Créer et gérer les abonnements
Les abonnements définissent les droits de réservation de vos utilisateurs : période d'accès, tarif, quotas et règles. Créez un abonnement par formule proposée par votre organisation, puis affectez-le sur les fiches.
Créer un abonnement
- Rendez-vous dans Administration›Utilisateurs›Droits d'accès›Abonnements et cliquez sur Nouveau.
- Dans l'onglet Général, renseignez Nom & couleur et une description facultative.
- Sous Dates d'ouverture des droits, définissez la période pendant laquelle les abonnés peuvent se connecter. Laissez le réglage désactivé pour un accès sans limite de date.
- Cliquez sur Enregistrer.
La configuration est organisée en onglets : Général, Quota, Autorisations, Règles, Crédits, Invitations, Libellés et Inscriptions. Les onglets consacrés aux règles de réservation sont détaillés dans une page dédiée.
Suivre le paiement des cotisations
Dans l'onglet Général, renseignez Tarif de l'abonnement : une case Abonnement payé apparaît alors sur chaque fiche, avec la date et le montant payés. Le module Suivi des abonnements (Administration›Utilisateurs›Droits d'accès›Suivi des abonnements) liste tous les abonnés avec leur statut de paiement, filtrable via Par abonnement et Par statut, et exportable au format Excel.
Activez si besoin Bloquer les réservations si l'utilisateur n'a pas payé son abonnement : un bandeau apparaît alors sur la fiche de l'utilisateur, et la réservation lui est refusée jusqu'à l'enregistrement du paiement.
Pour ne pas avoir à surveiller cet écran, activez les rapports d'activités : ils vous adressent chaque mois la liste nominative des abonnements qui arrivent à échéance dans les 30 jours.
Vendre l'abonnement en ligne
Activez Paiements & facturation dans l'onglet Général pour rendre l'abonnement payant en ligne : les utilisateurs peuvent le souscrire ou le renouveler selon les formules configurées, avec facturation automatique. Le paiement s'effectue selon les moyens d'encaissement du compte de facturation associé.
Quand cette section est active, les dates prennent un autre sens : elles deviennent des Dates d'accès par défaut, appliquées tant que l'abonné n'a pas de formule en cours. Dès qu'il achète une formule, ce sont les dates de la formule qui prennent le relais.
Relancer automatiquement les abonnés avant l'échéance
Un abonné qui laisse expirer son abonnement perd ses droits sans s'en apercevoir, et vous le découvrez quand il n'arrive plus à réserver. Trois e-mails partent automatiquement avant l'échéance : à 30 jours, à 7 jours, puis la veille.
Le réglage se fait abonnement par abonnement. Rendez-vous dans Administration›Utilisateurs›Droits d'accès›Abonnements, ouvrez l'abonnement concerné, onglet Général, section Relances automatiques avant expiration. Elle est active par défaut : vous n'avez rien à faire pour en bénéficier.
Ajouter un message personnalisé
Sous l'interrupteur, un éditeur permet d'ajouter quelques lignes qui seront reprises dans l'e-mail : date de l'assemblée générale, tarif de la saison suivante, permanence d'inscription, adresse d'un formulaire à remplir, pièce jointe...
Ce que reçoit l'abonné
L'e-mail rappelle l'abonnement concerné, sa date d'échéance et le nombre de jours restants, puis votre message si vous en avez saisi un.
Un bouton de renouvellement n'y figure que si l'abonné peut réellement renouveler depuis son compte, c'est-à-dire si un abonnement achetable en ligne lui est ouvert. Dans le cas contraire, l'e-mail informe sans proposer une action impossible : c'est à vous d'indiquer la marche à suivre dans le message personnalisé.
Qui ne reçoit pas de relance
- Les abonnés sans date d'échéance. Une relance annonce une fin : sans date de fin renseignée, l'abonnement n'expire jamais du point de vue du logiciel, et aucun e-mail ne part. C'est le cas le plus fréquent quand rien n'arrive — vérifiez la fiche de l'abonné avant de chercher plus loin.
- Les abonnés dont l'abonnement a les relances désactivées.
- Les abonnés suspendus.
- Ceux qui ont coupé les notifications Paiements & facturation dans leur compte : leur choix prime sur le vôtre.
Exiger des justificatifs pour réserver
Dans l'onglet Général, la section Informations obligatoires pour réserver oblige les abonnés à compléter certaines informations avant de pouvoir réserver : adresse e-mail, adresse postale, téléphone, photo de profil, date de naissance, classement, numéro de licence, justificatif de domicile ou certificat médical.
L'utilisateur est invité à les fournir dès sa première connexion, puis au moment de cliquer sur un créneau libre. L'option Appliquer cette restriction lorsque l'abonné est partenaire dans une réservation étend la règle : l'abonné incomplet ne peut alors pas non plus être ajouté comme partenaire par quelqu'un d'autre.
Dupliquer un abonnement pour la nouvelle saison
- Ouvrez l'abonnement de la saison écoulée.
- Cliquez sur Dupliquer : toute la configuration est copiée.
- Renommez la copie et ajustez ses dates.
Réaffecter un abonnement en masse
- Rendez-vous dans Administration›Utilisateurs›Gestion des utilisateurs et sélectionnez les utilisateurs concernés, ou Tout sélectionner après un filtre.
- Ouvrez Actions puis Édition rapide.
- Choisissez le nouvel abonnement et, si besoin, ses dates, puis cliquez sur Enregistrer.
L'édition rapide permet dans le même geste de repasser tout le monde en impayé : c'est l'opération de rentrée en une seule manipulation.
Un import de fichier permet aussi de mettre à jour l'abonnement de toute la base en une seule opération.
