Faire payer les invités par lien
Un utilisateur réserve avec un ami extérieur à l'organisation : plutôt que de payer l'invitation à sa place, il laisse son ami régler sa part lui-même, en ligne, sans créer de compte. Voici comment activer ce paiement par lien, où va l'argent et comment suivre ces paiements.
Comprendre le paiement par lien
Au moment de réserver, le responsable de la réservation (l'utilisateur qui réserve) choisit, pour chacun de ses invités, qui paie sa place : lui-même, comme d'habitude, ou l'invité, par un lien. Le lien part par e-mail si le responsable a saisi l'adresse de l'invité ; sinon, il le transmet lui-même depuis le détail de la réservation. L'invité paie sur une page aux couleurs de votre organisation et reçoit sa facture.
Le responsable a deux choix :
- « plus tard » : la réservation est confirmée tout de suite et le responsable avance l'invitation avec ses crédits. L'invité peut payer jusqu'à 7 jours après la fin du créneau ; à son paiement, les crédits avancés sont rendus au responsable ;
- « maintenant » : la réservation attend le paiement de l'invité pendant le délai du paiement à la réservation, puis elle est confirmée. Sans paiement à temps, elle est annulée et le créneau libéré.
Nicolas réserve un court de padel avec son ami Paul, invité à 8 €. Avec « plus tard », Nicolas avance les 8 € de l'invitation avec ses crédits, et les récupère en crédits quand Paul a payé. Avec « maintenant », la part de Paul ne reste pas à la charge de Nicolas : la réservation attend les 8 € de Paul, et les crédits décomptés à Nicolas pendant l'attente lui sont rendus dès qu'elle est confirmée.
Activer le paiement par lien
Le réglage se fait abonnement par abonnement. Il est activé par défaut : vos abonnés voient le choix dès que les conditions ci-dessous sont réunies.
- Rendez-vous dans Administration›Utilisateurs›Droits d'accès›Abonnements et ouvrez l'abonnement.
- Dans l'onglet Invitations, sous Qui paie les invitations ?, activez ou désactivez Faire payer les invités par lien.
- Enregistrez.
Le choix n'est proposé à l'utilisateur que si :
- votre organisation encaisse en ligne : le compte de facturation de l'abonnement propose un paiement en ligne. Sinon, l'option est grisée et un lien Configurer le paiement en ligne vous mène aux comptes de facturation ;
- l'abonnement vend ses crédits d'invitation en ligne (ses crédits de réservation avec le Système de crédits unifié) : c'est ce prix qui fixe la part de l'invité ;
- le responsable est seul à payer les invitations. C'est toujours le cas avec Débiter uniquement le responsable de la réservation ; avec Chaque participant paie les invitations, c'est le cas seulement s'il joue avec ses seuls invités, sans partenaire de l'organisation ;
- le responsable n'a pas choisi de payer les invitations de ses partenaires ;
- la réservation n'est pas répétée ;
- la part de l'invité atteint le minimum d'un paiement en ligne : 0,50 € avec Stripe, 1 € avec les autres moyens de paiement en ligne. En dessous, seul le paiement par le responsable est proposé pour cet invité.
« Maintenant » demande en plus le Paiement à la réservation, activé dans l'onglet Crédits ou Invitations : la réservation attend le paiement de l'invité pendant le délai réglé pour ce paiement.
Le lien n'est jamais proposé quand vous réservez pour un utilisateur, depuis une borne ou sur un créneau participatif.
Pour ne plus proposer le paiement par lien, désactivez l'option : aucun nouveau lien n'est créé, et les liens déjà envoyés restent payables jusqu'à leur date limite.
Savoir ce que paie l'invité et où va l'argent
La part de l'invité est le prix, en argent, des crédits que coûte son invitation, au tarif auquel l'abonnement du responsable vend ses crédits d'invitation (ses crédits de réservation avec le Système de crédits unifié). Elle est fixée au moment de la réservation et ne change plus : si la réservation est ensuite déplacée ou allongée et coûte plus de crédits, le supplément est à la charge du responsable. La date limite de paiement, elle, suit la réservation.
Chaque invité qui paie a sa propre commande, au nom du Client de passage de votre organisation, même s'il a un compte chez vous. Elle porte une ligne Part d'invité avec le calendrier, la date et l'horaire, et elle est encaissée sur le compte de facturation de l'abonnement du responsable. L'invité reçoit sa facture par e-mail et peut la télécharger depuis sa page de paiement. Pour retrouver sa commande, cherchez son nom ou son adresse e-mail dans Administration›Tableau de bord›Facturation›Factures & transactions.
