Sąskaitos faktūros ir operacijos

Sekite visus savo organizacijos pardavimo dokumentus — komercinius pasiūlymus, užsakymus ir sąskaitas faktūras — priimkite mokėjimus, atlikite grąžinimus ir eksportuokite pardavimus buhalterijai. Eikite į meniu Administravimas›Valdymo skydelis›Sąskaitų išrašymas›Sąskaitos ir sandoriai.

Trijų dokumentų tipų atskyrimas

Pardavimas atrodo skirtingai, atsižvelgiant į tai, kuriame etape esate, o tipas pasirenkamas kuriant dokumentą.

• Pasiūlymas yra kainos pasiūlymas, siunčiamas naudotojui patvirtinti — treniruočių stovykla mokinių grupei, aikštelės nuoma įmonei.
• Užsakymas yra jau įsipareigotas pardavimas, kuris laukia apmokėjimo. Būtent prie jo pridedami mokėjimai.
• Sąskaita faktūra yra sunumeruotas dokumentas, išrašomas iškart, kai gaunamas mokėjimas.

Ketvirtasis dokumentas, Užsakymo forma, patogus savivaldybėms ir įmonių darbo tarybai, kurios prieš patvirtindamos išlaidas reikalauja dokumento.

Kas nutinka priimtam komerciniam pasiūlymui

Komercinis pasiūlymas nėra aklakelis: išsiųstas el. paštu, jame yra nuoroda, leidžianti naudotojui priimti jį pačiam, be paskyros ir be prisijungimo. Ši nuoroda veikia 14 dienų.

Pasiūlymo peržiūra — puslapio ar PDF — nereiškia jo priėmimo. Priėmimas įvyksta tuo momentu, kai naudotojas pasirenka mokėjimo būdą, ir būtent šis pasirinkimas nulemia tolesnius veiksmus:

• pasirinkus atidėtą mokėjimą (bankinis pervedimas, čekis, apmokėjimas vietoje), pasiūlymas tampa Užsakymas, kuris laukia apmokėjimo; jis pasikeis į sąskaitą faktūrą, kai priimsite mokėjimą;
• pasirinkus mokėjimą internetu, apmokama iškart: dokumentas tampa tiesiogiai sunumeruota Sąskaita faktūra.

Kitaip tariant, priimtas komercinis pasiūlymas sekamas lygiai taip pat kaip užsakymas — jį rasite skirtuke, atitinkančiame naują jo tipą.

Pardavimo suradimas

1. Eikite į Administravimas›Valdymo skydelis›Sąskaitų išrašymas›Sąskaitos ir sandoriai.
2. Viršuje esantys skirtukai filtruoja pagal tipą (Pasiūlymas, Užsakymai, Sąskaitos) ir pagal būseną (Laukiama, Apmokėta, Atšaukta, Grąžinta).
3. Skydelis Filtrai leidžia dar labiau patikslinti paiešką, o kriterijai sumuojasi.

Galimi šeši filtrai, iš kurių trys dažnai užmirštami, nors būtent jie atsako į dažniausius klausimus:

• Pagal vartotoją: visa nario pirkimų istorija, kai jis nesutinka su nuskaitymu.
• Pagal vadovą: pardavimai, įvesti komandos nario — patogu norint patikrinti dieną, kai dirbo priėmimas.
• Pagal atsiskaitymo paskyrą: būtinas, kai jūsų organizacija išrašo sąskaitas iš kelių subjektų.
• Pagal prenumeratą, Pagal produkto kategoriją ir Pagal statusą papildo rikiavimą.

Laikotarpis parinkiklis galiausiai apriboja rodomą informaciją — jis taip pat valdo eksportą, kuris atkartoja būtent tai, ką matote ekrane.

Paieška pagal asmenį taip pat kaip pagal numerį

Paieškos laukas neapsiriboja dokumentų numeriais. Jis vienu metu tikrina:

• užsakymo numerį ir sąskaitos faktūros numerį;
• naudotojo duomenis: vardą, pavardę, prisijungimo vardą, el. pašto adresą ir licencijos numerį;
• pačiame pardavime įvestus kontaktinius duomenis — atsiskaitymo adreso vardą, pavardę, įmonės pavadinimą ir el. pašto adresą.

Pastarasis dalykas svarbus pardavimams vietoje: pirkėjas neturi paskyros, sąraše jis rodomas kaip atsitiktinis klientas, ir tik paieška pagal atsiskaitymo adresą leidžia rasti jo pardavimą. Pakanka įvesti „Dupont“ arba jo el. pašto adresą.

Užsakymo arba komercinio pasiūlymo kūrimas

1. Spustelėkite Naujas.
2. Atsidaro langas Pasirinkti vartotoją: nurodykite asmenį, kuriam skirtas pardavimas. Tai pirmasis sprendimas, nes jis nulemia atsiskaitymo adresą ir galimus abonementus.
3. Tada pasirinkite dokumento tipą: Pasiūlymas arba Užsakymas.
4. Pridėkite eilutes naudodami Pridėti produktą.
5. Patikrinkite Atsiskaitymo adresas: jei nieko nekeisite, bus naudojamas numatytasis naudotojo adresas.
6. Spustelėkite Išsaugoti.

