Ricevere report di attività via e-mail
Ricevete automaticamente un riepilogo della vita della vostra organizzazione: iscritti, abbonamenti, registrazioni, prenotazioni, accessi ed e-mail, con l'andamento rispetto al periodo precedente.
Attivare i report
- Andate in Amministrazione›Impostazioni›Rapporti di attività.
- Attivate Attiva i rapporti di attività via e-mail.
- In Indirizzi e-mail, indicate fino a 4 destinatari, un indirizzo per riga.
- Fate clic su Salva.
I destinatari non hanno bisogno di un account responsabile né di un diritto particolare: il report arriva nella loro casella di posta. È il modo più semplice per tenere informato un presidente o un tesoriere che non accede mai all'applicazione.
Scegliere le frequenze
Coesistono tre report, attivabili separatamente o insieme:
- Rapporti quotidiani: ogni mattina, le attività del giorno precedente.
- Rapporti settimanali: ogni lunedì mattina, la settimana trascorsa.
- Rapporti mensili: il 1° di ogni mese, il mese trascorso.
Ognuno risponde a un'esigenza diversa. Il report quotidiano è utile per il presidio: segnala ciò che c'è da trattare oggi. Il report mensile può essere inoltrato così com'è al consiglio direttivo, senza riformattarlo. Quello settimanale sta nel mezzo e si adatta bene a un responsabile volontario che passa in sede una volta a settimana.
Capire cosa contiene il report
Il report non si limita alle prenotazioni. Raccoglie sette famiglie di indicatori, ciascuna confrontata con il periodo precedente:
- Utenti: totale degli iscritti, nuovi account, account sospesi, account spostati nel cestino e account eliminati definitivamente.
- Abbonamenti: abbonamenti pagati, abbonamenti scaduti e soprattutto quelli che scadono nei prossimi 30 giorni.
- Registrazioni online: richieste accettate, rifiutate e in attesa.
- Prenotazioni: totale, prenotazioni degli utenti, etichette dell'organizzazione, inviti, annotazioni, annullamenti.
- Accessi: accessi riusciti, accessi rifiutati e numero di utenti attivi.
- E-mail: messaggi consegnati, aperti e non riusciti.
- Registrazione presenze al chiosco: slot orari con presenza registrata, senza registrazione, annullamenti automatici e account sanzionati.
Le ultime tre famiglie appaiono soltanto se la funzione corrispondente è attiva nella vostra organizzazione: le registrazioni online devono essere aperte su almeno un abbonamento e la registrazione delle presenze deve essere attivata sul chiosco.
Usare il report come elenco di lavoro
È il punto che distingue questo report da una semplice tabella di cifre: diverse voci sono nominative. Non leggete solo « 12 abbonamenti stanno per scadere », ottenete l'elenco delle dodici persone.
Ne derivano naturalmente tre utilizzi:
- L'elenco degli abbonamenti in scadenza entro 30 giorni è il vostro elenco per i solleciti. Arriva da solo, ogni mese, senza dover costruire un filtro.
- L'elenco delle registrazioni in attesa vi ricorda le richieste che nessuno ha trattato — il caso tipico di un'organizzazione in cui più persone amministrano senza ripartirsi esplicitamente il compito.
- Il contatore delle e-mail non riuscite segnala un archivio di indirizzi che si sta degradando, molto prima che un iscritto si lamenti di non ricevere nulla.
