Számlák és tranzakciók

Kövesse nyomon szervezete összes értékesítési dokumentumát — árajánlatokat, megrendeléseket és számlákat —, szedje be a fizetéseket, hajtson végre visszatérítéseket, és exportálja értékesítéseit a könyvelés számára. Lépjen a Adminisztráció›Irányítópult›Számlázás›Számlák és tranzakciók menübe.

A háromféle dokumentum megkülönböztetése

Egy értékesítés más-más formát ölt attól függően, hol tart a folyamat, és a típust a dokumentum létrehozásakor kell kiválasztani.

• A Árajánlat egy árazott ajánlat, amelyet jóváhagyásra küld el a felhasználónak — például egy iskolai csoport edzőtábora vagy egy pálya bérbeadása egy cégnek.
• A Megrendelés a már megkötött, fizetésre váró értékesítés. Ehhez kapcsolódnak a fizetések.
• A Számla a sorszámozott dokumentum, amely azonnal elkészül, amint egy fizetést beszed.

Egy negyedik dokumentum, a Megrendelőlap, azoknak az önkormányzatoknak és üzemi tanácsoknak felel meg, amelyek a kiadás vállalása előtt bizonylatot kérnek.

Mi lesz az elfogadott árajánlatból

Az árajánlat nem zsákutca: e-mailben elküldve olyan hivatkozást tartalmaz, amellyel a felhasználó saját maga fogadhatja el, fiók és bejelentkezés nélkül. Ez a hivatkozás 14 napig érvényes.

Az árajánlat megtekintése — az oldalé vagy a PDF-é — még nem jelenti az elfogadását. Az elfogadás abban a pillanatban történik meg, amikor a felhasználó fizetési módot választ, és éppen ez a választás határozza meg a folytatást:

• halasztott fizetés esetén (átutalás, csekk, helyszíni fizetés) az árajánlatból fizetésre váró Megrendelés lesz; ez akkor alakul számlává, amikor Ön beszedi az összeget;
• online fizetés esetén a rendezés azonnal megtörténik: a dokumentumból közvetlenül sorszámozott Számla lesz.

Más szóval az elfogadott árajánlatot pontosan úgy követheti nyomon, mint egy megrendelést — az új típusának megfelelő fülön találja meg.

Egy értékesítés megkeresése

1. Lépjen a Adminisztráció›Irányítópult›Számlázás›Számlák és tranzakciók menübe.
2. A felső fülek típus (Árajánlat, Megrendelés, Számlák) és állapot (Függőben, Fizetett, Törölve, Visszatérítve) szerint szűrnek.
3. A Szűrők panel ezután tovább finomítja a keresést, és a feltételek összeadódnak.

Hat szűrő érhető el, közülük hármat gyakran elfelejtenek, pedig éppen a leggyakoribb kérdésekre válaszolnak:

• Felhasználó szerint: egy tag teljes vásárlási előzménye, amikor vitat egy levonást.
• Felelős szerint: a csapat egyik tagja által rögzített értékesítések — hasznos egy ügyeleti nap ellenőrzéséhez.
• Számlázási fiókonként: nélkülözhetetlen, amint szervezete több entitás nevében számláz.
• Előfizetés szerint, Termék kategória szerint és Státusz szerint egészíti ki a rendezést.

Végül a Időszak választó határolja be a megjelenítést — és ez vezérli az exportokat is, amelyek pontosan azt veszik át, amit a képernyőn lát.

Keresés személy és szám alapján egyaránt

A keresőmező nem korlátozódik a dokumentumhivatkozásokra. Egyszerre keres:

• a megrendelésszámban és a számlaszámban;
• a felhasználó adatai között: vezetéknév, keresztnév, bejelentkezési azonosító, e-mail cím és licencszám;
• magán az értékesítésen rögzített adatok között — a számlázási cím vezetékneve, keresztneve, cégneve és e-mail címe.

Ez utóbbi a pultos értékesítéseknél számít: a vásárlónak nincs fiókja, a lista alkalmi vásárlóként jeleníti meg, és csak a számlázási cím szerinti keresés vezet el az értékesítéséhez. Elég beírni azt, hogy „Dupont”, vagy az e-mail címét.

Megrendelés vagy árajánlat létrehozása

1. Kattintson a Új gombra.
2. Megnyílik egy Válasszon ki egy felhasználót ablak: jelölje ki azt a személyt, akinek az értékesítés szól. Ez az első döntés, mert ez határozza meg a számlázási címet és a választható előfizetéseket.
3. Ezután válassza ki a dokumentum típusát: Árajánlat vagy Megrendelés.
4. Adja hozzá a tételeket a Termék hozzáadása gombbal.
5. Ellenőrizze a következőt: Számlázási cím — ha nem avatkozik közbe, a felhasználó alapértelmezett címe kerül felhasználásra.
6. Kattintson a Mentés gombra.

Minden tétel vagy a katalógusból származik, vagy szabad beírásból. A szabad beírás (egyedi csempe) a rendkívüli értékesítésekre szolgál — egy húrozás, egy költséghozzájárulás —, a Mentés a katalógusba jelölőnégyzet pedig megkíméli az újbóli beírástól, ha a tétel várhatóan visszatér.

