήστε τη διεύθυνση του ιστότοπου στους χρήστες σας. Ο πιο απλός τρόπος είναι να στείλετε ένα ομαδικό μήνυμα από το Διαχείριση›Χρήστες›Ομαδοποιημένα μηνύματα: καθένας λαμβάνει την πληροφορία με e-mail και μπορεί να συνδεθεί αμέσως.

Αποστολή ομαδικών μηνυμάτων
Επικοινωνήστε με όλους ή με μέρος των χρηστών σας με μία μόνο αποστολή: εσωτερικά μηνύματα, e-mail και ειδοποιήσεις push, με αναλυτική παρακολούθηση της ανάγνωσης.

Για να εμβαθύνετε

Αυτοματοποιήστε τα μηνύματά σας
Τρεις αυτοματισμοί για να επικοινωνείτε χωρίς κόπο: ένα μήνυμα που εμφανίζεται μετά τη σύνδεση, ένα κείμενο που προστίθεται στις ειδοποιήσεις μέσω e-mail και ένα μήνυμα γενεθλίων που αποστέλλεται την ημέρα των γενεθλίων.
Ειδοποίηση για κρατήσεις
Λάβετε ειδοποίηση μέσω e-mail ή push ειδοποίησης για κάθε κράτηση ή ακύρωση που πραγματοποιείται από τους χρήστες, σύμφωνα με τα κριτήριά σας, και προσφέρετε αποδεικτικά κράτησης.

Παρακολουθήστε τη δραστηριότητα μετά την έναρξη

Από τις πρώτες κρατήσεις, ο πίνακας ελέγχου σας δίνει μια συνολική εικόνα: κρατήσεις, συνδέσεις, ποσοστό πληρότητας και νέες εγγραφές.

Προβολή της σύνοψης δραστηριοτήτων
Η σύνοψη δραστηριοτήτων συγκεντρώνει τους βασικούς δείκτες του οργανισμού σας — κρατήσεις, ακυρώσεις, πληρότητα, συνδέσεις, συνδρομές, εγγραφές — για την περίοδο που επιλέγετε, μαζί με τη μεταβολή σε σχέση με μια περίοδο σύγκρισης.

Για να μην χρειάζεται να το σκέφτεστε, ενεργοποιήστε επίσης τις αναφορές δραστηριότητας: η ανακεφαλαίωση φτάνει με e-mail, ακόμη και στα μέλη του διοικητικού συμβουλίου που δεν συνδέονται ποτέ στην εφαρμογή.

Λήψη αναφορών δραστηριότητας μέσω e-mail
Λαμβάνετε αυτόματα μια ανακεφαλαίωση της ζωής του οργανισμού σας: αριθμός μελών, συνδρομές, εγγραφές, κρατήσεις, συνδέσεις και e-mail, με τη μεταβολή σε σχέση με την προηγούμενη περίοδο.

Για να εμβαθύνετε

Ανάλυση της δραστηριότητας του οργανισμού σας
Τα στατιστικά του ταμπλό σας βοηθούν να παίρνετε συγκεκριμένες αποφάσεις: να εντοπίζετε τις υποχρησιμοποιούμενες χρονοθυρίδες, να προβλέπετε τις περιόδους αιχμής, να γνωρίζετε τους χρήστες σας και να παρακολουθείτε τη συνέπειά τους.
Παρακολούθηση κρατήσεων
Το ιστορικό κρατήσεων εμφανίζει όλες τις κρατήσεις της οργάνωσης — παλαιότερες, τρέχουσες και μελλοντικές — με αναλυτικά φίλτρα και εξαγωγή σε Excel.
Διαχείριση μιας σεζόν
Αλλαγή σεζόν από το Α έως το Ω: προετοιμασία των νέων συνδρομών, μαζική ανακατανομή των χρηστών, μηδενισμός των μετρητών μονάδων και εκκαθάριση των λογαριασμών.
Για τους υπεύθυνους
Πίνακας ελέγχου
Ενημερώθηκε στις Τετάρτη, 5 Αυγούστου 2026
Όροι & πολιτική απορρήτου
Ελλάδα (EL)