Rechnungskonten

Das Rechnungskonto enthält die Identität, die Ihre Rechnungen ausstellt (Kontaktdaten, Nummerierung), sowie die Zahlungsmethoden, die Ihren Benutzern angeboten werden. Legen Sie mehrere Konten an, wenn Ihre Organisation über mehrere Einheiten abrechnet.

Ein Rechnungskonto erstellen

1. Öffnen Sie Verwaltung›Einstellungen›Abrechnung›Abrechnungskonten.
2. Klicken Sie auf Neu.
3. Geben Sie im Reiter Abrechnung die Bezeichnung des Kontos ein und anschließend die Rechnungsdaten: Firmenname, Adresse, Land, Telefonnummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Diese Angaben erscheinen auf den Rechnungen und beim Bezahlvorgang.
4. Tragen Sie die E-Mail-Adresse für die Rechnungsstellung ein: Sie erhält die Benachrichtigungen zum Konto (neue Bestellungen, eingegangene Zahlungen, technische Warnungen). Sie können die gewünschten Benachrichtigungen auswählen und bis zu 4 Empfängeradressen hinzufügen.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Das Standardkonto festlegen

Pro Organisation ist genau ein Konto als Hauptkonto gekennzeichnet: Es wird für neue Bestellungen (Warenkorb, Kasse, Anmeldungen) und für Abonnements verwendet, wenn kein Konto ausdrücklich ausgewählt wurde.

1. Öffnen Sie das gewünschte Konto.
2. Aktivieren Sie die Option Standardkonto und klicken Sie dann auf Speichern: Die Option wird beim bisherigen Hauptkonto automatisch entfernt.

Die Rechnungsnummerierung anpassen

Jedes Konto nummeriert seine Rechnungen fortlaufend, im Format JJJJ-NNNNNN. Ein optionales Suffix ermöglicht es, die von mehreren Konten ausgestellten Dokumente zu unterscheiden.

1. Suchen Sie im Reiter Abrechnung die Option Rechnungsnummernsuffix.
2. Geben Sie bis zu 8 Buchstaben oder Zahlen ein: Die nächste Nummer wird sofort als Vorschau angezeigt.

Online-Zahlungen annehmen

1. Öffnen Sie den Reiter Zahlungen des Kontos.
2. Aktivieren Sie Online-Zahlungen und wählen Sie dann Ihr Zahlungs-Gateway aus: Stripe, HelloAsso, SumUp, Verifone oder PayPal.
3. Verbinden Sie Ihr Konto: Je nach Gateway führt Sie eine Verbindungsschaltfläche mit wenigen Klicks durch den Vorgang, oder Sie geben die vom Gateway bereitgestellten Zugangsdaten ein.
4. Klicken Sie auf Speichern und verwenden Sie anschließend Verbindung testen, um zu prüfen, ob das Gateway korrekt antwortet.

Bei Unklarheiten zu einer Zahlung zeigt die Option Ereignisprotokoll die vom Gateway empfangenen Zahlungsrückmeldungen sowie den Grund möglicher Fehler an.

Zahlungen über ein Zahlungsterminal annehmen

Senden Sie eine Zahlungsaufforderung direkt aus den Details einer Bestellung an ein Zahlungsterminal.

1. Aktivieren Sie im Reiter Zahlungen die Option POS-Terminal.
2. Verbinden Sie Ihr SumUp-Konto. Wenn SumUp bereits Ihr Zahlungs-Gateway für Online-Zahlungen ist, wird dessen Verbindung erneut verwendet.
3. Speichern Sie das Konto und klicken Sie dann auf Terminal hinzufügen, um Ihr Gerät zuzuordnen.

Zahlung vor Ort, per Überweisung oder per Scheck anbieten

Im Reiter Zahlungen können drei Arten der späteren Zahlung aktiviert werden:

• Zahlungen vor Ort: Der Benutzer wird gebeten, seine Bestellung direkt am Empfang der Organisation zu bezahlen.
• Zahlungen per Banküberweisung: Ihre Bankverbindung (IBAN, BIC) wird dem Benutzer angezeigt, mit der Rechnungsnummer als Referenz.
• Zahlungen per Scheck: Der Scheck ist auf den Namen des Rechnungskontos auszustellen und an dessen Adresse zu senden.

Ratenzahlung erlauben

Aktivieren Sie im Reiter Zahlungen die Option Teilzahlungen erlauben und legen Sie dann das Intervall zwischen den Fälligkeiten fest (Tag(e), Woche(n), Monat(e)). Die maximale Anzahl der Raten wird anschließend Produkt für Produkt festgelegt.

Die Buchhaltungsexporte vorbereiten

Der Kontenrahmen des Kontos – Erlös-, Umsatzsteuer- und Geldkonten sowie Journalcodes – wird im Reiter Kontenplan eingestellt. Er bestimmt die von den Buchhaltungsexporten erzeugten Buchungen und ist Voraussetzung für die elektronische Rechnung.

Ein Konto duplizieren oder löschen

Öffnen Sie das Konto: Die Schaltflächen zum Duplizieren und Löschen befinden sich oben im Bereich.