Factures & transactions

Suivez tous les documents de vente de votre club — devis, commandes et factures — encaissez les paiements, effectuez des remboursements et exportez vos ventes pour la comptabilité. Rendez-vous dans le menu Administration›Tableau de bord›Facturation›Factures & transactions.

Distinguer les trois types de documents

Une vente ne prend pas la même forme selon le moment où vous vous trouvez, et le type se choisit à la création du document.

• Le Devis est une proposition chiffrée, envoyée à l'utilisateur pour accord — un stage pour un groupe scolaire, une location de terrain à une entreprise.
• La Commande est la vente engagée, en attente de règlement. C'est elle qui porte les paiements.
• La Facture est le document numéroté, émis dès qu'un paiement est encaissé.

Un quatrième document, le Bon de commande, se prête aux collectivités et aux comités d'entreprise qui exigent une pièce avant d'engager la dépense.

Ce que devient un devis accepté

Le devis n'est pas une impasse : envoyé par e-mail, il contient un lien qui permet à l'utilisateur de l'accepter lui-même, sans compte ni connexion. Ce lien reste valable 14 jours.

Consulter le devis — la page, le PDF — ne l'accepte pas. L'acceptation se produit au moment où l'utilisateur choisit un mode de paiement, et c'est ce choix qui détermine la suite :

• avec un règlement différé (virement, chèque, sur place), le devis devient une Commande en attente de paiement ; elle se transformera en facture quand vous encaisserez ;
• avec un paiement en ligne, le règlement intervient dans la foulée : le document devient directement une Facture, numérotée.

Autrement dit, un devis se suit exactement comme une commande une fois accepté — vous le retrouvez sous l'onglet correspondant à son nouveau type.

Retrouver une vente

1. Rendez-vous dans Administration›Tableau de bord›Facturation›Factures & transactions.
2. Les onglets du haut filtrent par type (Devis, Commandes, Factures) et par statut (En attente, Payé, Annulé, Remboursé).
3. Le panneau Filtres affine ensuite la recherche, et les critères se cumulent.

Six filtres sont disponibles, dont trois qu'on oublie souvent alors qu'ils répondent aux questions les plus fréquentes :

• Par utilisateur : tout l'historique d'achat d'un adhérent, quand il conteste un prélèvement.
• Par responsable : les ventes saisies par une personne de l'équipe — utile pour vérifier une journée de permanence.
• Par compte de facturation : indispensable dès que votre club facture depuis plusieurs entités.
• Par abonnement, Par catégorie de produit et Par statut complètent le tri.

Le sélecteur de Période borne enfin l'affichage — et il commande aussi les exports, qui reprennent exactement ce que vous voyez à l'écran.

Chercher par personne autant que par numéro

Le champ de recherche ne se limite pas aux références de documents. Il interroge simultanément :

• le numéro de commande et le numéro de facture ;
• l'identité de l'utilisateur : nom, prénom, identifiant de connexion, adresse e-mail et numéro de licence ;
• les coordonnées saisies sur la vente elle-même — nom, prénom, raison sociale et e-mail de l'adresse de facturation.

Ce dernier point compte pour les ventes au comptoir : l'acheteur n'a pas de compte, la liste l'affiche comme client de passage, et seule la recherche sur l'adresse de facturation permet de retrouver sa vente. Saisir « Dupont » ou son e-mail suffit.

Créer une commande ou un devis

1. Cliquez sur Nouveau.
2. Une fenêtre Sélectionner un utilisateur s'ouvre : désignez la personne à qui la vente est destinée. C'est la première décision, car elle détermine l'adresse de facturation et les abonnements éligibles.
3. Choisissez ensuite le type de document, Devis ou Commande.
4. Ajoutez les lignes avec Ajouter un produit.
5. Vérifiez l'Adresse de facturation : sans intervention de votre part, l'adresse par défaut de l'utilisateur est utilisée.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Chaque ligne provient au choix du catalogue ou d'une saisie libre. La saisie libre (tuile personnalisé) sert aux ventes exceptionnelles — un cordage, une participation aux frais — et la case Enregistrer dans le catalogue vous évite de la ressaisir la prochaine fois si elle a vocation à revenir.