A megrendelés mindaddig módosítható, amíg nem szedett be rá fizetést. Az első beszedés után rögzül: éppen ez garantálja, hogy egy már kifizetett dokumentum ne változzon meg az ügyfél háta mögött.

Kedvezmény alkalmazása

Két mechanizmus él egymás mellett, és nem ugyanarra valók. Nyissa meg a Promóciós kód és kedvezmény szakaszt a beállításokhoz.

• A Promóciós kód egy már meghatározott kereskedelmi akciót vesz át: kattintson a Válasszon egy promóciós kódot gombra, és a kód a saját célzási és felsőhatár-szabályát alkalmazza.
• A Kézi kedvezmény egyedi gesztus, esetről esetre eldöntve: egy szabadon megadott százalék vagy összeg, amely a bruttó végösszegre vonatkozik.

Fizetés beszedése

1. Nyissa meg a megrendelést, majd kattintson a Fizetés gombra.
2. Adja meg az összeget: a teljes egyenleg jelenik meg javaslatként, de részösszeg is elfogadható.
3. Válassza ki a módot: Helyszíni bankkártya, Készpénz, Átutalás vagy Csekk.
4. Mentse el.

Ha a számlázási fiókhoz kártyaterminál van beállítva, a beszedés közvetlenül a kártyaterminálra is indítható ahelyett, hogy kézzel rögzítené.

Minden beszedés megjelenik a megrendelés Tranzakciók szakaszában, az állapotával együtt: Megerősítve, Függőben, Hiba vagy Elutasítva. A tévesen rögzített fizetés a Módosítsa ezt a tranzakciót vagy a Törölje ezt a tranzakciót művelettel javítható — a megrendelés azonnal újraszámolja a következőt: Fizetendő összeg maradt.

A fizetés elosztása

A Ütemterv gomb a hátralévő összeget több, dátummal ellátott részletre osztja. Minden további beszedésnél a rendszer automatikusan a következő részlet összegét ajánlja fel.

Egy értékesítés visszatérítése

1. Nyissa meg a kifizetett megrendelést, majd kattintson a Visszatérítés gombra.
2. Adja meg az összeget: a teljes visszatérítés jelenik meg javaslatként, de részleges visszatérítés is lehetséges.
3. Ha több fizetést is beszedett, válassza ki, hogy a visszatérítést a teljes megrendelésre vagy egy adott fizetésre könyveli el.

Az online fizetés közvetlenül azon a fizetési átjárón keresztül indul vissza, amelyik beszedte: nem kell átutalást indítania.

Az állapotot illetően a különbségtétel a könyvelés miatt számít: a részleges visszatérítés után a megrendelés Fizetett marad, és megjeleníti a következőt: Nettó bevétel, míg a teljes visszatérítés Visszatérítve állapotba viszi. Például egy 200 €-s regisztráció, amelyből 50 €-t visszatérítettek, továbbra is kifizetett értékesítés marad, amelynek nettó beszedett összege 150 €.

Dokumentumok küldése és letöltése

Egy külön gomb fogja össze mindazt, ami magára a bizonylatra vonatkozik. A megnyitott dokumentum nevét viseli, így egyúttal azt is jelzi, hol tart az értékesítés: Árajánlat, Megrendelőlap vagy Számla, ha már beszedett egy fizetést.

A menüje három műveletet kínál:

• Előnézet a bizonylat képernyőn történő ellenőrzéséhez, még a küldés előtt;
• Letöltés (PDF) az archiváláshoz vagy más csatornán történő továbbításhoz;
• Küldés e-mailben a felhasználónak való közvetlen elküldéshez.

A történtek visszakövetése

A Rendelési előzmények szakasz megőrzi az értékesítés eseményeit: létrehozás, módosítások, beszedések, küldések. Ezt érdemes elsőként megnyitni, ha egy tag azt állítja, hogy soha nem kapta meg a számláját, vagy ha egy összeg nem egyezik a csapat emlékeivel.

Függőben lévő megrendelés kezelése

A függőben lévő megrendelést a felhasználó bármikor kifizetheti a saját felületéről, vagy Ön is beszedheti kézzel.

A kézi jóváhagyást igénylő szolgáltatások — átutalás, csekk — akkor válnak elérhetővé, amint Ön rögzít egy fizetést. Amíg ezt nem tette meg, a tag semmit sem kap meg.

Egy értékesítés elvetéséhez nyissa meg, és használja a Rendelés törlése műveletet. Az értékesítés továbbra is megtekinthető marad, a Lemondások elrejtése beállítás pedig kihagyja a listákból.

Értékesítések és könyvelés exportálása

Kattintson a lista tetején a Export letöltése gombra: az export a képernyőn látható szűrőket és időszakot veszi át. Az értékesítési jelentéseket táblázatkezelőhöz, a könyvelési tételeket és a jogszabályi formátumokat a külön oldal részletezi.