Lähetettyjen sähköpostien tarkistaminen ja toimien jäljittäminen
Kaksi lokia auttaa teitä valvomaan, mitä organisaatiossanne tapahtuu: sähköpostiloki, jolla varmistatte viestienne perillemenon, ja tarkastusloki, jolla jäljitätte hallinnolliset toimenpiteet.
Sähköpostilokin tarkastelu
- Siirtykää kohtaan Hallinto›Hallintapaneeli›Sähköpostiloki.
- Jokainen organisaation lähettämä sähköposti näkyy listalla tilatietoineen: Toimitettu, Avattu, Klikattu, Väliaikainen epäonnistuminen, Siirretty, Pysyvä epäonnistuminen, Estetty, Virheellinen sähköpostiosoite, Roskaposti tai Peruuttaminen.
- Listan yläreunan kolme mittaria tiivistävät jakson tulokset: toimitettujen viestien osuus, avausprosentti ja epäonnistumisprosentti.
Painike Kuvateksti avaa kunkin tilan tarkemmat tiedot sekä selityksen siitä, mitä vastaanottajan palvelin todella vastasi.
Perille tulemattoman sähköpostin jäljittäminen
Eikö käyttäjä ole saanut tunnuksiaan tai organisaation viimeisintä viestiä? Loki antaa vastauksen.
- Avatkaa Suodattimet ja täyttäkää Vastaanottajan mukaan eritelläksenne tälle käyttäjälle lähetetyt sähköpostit.
- Napsauttakaa haluamaanne riviä: tiedoissa näkyvät käytetty tarkka osoite, aihe, päivämäärä sekä vastaanottajan sähköpostipalvelimen palauttama viesti.
- Käyttäkää suodatinta Statuksen mukaan nähdäksenne yhdellä silmäyksellä kaikki jakson epäonnistuneet lähetykset.
Kolme yleisintä tapausta hoidetaan eri tavoin:
- Pysyvä epäonnistuminen tai Virheellinen sähköpostiosoite: osoite on kirjoitettu väärin tai sitä ei ole olemassa. Korjatkaa se käyttäjän tiedoissa.
- Väliaikainen epäonnistuminen tai Siirretty: vastaanottajan postilaatikko oli täynnä tai hänen palvelimensa ei ollut käytettävissä. Seuraava lähetys menee todennäköisesti perille.
- Estetty: lähetykset tähän osoitteeseen on keskeytetty, yleensä roskapostiksi merkitsemisen tai toistuvien virheiden vuoksi.
Joukkoviestin perillemenon seuranta
Joukkolähetyksen jälkeen avatkaa Suodattimet ja valitkaa viesti kohdasta Ryhmäviestin mukaan: näette, kuinka moni vastaanottaja on saanut, avannut tai napsauttanut juuri kyseistä viestiä, ja tunnistatte epäonnistuneet osoitteet.
Tämä kannattaa tarkistaa aina yhtiökokouskutsun tai sulkemisilmoituksen jälkeen: sen sijaan että oletatte «kaikkien saaneen tiedon», tiedätte, kenelle soittaa.
Tämä suodatin näkyy vain, jos profiilinne sallii joukkoviestien lähettämisen.
Hallinnollisten toimien jäljittäminen
- Siirtykää kohtaan Hallinto›Hallintapaneeli›Audit-loki.
- Loki näyttää organisaatiossanne viimeksi tehdyt toimenpiteet (varauksia lukuun ottamatta) sekä niiden tekijän, hänen IP-osoitteensa ja päivämäärän.
- Napsauttakaa Vie (.txt) ladataksenne koko historian.
Tämä loki on arvokas, kun organisaatiota hallinnoi useampi henkilö: sen avulla tiedätte, kuka on muuttanut asetusta, poistanut tilin tai lähettänyt viestin. Jos jokin toimenpide herättää epäilyksiä, tarkistakaa ensimmäiseksi tämä — vienti sisältää koko historian, paljon näytöllä näkyviä rivejä laajemmin.
Varaukset eivät näy tässä: niillä on oma, huomattavasti yksityiskohtaisempi lokinsa.