L'argent payé par l'invité revient à votre organisation, jamais au responsable : celui-ci récupère seulement ce qu'il avait avancé, toujours en crédits, même s'il avait payé ces crédits par carte au moment de réserver.
Encaisser un règlement sur place, par chèque ou par virement
Si le compte de facturation accepte le paiement sur place, par chèque ou par virement, un invité qui paie « plus tard » peut choisir l'un de ces moyens sur sa page de paiement ; il reçoit alors un bon de commande avec les instructions de règlement. Il annonce ainsi comment il compte payer, rien de plus : sa part n'est réglée qu'une fois le paiement enregistré par vous, et il peut encore payer en ligne d'ici là. « Maintenant » ne propose que le paiement en ligne.
- Ouvrez le détail de la réservation.
- Sous la ligne de l'invité, cliquez sur Encaisser : sa commande s'ouvre.
- Enregistrez le paiement reçu, comme pour toute autre commande.
Une fois la commande entièrement payée, la part de l'invité est réglée et les crédits avancés sont rendus au responsable. Si l'invité avait annoncé un paiement sur place, par chèque ou par virement et que vous le recevez après la date limite, enregistrez-le de la même façon : l'invité ne peut plus payer en ligne, mais la somme encaissée est rendue en crédits au responsable.
Rembourser un invité
Quand une réservation est annulée alors qu'un invité a payé, le sort de sa part suit celui de l'invitation que le responsable avait avancée :
- si cette invitation est rendue au responsable, par exemple pour une annulation dans les délais ou faite par votre organisation, l'invité est remboursé ;
- si elle ne lui est pas rendue, parce que l'abonnement ne recrédite pas les invitations d'une annulation tardive, votre organisation garde aussi la part de l'invité.
Retirer ou remplacer tous les invités d'une réservation qui continue rembourse aussi l'invité qui a payé, même hors délai.
La façon de rembourser dépend du moyen de paiement de l'invité. S'il a payé en ligne avec Stripe, HelloAsso ou SumUp, il est remboursé automatiquement dans les minutes qui suivent, avec un avoir. S'il a payé autrement, sur place, par chèque, par virement ou par un autre moyen en ligne, il n'est pas remboursé directement : la somme est rendue en crédits au responsable.
Au moment d'annuler, le message de confirmation indique à la personne qui annule, pour chaque invité qui a payé, s'il sera remboursé ou si sa part revient en crédits au responsable ; l'e-mail d'annulation reçu par le responsable le confirme. Rien n'est indiqué quand votre organisation garde la part.
Si un remboursement automatique n'a pas pu être confirmé, le détail de la réservation affiche un avertissement qui renvoie à la commande : ouvrez-la et vérifiez le remboursement dans l'espace de votre prestataire de paiement. Un remboursement que vous faites vous-même depuis la commande ne change rien pour le responsable : les crédits qu'il a récupérés ou avancés restent tels quels.
Suivre les paiements des invités
Dans le détail de la réservation, chaque invité a sa ligne : qui paie sa place, la date limite de paiement et une pastille En attente tant qu'il n'a pas payé. Vous y voyez aussi son adresse e-mail. Les participants de la réservation voient si l'invité a payé, mais pas son adresse.
Copier le lien, afficher le QR code, envoyer l'e-mail, reprendre la part à sa charge (Je paie finalement) ou remplacer un seul invité sont réservés au responsable de la réservation. Vous pouvez en revanche remplacer l'ensemble des invités avec l'icône de la ligne des invités : avant d'enregistrer, une confirmation rappelle les liens qui seront annulés et les parts qui seront remboursées.
Tant qu'un invité a un lien de paiement en cours ou a payé par lien, le responsable ne peut être ni retiré ni remplacé dans une réservation qui continue : retirez d'abord les invités, ou annulez la réservation. Aucune relance automatique n'est envoyée aux invités : c'est au responsable de renvoyer le lien si besoin.
La conversion d'un abonnement en mode Wallet est refusée tant qu'un invité n'a pas payé sa part d'une réservation déjà commencée : réessayez après sa date limite, 7 jours après la fin de la réservation.