Kiekviena eilutė gali būti iš katalogo arba įvesta laisvai. Laisvas įvedimas (individualus blokas) naudojamas išskirtiniams pardavimams — raketės tempimui, dalyvavimui išlaidose — o žymimasis langelis Įrašyti į katalogą leidžia ateityje neįvedinėti to paties iš naujo, jei tai kartosis.

Užsakymą galima redaguoti tol, kol nėra gauta jokio mokėjimo. Po pirmojo mokėjimo jis užfiksuojamas: būtent tai garantuoja, kad jau apmokėtas dokumentas nebus pakeistas kliento nežinant.

Nuolaidos taikymas

Egzistuoja du mechanizmai, ir jie skirti skirtingiems tikslams. Konfigūracijai atidarykite skyrių Nuolaidos kodas ir nuolaida.

• Nuolaidos kodas pritaiko jau apibrėžtą komercinę akciją: spustelėkite Pasirinkite nuolaidos kodą, ir kodas pritaikys savo taikymo bei ribojimo taisyklę.
• Rankinis nuolaida yra vienkartinis sprendimas, priimamas kiekvienu atveju atskirai: laisvai įvedamas procentas arba suma, taikoma bendrai sumai su mokesčiais.

Mokėjimo priėmimas

1. Atidarykite užsakymą ir spustelėkite Mokėjimas.
2. Įveskite sumą: siūlomas visas likutis, tačiau priimama ir dalinė suma.
3. Pasirinkite būdą: CB vietoje, Grynieji pinigai, Pavedimas arba Čekis.
4. Išsaugokite.

Jei atsiskaitymo paskyroje sukonfigūruotas mokėjimo terminalas, mokėjimas gali būti nusiųstas tiesiai į terminalą, užuot įvedus jį ranka.

Kiekvienas mokėjimas rodomas užsakymo skyriuje Operacijos su savo būsena: Patvirtinta, Laukiama, Gedimas arba Atmesta. Per klaidą įvestą mokėjimą galima pataisyti naudojant Redaguoti šį sandorį arba Atšaukti šį sandorį — užsakymas iškart perskaičiuoja savo Likusi mokėtina suma.

Mokėjimo išdėstymas dalimis

Mygtukas Grafikas paskirsto likusią mokėti sumą į kelias įmokas su datomis. Priimant kiekvieną paskesnį mokėjimą, jums automatiškai pasiūloma artimiausios įmokos suma.

Pardavimo grąžinimas

1. Atidarykite apmokėtą užsakymą ir spustelėkite Grąžinti.
2. Įveskite sumą: siūlomas visos sumos grąžinimas, tačiau galimas ir dalinis grąžinimas.
3. Jei buvo gauta keletas mokėjimų, pasirinkite, ar grąžinimą priskirti visam užsakymui, ar konkrečiam mokėjimui.

Mokėjimas internetu grąžinamas tiesiogiai per tą pačią mokėjimo tarpininkavimo sistemą, kuri jį priėmė: jums nereikia atlikti jokio pervedimo.

Būsenos požiūriu šis skirtumas svarbus jūsų buhalterijai: dalinis grąžinimas palieka užsakymą būsenoje Apmokėta ir parodo Grynasis įplaukos, o visos sumos grąžinimas perkelia jį į Grąžinta. Pavyzdžiui, 200 € registracija, iš kurios grąžinta 50 €, lieka apmokėtu pardavimu, kurio grynoji gauta suma yra 150 €.

Dokumentų išsiuntimas ir atsisiuntimas

Atskiras mygtukas sujungia viską, kas susiję su pačiu dokumentu. Jis pavadintas pagal atidarytą dokumentą, todėl iškart rodo, kokioje stadijoje yra pardavimas: Pasiūlymas, Užsakymo forma arba Sąskaita faktūra, kai gautas mokėjimas.

Jo meniu siūlo tris veiksmus:

• Peržiūrėti — patikrinti dokumentą ekrane prieš bet kokį išsiuntimą;
• Atsisiųsti (PDF) — archyvuoti jį arba perduoti kitu kanalu;
• Siųsti el. paštu — išsiųsti jį tiesiogiai naudotojui.

Atsekti, kas nutiko

Skyrius Užsakymo istorija saugo pardavimo įvykius: sukūrimą, pakeitimus, mokėjimus, išsiuntimus. Tai pirmoji vieta, kurią reikia atidaryti, kai narys tvirtina niekada negavęs sąskaitos faktūros arba kai suma neatitinka to, ką pamena komanda.

Laukiančio užsakymo tvarkymas

Laukiantį užsakymą naudotojas gali bet kada apmokėti savo paskyroje, arba jį galite priimti rankiniu būdu jūs.

Paslaugos, tvirtinamos rankiniu būdu — bankinis pervedimas, čekis — pateikiamos iškart, kai užregistruojate mokėjimą. Kol to nepadarėte, narys nieko negauna.

Norėdami atsisakyti pardavimo, atidarykite jį ir naudokite Atšaukti užsakymą. Jį vis dar galima peržiūrėti, o nustatymas Slėpti atšaukimus pašalina jį iš sąrašų.

Pardavimų ir buhalterijos eksportavimas

Sąrašo viršuje spustelėkite Atsisiųsti eksportą: eksportas atkartoja ekrane rodomus filtrus ir laikotarpį. Pardavimų ataskaitos skaičiuoklei, buhalteriniai įrašai ir teisiškai reikalaujami formatai aprašyti atskirame puslapyje.