Comptes de facturation
Le compte de facturation porte l'identité qui émet vos factures (coordonnées, numérotation) et les moyens de paiement proposés à vos utilisateurs. Créez plusieurs comptes si votre club facture depuis plusieurs entités.
Sommaire
- Créer un compte de facturation
- Choisir le compte par défaut
- Personnaliser la numérotation des factures
- Accepter les paiements en ligne
- Encaisser sur un terminal de paiement (TPE)
- Proposer le règlement sur place, par virement ou par chèque
- Autoriser le paiement en plusieurs fois
- Préparer les exports comptables
- Dupliquer ou supprimer un compte
Créer un compte de facturation
- Rendez-vous dans Administration›Réglages›Facturation›Comptes de facturation.
- Cliquez sur Nouveau.
- Dans l'onglet Facturation, saisissez l'intitulé du compte, puis les coordonnées de facturation : raison sociale, adresse, pays, téléphone et numéro de TVA. Ces informations apparaissent sur les factures et lors du paiement.
- Renseignez l'e-mail de facturation : il reçoit les notifications liées au compte (nouvelles commandes, paiements reçus, alertes techniques). Vous pouvez choisir les notifications souhaitées et ajouter jusqu'à 4 adresses destinataires.
- Cliquez sur Enregistrer.
Les moyens de paiement se configurent par compte de facturation, pas abonnement par abonnement : tout ce qui est vendu depuis un compte profite automatiquement de ses moyens d'encaissement. Pour facturer un abonnement depuis un compte précis, l'association se règle dans la configuration de l'abonnement, menu Administration›Utilisateurs›Droits d'accès›Abonnements.
Choisir le compte par défaut
Un seul compte par club est marqué comme principal : il est utilisé pour les nouvelles commandes (panier, caisse enregistreuse, inscriptions) et les abonnements lorsqu'aucun compte n'est explicitement sélectionné.
- Ouvrez le compte souhaité.
- Activez l'option Compte par défaut, puis cliquez sur Enregistrer : l'option est retirée automatiquement de l'ancien compte principal.
Personnaliser la numérotation des factures
Chaque compte numérote ses factures de façon continue, au format AAAA-NNNNNN. Un suffixe optionnel permet de distinguer les documents émis par plusieurs comptes.
- Dans l'onglet Facturation, repérez l'option Suffixe de numérotation des factures.
- Saisissez jusqu'à 8 lettres ou chiffres : le prochain numéro s'affiche aussitôt en aperçu.
Accepter les paiements en ligne
- Ouvrez l'onglet Paiements du compte.
- Activez Paiements en ligne, puis sélectionnez votre passerelle de paiement : Stripe, HelloAsso, SumUp, Verifone ou PayPal.
- Connectez votre compte : selon la passerelle, un bouton de connexion vous guide en quelques clics, ou des identifiants fournis par la passerelle sont à saisir.
- Cliquez sur Enregistrer, puis utilisez Tester la connexion pour vérifier que la passerelle répond correctement.
En cas de doute sur un paiement, l'option Journal des événements affiche les retours de paiement reçus de la passerelle et le motif des éventuels échecs.
Si le mode test d'une passerelle est activé, aucun véritable paiement n'est traité. Pensez à le désactiver avant la mise en production.
Passerelles de paiement
Encaisser avec Stripe
Stripe est une solution de paiement par carte bancaire adaptée à la plupart des clubs, disponible dans la majorité des pays. Vos utilisateurs règlent directement par carte, sans avoir besoin de créer de compte, sur une page de paiement sécurisée.
Encaisser avec HelloAsso
HelloAsso est une solution de paiement dédiée aux associations françaises. Vos utilisateurs règlent par carte bancaire ; les fonds sont ensuite reversés sur le compte bancaire de votre association, sans aucune commission prélevée par HelloAsso.
Encaisser avec SumUp
SumUp est une solution de paiement en ligne sans abonnement ni engagement, très répandue auprès des clubs et commerces de proximité. Vos utilisateurs règlent par carte bancaire, Apple Pay ou Google Pay sur une page de paiement sécurisée, et les fonds sont versés sur votre compte bancaire.
Encaisser avec Verifone (Paybox)
Verifone e-commerce, anciennement Paybox, est une plateforme de paiement reliée directement au compte bancaire de votre organisation. Elle est compatible avec toutes les banques en France et convient aussi aux structures publiques (mairies, communautés de communes…).
Encaisser avec PayPal
PayPal est une solution de paiement simple à mettre en place. Les utilisateurs disposant d'un compte PayPal règlent avec leurs identifiants ; les autres peuvent payer directement par carte bancaire, sans créer de compte. Les paiements arrivent sur votre compte PayPal, que vous pouvez ensuite transférer vers votre compte bancaire.
Encaisser sur un terminal de paiement (TPE)
Envoyez un encaissement directement sur un terminal de paiement depuis le détail d'une commande.
- Dans l'onglet Paiements, activez Terminal de paiement (TPE).
- Connectez votre compte SumUp. Si SumUp est déjà votre passerelle de paiement en ligne, sa connexion est réutilisée.
- Enregistrez le compte, puis cliquez sur Ajouter un terminal pour associer votre appareil.
Proposer le règlement sur place, par virement ou par chèque
Trois modes de règlement différé peuvent être activés dans l'onglet Paiements :
- Paiements sur place : l'utilisateur bénéficie immédiatement des services commandés et règle ensuite au club.
- Paiements par virement bancaire : vos coordonnées bancaires (IBAN, BIC) sont affichées à l'utilisateur, avec le numéro de facture en référence.
- Paiements par chèque : le chèque est à libeller à l'ordre du compte de facturation et à envoyer à son adresse.
Avec le virement et le chèque, l'utilisateur ne bénéficie des produits commandés qu'après votre validation manuelle du paiement dans le suivi des commandes.
Autoriser le paiement en plusieurs fois
- Dans l'onglet Paiements, activez Autoriser les paiements partiels.
- Réglez l'intervalle entre deux échéances (jours, semaines ou mois) : la première échéance est toujours réglée immédiatement.
- Le nombre maximum d'échéances se définit ensuite produit par produit.
Les prestations commandées sont livrées dès le premier paiement. Côté administrateur, la saisie manuelle de paiements partiels reste toujours possible, sans contrainte.
Préparer les exports comptables
L'onglet Plan comptable définit les comptes et journaux utilisés par les exports comptables. Les valeurs sont pré-remplies : adaptez-les à votre propre plan comptable, avec votre expert-comptable si besoin.
- Comptes de ventes, de TVA et clients, comptes de trésorerie (banque, caisse, chèques) et codes de journaux.
- En option, ventilez les ventes par catégorie de produit et la TVA par taux.
Les exports (FEC et autres formats) se téléchargent depuis le suivi des commandes.
Dupliquer ou supprimer un compte
Ouvrez le compte : les boutons de duplication et de suppression se trouvent en haut du panneau.
Un compte ne peut pas être supprimé s'il est associé à un abonnement, s'il est le compte par défaut, s'il est le dernier compte du club, ou si des documents (devis, commandes, factures, paiements) lui sont rattachés : une facture émise doit rester rattachée à son émetteur.
