Laskut ja tapahtumat

Seuraa organisaatiosi kaikkia myyntiasiakirjoja — tarjouksia, tilauksia ja laskuja — vastaanota maksuja, tee palautuksia ja vie myyntitiedot kirjanpitoa varten. Siirry valikkoon Hallinto›Hallintapaneeli›Laskutus›Laskut & tapahtumat.

Kolmen asiakirjatyypin erot

Myynti saa eri muodon sen mukaan, missä vaiheessa ollaan, ja tyyppi valitaan asiakirjaa luotaessa.

• Tarjous on hinnoiteltu ehdotus, joka lähetetään käyttäjälle hyväksyttäväksi — esimerkiksi koululuokan valmennusleiri tai kentän vuokraus yritykselle.
• Tilaus on sitova myynti, joka odottaa maksua. Juuri siihen kirjataan maksut.
• Lasku on numeroitu asiakirja, joka luodaan heti kun maksu on vastaanotettu.

Neljäs asiakirja, Tilauslomake, sopii kunnille ja yritysten henkilöstöryhmille, jotka vaativat tositteen ennen kulun sitomista.

Mitä hyväksytylle tarjoukselle tapahtuu

Tarjous ei jää umpikujaan: sähköpostitse lähetetty tarjous sisältää linkin, jonka kautta käyttäjä voi hyväksyä sen itse ilman tiliä tai kirjautumista. Linkki on voimassa 14 päivää.

Tarjouksen katselu — sivuna tai PDF-tiedostona — ei hyväksy sitä. Hyväksyntä tapahtuu, kun käyttäjä valitsee maksutavan, ja tämä valinta määrää jatkon:

• jos maksu on siirretty myöhemmäksi (tilisiirto, sekki, maksu paikan päällä), tarjouksesta tulee Tilaus, joka odottaa maksua; se muuttuu laskuksi, kun kirjaat maksun;
• verkkomaksulla suoritus tapahtuu heti: asiakirjasta tulee suoraan numeroitu Lasku.

Toisin sanoen hyväksyttyä tarjousta seurataan täsmälleen kuten tilausta — löydät sen sitä uutta tyyppiä vastaavalta välilehdeltä.

Myynnin löytäminen

1. Siirry kohtaan Hallinto›Hallintapaneeli›Laskutus›Laskut & tapahtumat.
2. Yläreunan välilehdet suodattavat tyypin (Tarjous, Tilaukset, Laskut) ja tilan (Odottaa, Maksettu, Peruutettu, Hyvitetty) mukaan.
3. Paneeli Suodattimet tarkentaa hakua, ja ehdot yhdistyvät toisiinsa.

Käytettävissä on kuusi suodatinta, joista kolme unohtuu usein, vaikka juuri ne vastaavat yleisimpiin kysymyksiin:

• Käyttäjän mukaan: jäsenen koko ostohistoria, kun hän kiistää veloituksen.
• Vastuuhenkilön mukaan: tiimin jäsenen kirjaamat myynnit — kätevä päivystyspäivän tarkistamiseen.
• Laskutustiliä kohden: välttämätön heti, kun organisaatiosi laskuttaa useammasta yksiköstä.
• Tilauksen mukaan, Tuoteryhmittäin ja Statuksen mukaan täydentävät lajittelua.

Jakso-valitsin rajaa lopuksi näkymän — ja se ohjaa myös vientejä, jotka sisältävät täsmälleen sen, mitä näet ruudulla.

Hae yhtä hyvin henkilön kuin numeron perusteella

Hakukenttä ei rajoitu asiakirjaviitteisiin. Se etsii samanaikaisesti:

• tilausnumeron ja laskunumeron;
• käyttäjän tiedot: sukunimen, etunimen, kirjautumistunnuksen, sähköpostiosoitteen ja lisenssinumeron;
• itse myyntiin kirjatut tiedot — laskutusosoitteen sukunimen, etunimen, yrityksen nimen ja sähköpostiosoitteen.

Viimeinen kohta on tärkeä tiskimyynnissä: ostajalla ei ole tiliä, luettelo näyttää hänet satunnaisasiakkaana, ja vain laskutusosoitteeseen kohdistuva haku löytää hänen myyntinsä. Riittää, kun kirjoitat ”Dupont” tai hänen sähköpostiosoitteensa.

Tilauksen tai tarjouksen luominen

1. Napsauta Uusi.
2. Ikkuna Valitse käyttäjä avautuu: valitse henkilö, jolle myynti on tarkoitettu. Tämä on ensimmäinen päätös, sillä se määrää laskutusosoitteen ja mahdolliset jäsenyydet.
3. Valitse sen jälkeen asiakirjan tyyppi, Tarjous tai Tilaus.
4. Lisää rivit painikkeella Lisää tuote.
5. Tarkista Laskutusosoite: ilman muutoksia käytetään käyttäjän oletusosoitetta.
6. Napsauta Tallenna.

