Aktivitätsberichte per E-Mail erhalten
Erhalten Sie automatisch eine Zusammenfassung des Geschehens in Ihrer Organisation: Mitgliederzahlen, Abonnements, Anmeldungen, Buchungen, Anmeldevorgänge und E-Mails, jeweils mit der Entwicklung gegenüber dem vorherigen Zeitraum.
Berichte aktivieren
- Gehen Sie zu Verwaltung›Einstellungen›Aktivitätsberichte.
- Aktivieren Sie Aktivieren Sie die Aktivitätsberichte per E-Mail.
- Geben Sie unter E-Mail-Adressen bis zu 4 Empfänger an, eine Adresse pro Zeile.
- Klicken Sie auf Speichern.
Die Empfänger benötigen weder ein Verantwortlichen-Konto noch besondere Berechtigungen: Der Bericht landet einfach in ihrem Postfach. Das ist der einfachste Weg, einen Vorsitzenden oder Kassenwart zu informieren, der sich nie in der Anwendung anmeldet.
Häufigkeit festlegen
Es gibt drei Berichte, die einzeln oder gemeinsam aktiviert werden können:
- Tägliche Berichte: jeden Morgen die Aktivitäten des Vortags.
- Wöchentliche Berichte: jeden Montagmorgen die vergangene Woche.
- Monatsberichte: am 1. jedes Monats der vergangene Monat.
Jeder Bericht deckt einen anderen Bedarf ab. Der tägliche Bericht unterstützt den laufenden Betrieb: Er zeigt, was heute zu erledigen ist. Der monatliche Bericht kann unverändert an den Vorstand weitergeleitet werden, ohne Nachbearbeitung. Der wöchentliche Bericht liegt dazwischen und eignet sich gut für einen ehrenamtlichen Verantwortlichen, der einmal pro Woche vorbeikommt.
Den Inhalt des Berichts verstehen
Der Bericht beschränkt sich nicht auf Buchungen. Er fasst sieben Gruppen von Kennzahlen zusammen, jeweils im Vergleich zum vorherigen Zeitraum:
- Benutzer: Gesamtzahl, neue Konten, gesperrte Konten, in den Papierkorb verschobene Konten und endgültig gelöschte Konten.
- Abonnements: bezahlte Abonnements, abgelaufene Abonnements und vor allem diejenigen, die in den nächsten 30 Tagen auslaufen.
- Online-Anmeldungen: angenommene, abgelehnte und ausstehende Anfragen.
- Buchungen: Gesamtzahl, Buchungen der Benutzer, Sperrvermerke der Organisation, Einladungen, Anmerkungen, Stornierungen.
- Anmeldevorgänge: erfolgreiche Anmeldungen, abgelehnte Anmeldungen und Anzahl der aktiven Benutzer.
- E-Mails: zugestellte, geöffnete und fehlgeschlagene Nachrichten.
- Anwesenheitskontrolle am Kiosk: bestätigte Zeitfenster, nicht bestätigte Zeitfenster, automatische Stornierungen und sanktionierte Konten.
Die letzten drei Gruppen erscheinen nur, wenn die entsprechende Funktion in Ihrer Organisation aktiv ist: Die Online-Anmeldungen müssen für mindestens ein Abonnement geöffnet sein, und die Anwesenheitskontrolle muss am Kiosk aktiviert sein.
Den Bericht als Aufgabenliste nutzen
Genau das unterscheidet diesen Bericht von einer bloßen Zahlentabelle: Mehrere Rubriken nennen Namen. Sie lesen nicht nur „12 Abonnements laufen bald aus“, sondern erhalten die Liste der zwölf Personen.
Daraus ergeben sich drei natürliche Anwendungen:
- Die Liste der Abonnements, die innerhalb von 30 Tagen auslaufen, ist Ihre Erinnerungsliste. Sie kommt jeden Monat von selbst, ohne dass Sie einen Filter einrichten müssen.
- Die Liste der ausstehenden Anmeldungen erinnert Sie an Anfragen, die niemand bearbeitet hat – der typische Fall einer Organisation, in der mehrere Personen verwalten, ohne die Aufgaben ausdrücklich untereinander aufzuteilen.
- Der Zähler der fehlgeschlagenen E-Mails weist auf einen sich verschlechternden Adressbestand hin, lange bevor sich ein Mitglied darüber beschwert, nichts zu erhalten.