Une commande reste modifiable tant qu'aucun paiement n'a été encaissé. Après le premier encaissement, elle se fige : c'est ce qui garantit qu'un document déjà réglé ne change plus dans le dos du client.

Appliquer une remise

Deux mécanismes coexistent, et ils ne servent pas la même chose. Ouvrez la section Code promotionnel & remise pour accéder à la configuration.

• Le Code promo reprend une opération commerciale déjà définie : cliquez sur Sélectionner un code promo et le code applique sa propre règle de ciblage et de plafonnement.
• La Remise manuelle est un geste ponctuel, décidé au cas par cas : un pourcentage ou un montant que vous saisissez librement, appliqué sur le total TTC.

Encaisser un paiement

1. Ouvrez la commande, puis cliquez sur Paiement.
2. Saisissez le montant : le solde complet est proposé, mais un montant partiel est accepté.
3. Choisissez le moyen : CB sur place, Espèces, Virement ou Chèque.
4. Enregistrez.

Si un terminal de paiement est configuré sur le compte de facturation, l'encaissement peut partir directement sur le TPE plutôt que d'être saisi à la main.

Chaque encaissement apparaît dans la section Transactions de la commande, avec son statut : Confirmé, En attente, Échec ou Refusé. Un paiement saisi par erreur se reprend avec Modifier cette transaction ou Annuler cette transaction — la commande recalcule aussitôt son Reste à payer.

Étaler le règlement

Le bouton Échéancier répartit le reste à payer sur plusieurs échéances datées. À chaque encaissement suivant, le montant de la prochaine échéance vous est proposé automatiquement.

Rembourser une vente

1. Ouvrez la commande payée, puis cliquez sur Rembourser.
2. Saisissez le montant : le remboursement total est proposé, un remboursement partiel reste possible.
3. Si plusieurs paiements ont été encaissés, choisissez d'imputer le remboursement sur la commande entière ou sur un paiement précis.

Un paiement en ligne repart directement par la passerelle qui l'a encaissé : vous n'avez pas de virement à faire.

Sur le statut, la distinction compte pour votre comptabilité : un remboursement partiel laisse la commande en Payé et affiche le Net encaissé, tandis qu'un remboursement total la fait passer en Remboursé. Par exemple, une inscription de 200 € remboursée de 50 € reste une vente payée dont le net encaissé est de 150 €.

Envoyer et télécharger les documents

Un bouton dédié rassemble tout ce qui concerne la pièce elle-même. Il porte le nom du document ouvert, ce qui vous indique du même coup où en est la vente : Devis, Bon de commande ou Facture une fois un paiement encaissé.

Son menu propose trois actions :

• Prévisualiser pour contrôler la pièce à l'écran avant tout envoi ;
• Télécharger (PDF) pour l'archiver ou la transmettre par un autre canal ;
• Envoyer par e-mail pour l'adresser directement à l'utilisateur.

Retracer ce qui s'est passé

La section Historique de la commande conserve les événements de la vente : création, modifications, encaissements, envois. C'est le premier endroit à ouvrir lorsqu'un adhérent affirme n'avoir jamais reçu sa facture, ou qu'un montant ne correspond pas au souvenir de l'équipe.

Gérer une commande en attente

Une commande en attente peut être réglée à tout moment par l'utilisateur depuis son espace, ou encaissée manuellement par vos soins.

Les prestations à validation manuelle — virement, chèque — sont livrées dès que vous enregistrez un paiement. Tant que vous ne l'avez pas fait, l'adhérent ne dispose de rien.

Pour abandonner une vente, ouvrez-la et utilisez Annuler la commande. Elle reste consultable, et le réglage Masquer les annulations l'écarte des listes.

Exporter les ventes et la comptabilité

Cliquez sur Télécharger l'export en haut de la liste : l'export reprend les filtres et la période affichés à l'écran. Rapports de ventes pour le tableur, écritures comptables et formats légaux sont détaillés dans la page dédiée.