Jokainen rivi tulee joko tuoteluettelosta tai vapaasta syötöstä. Vapaa syöttö (mukautettu ruutu) sopii poikkeuksellisiin myynteihin — kuten mailan verhoiluun tai kulukorvaukseen — ja valintaruutu Tallenna luetteloon säästää sinut uudelleensyötöltä, jos rivi todennäköisesti toistuu.

Tilausta voi muokata niin kauan kuin yhtään maksua ei ole kirjattu. Ensimmäisen maksun jälkeen se lukittuu: näin varmistetaan, ettei jo maksettu asiakirja muutu asiakkaan tietämättä.

Alennuksen soveltaminen

Käytössä on kaksi rinnakkaista tapaa, eivätkä ne palvele samaa tarkoitusta. Avaa osio Alennuskoodi & alennus päästäksesi asetuksiin.

• Alennuskoodi hyödyntää jo määriteltyä kampanjaa: napsauta Valitse alennuskoodi, ja koodi soveltaa omaa kohdistus- ja enimmäismääräsääntöään.
• Manuaalinen alennus on kertaluonteinen ele, joka päätetään tapauskohtaisesti: vapaasti kirjoittamasi prosentti tai summa, joka lasketaan verollisesta kokonaissummasta.

Maksun vastaanottaminen

1. Avaa tilaus ja napsauta sitten Maksu.
2. Kirjoita summa: koko avoin saldo ehdotetaan, mutta osasuoritus hyväksytään.
3. Valitse tapa: Korttimaksu paikan päällä, Käteinen, Pankkisiirto tai Shekki.
4. Tallenna.

Jos laskutustilille on määritetty maksupääte, maksu voidaan lähettää suoraan maksupäätteelle sen sijaan, että se kirjattaisiin käsin.

Jokainen maksu näkyy tilauksen osiossa Tapahtumat tiloineen: Vahvistettu, Odottaa, Epäonnistuminen tai Hylätty. Vahingossa kirjatun maksun voi korjata toiminnolla Muokkaa tätä tapahtumaa tai Peruuta tämä tapahtuma — tilaus laskee heti uudelleen kohdan Jäljellä maksettavaa.

Maksun jaksottaminen

Painike Aikataulu jakaa jäljellä olevan summan useaan päivättyyn erään. Jokaisella seuraavalla kirjauksella seuraavan erän summa ehdotetaan sinulle automaattisesti.

Myynnin palauttaminen

1. Avaa maksettu tilaus ja napsauta sitten Palauttaa maksu.
2. Kirjoita summa: täysi palautus ehdotetaan, mutta osittainen palautus on myös mahdollinen.
3. Jos maksuja on kirjattu useita, valitse kohdistetaanko palautus koko tilaukseen vai tiettyyn maksuun.

Verkkomaksu palautuu suoraan sen maksunvälittäjän kautta, joka sen vastaanotti: sinun ei tarvitse tehdä tilisiirtoa.

Tilan osalta erolla on merkitystä kirjanpidossasi: osittainen palautus jättää tilauksen tilaan Maksettu ja näyttää kohdan Nettomääräisesti kerätty, kun taas täysi palautus siirtää sen tilaan Hyvitetty. Esimerkiksi 200 euron ilmoittautuminen, josta on palautettu 50 euroa, pysyy maksettuna myyntinä, jonka nettokertymä on 150 euroa.

Asiakirjojen lähettäminen ja lataaminen

Oma painikkeensa kokoaa yhteen kaiken itse tositteeseen liittyvän. Se on nimetty avoinna olevan asiakirjan mukaan, mikä kertoo samalla myynnin vaiheen: Tarjous, Tilauslomake tai Lasku heti kun maksu on vastaanotettu.

Sen valikossa on kolme toimintoa:

• Esikatselu tositteen tarkistamiseen näytöllä ennen lähetystä;
• Lataa (PDF) arkistointia tai muuta lähetystapaa varten;
• Lähetä sähköpostitse lähettää sen suoraan käyttäjälle.

Tapahtumien jäljittäminen

Osio Tilaushistoria säilyttää myynnin tapahtumat: luonnin, muutokset, maksut ja lähetykset. Se on ensimmäinen paikka, joka kannattaa avata, kun jäsen väittää, ettei ole koskaan saanut laskuaan, tai kun summa ei vastaa tiimin muistikuvaa.

Odottavan tilauksen käsittely

Käyttäjä voi maksaa odottavan tilauksen milloin tahansa omalta sivultaan, tai sinä voit kirjata maksun käsin.

Manuaalisesti vahvistettavat suoritukset — tilisiirto, sekki — toimitetaan heti kun kirjaat maksun. Ennen sitä jäsenellä ei ole käytössään mitään.

Kun haluat hylätä myynnin, avaa se ja käytä toimintoa Peruuta tilaus. Se säilyy katseltavana, ja asetus Piilota peruutukset jättää sen pois luetteloista.

Myyntien ja kirjanpidon vienti

Napsauta luettelon yläreunassa Lataa vientitiedosto: vienti noudattaa näytöllä valittuja suodattimia ja ajanjaksoa. Taulukkolaskentaan tarkoitetut myyntiraportit, kirjanpitoviennit ja lakisääteiset muodot on kuvattu omalla sivullaan.