Logiciel de réservation et de gestion de club de tennis

Chaque formule d'adhésion porte ses propres règles de réservation. Vous les réglez une fois, dans les onglets de l'abonnement, et le logiciel les applique à chaque réservation, sans arbitrage du bureau.

• Quotas : nombre de réservations en cours, par jour ou par semaine, et délai maximum pour réserver à l'avance.
• Créneaux ouverts à chaque formule : une planification dit, créneau par créneau, ce qu'une formule peut réserver. Vous en préparez une pour la période scolaire et une autre pour les vacances ; chacune s'applique seule à ses dates.
• Partenaires : le nom du partenaire est demandé à la réservation, et une réservation restée incomplète peut être annulée automatiquement.
• Invités : un adhérent fait jouer une personne extérieure dans la limite que vous fixez, avec des crédits d'invitation. Si vous l'autorisez, l'invité règle lui-même sa part par un lien de paiement.
• Annulation : délai d'annulation et droits de chaque participant.

Heures pleines et heures creuses. Quand la réservation se paie en crédits, le prix peut varier selon le court, le jour et l'heure : dans l'onglet « Crédits » de l'abonnement, sous « Tarifs des réservations », vous ajoutez une règle tarifaire par plage horaire, par exemple un tarif de journée en semaine et un tarif de soirée. Le bon tarif s'applique au créneau choisi. Le détail est dans l'aide sur les quotas et les règles.

Les clubs affiliés à la Fédération Française de Tennis tiennent déjà leurs licenciés dans ADOC. Pour ne pas les saisir une seconde fois, l'administrateur télécharge l'export d'ADOC (le fichier export.xls) et le dépose dans BalleJaune, menu « Synchronisation ADOC (FFT) ».

1. Au premier dépôt, un assistant vous fait choisir les saisons et les catégories d'âge retenues, les données recopiées (coordonnées, licence, classement) et les groupes à tenir à jour : cours, adhésion, licence.
2. Vous associez chaque offre ADOC à l'un de vos abonnements : chaque licencié reçoit ainsi les règles de réservation de sa formule.
3. Une prévisualisation montre les comptes nouveaux, les fiches mises à jour et les comptes proposés à la suppression. Rien n'est modifié avant votre validation, et rien n'est supprimé sans que vous l'ayez coché.

Vos réglages sont mémorisés : en cours de saison, il suffit de déposer un nouvel export pour mettre le fichier à jour. L'import se fait dans un seul sens, d'ADOC vers BalleJaune, à chaque dépôt : ce n'est pas une liaison permanente entre les deux. Le parcours complet est décrit dans l'aide sur l'import ADOC.

Les cours se gèrent sur le même planning que les réservations des adhérents, avec deux outils : les libellés et les inscriptions.

Poser les cours pour la saison. L'enseignant, ou un administrateur, réserve le premier créneau avec un libellé, par exemple « École de tennis », puis utilise la ligne « Répétition » : la réservation est reproduite sur les semaines suivantes et sur plusieurs courts, en sautant les vacances scolaires et les jours fériés. Les courts sont alors occupés pour l'année, et les cours restent visibles sur le planning. L'enseignant est un utilisateur comme un autre, dont le profil a le droit de réserver avec un libellé et avec répétition.

Ouvrir un créneau aux inscriptions. Pour un stage de vacances, un cours collectif ou une animation, activez « Réservation participative » sur le créneau. Vous fixez alors :

• le nombre de places, affiché sur le planning avec le nombre d'inscrits ;
• qui peut s'inscrire : profil, abonnement, catégorie d'âge, groupe ou classement ;
• la portée de l'inscription : une séance, ou toute la série pour un stage de plusieurs jours ;
• le paiement : en ligne, avec un produit de votre catalogue, ou en crédits de réservation.

Chaque élève s'inscrit depuis son compte, et vous suivez la liste des participants. Le même réglage sert à ouvrir un tournoi interne ou une animation aux inscriptions ; le logiciel ne gère pas les tableaux ni les poules. Voir l'aide sur les cours collectifs et sur les réservations participatives.

Beaucoup de clubs de tennis n'ont personne à l'accueil en journée. Trois réglages permettent de laisser les courts ouverts malgré tout.

• L'accès par code. Avec le boîtier d'un partenaire de contrôle d'accès, le joueur reçoit un code valable pour son créneau. La porte du court couvert ne s'ouvre qu'à ceux qui ont réservé.
• L'éclairage. Il est allumé par le boîtier du partenaire, d'après l'occupation des courts que lui transmet BalleJaune : la lumière suit les réservations, et s'éteint quand le court est libre.
• Le pointage à l'arrivée. Si vous l'activez, le joueur confirme sa présence sur place, sur son téléphone ou sur la borne du club-house. Une réservation non pointée peut libérer le créneau, et vous pouvez suspendre quelques jours le compte d'un joueur qui ne vient pas.

L'accès et l'éclairage demandent le matériel d'un partenaire, installé au club. Le pointage ne demande rien de plus que le logiciel.

La facturation en ligne relie les paiements aux réservations.

• Cotisations. L'adhérent règle sa formule en ligne, à l'inscription ou au renouvellement. Vous pouvez proposer un paiement en plusieurs fois : le membre règle chaque échéance lui-même, et un rappel part avant chacune. Il n'y a pas de prélèvement automatique.
• Location à l'heure. Un joueur de passage paie son court au moment de réserver.
• Carnets de crédits. Vous vendez des crédits que les adhérents dépensent en réservations, en invitations ou en cours.
• Cours et stages. Ils se vendent comme des produits, payés à l'inscription.

Les paiements arrivent sur le compte du club, par la passerelle de paiement qu'il a choisie, et BalleJaune ne prélève aucune commission. Pour la buvette et la boutique, voyez la caisse du club.

Changer d'outil en cours de saison inquiète souvent le bureau. Le passage tient en trois étapes.

1. Reprendre les adhérents. Un club affilié dépose son export ADOC, comme décrit plus haut. Sinon, exportez vos adhérents de votre outil actuel vers Excel ou CSV, puis importez le fichier : les colonnes sont associées aux champs (abonnement, groupes, licence, crédits), et une prévisualisation précède l'import. Voir l'aide sur l'import.
2. Régler les courts et les formules. Créez un calendrier par court, puis vos abonnements et leurs règles.
3. Prévenir les adhérents. Chacun reçoit ses identifiants par e-mail et peut installer l'application du club sur son téléphone.

Si vous bloquez sur votre fichier, écrivez au support : l'équipe vous aide à le préparer et à faire l'import.