Verificare le e-mail inviate e tracciare le azioni

Due registri vi aiutano a controllare ciò che avviene nella vostra organizzazione: il registro delle e-mail, per verificare che i vostri messaggi arrivino a destinazione, e il registro di audit, per ricostruire le operazioni di amministrazione.

Consultare il registro delle e-mail

1. Andate in Amministrazione›Dashboard›Registro delle e-mail.
2. Ogni e-mail inviata dall'organizzazione compare con il proprio stato: Consegnato, Aperto, Cliccato, Errore temporaneo, Rinviato, Errore permanente, Bloccato, Indirizzo email non valido, Spam oppure Disiscrizione.
3. Tre indicatori in cima all'elenco riassumono il periodo: il tasso di messaggi consegnati, il tasso di apertura e il tasso di errore.

Il pulsante Didascalia apre il dettaglio di ogni stato, con la spiegazione di ciò che il server del destinatario ha effettivamente risposto.

Ritrovare un'e-mail non ricevuta

Un utente non ha ricevuto le proprie credenziali o l'ultimo messaggio dell'organizzazione? Il registro vi dà la risposta.

1. Aprite Filtri e compilate Per destinatario per isolare le e-mail inviate a questo utente.
2. Fate clic sulla riga interessata: il dettaglio mostra l'indirizzo esatto utilizzato, l'oggetto, la data e il messaggio restituito dal server di posta del destinatario.
3. Utilizzate Per stato per individuare in un colpo d'occhio tutti gli invii non riusciti nel periodo.

I tre casi più frequenti si trattano in modo diverso:

• Errore permanente o Indirizzo email non valido: l'indirizzo è scritto in modo errato oppure non esiste. Correggetelo nella scheda dell'utente.
• Errore temporaneo o Rinviato: la casella del destinatario era piena oppure il suo server non era disponibile. L'invio successivo ha buone probabilità di andare a buon fine.
• Bloccato: gli invii verso questo indirizzo sono sospesi, generalmente dopo una segnalazione come posta indesiderata o errori ripetuti.

Seguire la recapitabilità di un messaggio di gruppo

Dopo un invio di gruppo, aprite Filtri e scegliete il messaggio in Per messaggio di gruppo: potete misurare quanti destinatari hanno ricevuto, aperto o cliccato quel messaggio preciso e individuare gli indirizzi non raggiunti.

È il riflesso da avere dopo una convocazione di assemblea generale o l'annuncio di una chiusura: invece di supporre che «tutti siano stati avvisati», sapete chi richiamare al telefono.

Questo filtro appare soltanto se il vostro profilo vi autorizza a inviare messaggi di gruppo.

Tracciare le azioni di amministrazione

1. Andate in Amministrazione›Dashboard›Registro di audit.
2. Il registro mostra le ultime operazioni effettuate nella vostra organizzazione (escluse le prenotazioni), con il loro autore, il suo indirizzo IP e la data.
3. Fate clic su Esporta (.txt) per scaricare la cronologia completa.

Questo registro è preziosissimo quando più persone amministrano l'organizzazione: permette di sapere chi ha modificato un'impostazione, eliminato un account o inviato un messaggio. In caso di dubbio su un'operazione, è il primo elemento da consultare: l'esportazione contiene tutta la cronologia, ben oltre le righe visualizzate a schermo.

Le prenotazioni non vi figurano: hanno un registro dedicato, molto più dettagliato.