Fatture e transazioni

Tieni traccia di tutti i documenti di vendita della tua organizzazione — preventivi, ordini e fatture — incassa i pagamenti, effettua rimborsi ed esporta le vendite per la contabilità. Vai nel menu Amministrazione›Dashboard›Fatturazione›Fatture & transazioni.

Distinguere i tre tipi di documento

Una vendita non prende la stessa forma a seconda del momento in cui ti trovi, e il tipo si sceglie alla creazione del documento.

• Il Preventivo è una proposta con importi, inviata all'utente per approvazione — un camp di allenamento per un gruppo scolastico, l'affitto di un campo a un'azienda.
• Il Ordine è la vendita avviata, in attesa di saldo. È su di esso che sono registrati i pagamenti.
• La Fattura è il documento numerato, emesso appena un pagamento viene incassato.

Un quarto documento, il Ordine d'acquisto, si presta agli enti pubblici e ai comitati aziendali che richiedono un documento giustificativo prima di impegnare la spesa.

Cosa diventa un preventivo accettato

Il preventivo non è un vicolo cieco: inviato per e-mail, contiene un link che permette all'utente di accettarlo da sé, senza account né accesso. Il link resta valido 14 giorni.

Consultare il preventivo — la pagina, il PDF — non equivale ad accettarlo. L'accettazione avviene nel momento in cui l'utente sceglie un metodo di pagamento, ed è questa scelta che determina il seguito:

• con un pagamento differito (bonifico, assegno, sul posto), il preventivo diventa un Ordine in attesa di pagamento; si trasformerà in fattura quando incasserai;
• con un pagamento online, il saldo avviene subito: il documento diventa direttamente una Fattura, numerata.

In altre parole, una volta accettato, un preventivo si segue esattamente come un ordine: lo ritrovi nella scheda corrispondente al suo nuovo tipo.

Ritrovare una vendita

1. Vai in Amministrazione›Dashboard›Fatturazione›Fatture & transazioni.
2. Le schede in alto filtrano per tipo (Preventivo, Ordini, Fatture) e per stato (In attesa, Pagato, Annullato, Rimborsato).
3. Il pannello Filtri affina poi la ricerca, e i criteri si cumulano.

Sono disponibili sei filtri, tre dei quali vengono spesso dimenticati anche se rispondono alle domande più frequenti:

• Per utente: tutto lo storico degli acquisti di un membro, quando contesta un addebito.
• Per responsabile: le vendite registrate da una persona del team — utile per verificare una giornata di turno in segreteria.
• Per account di fatturazione: indispensabile appena la tua organizzazione fattura da più entità.
• Per abbonamento, Per categoria di prodotto e Per stato completano l'ordinamento.

Il selettore di Periodo delimita infine la visualizzazione — e comanda anche le esportazioni, che riprendono esattamente ciò che vedi sullo schermo.

Cercare per persona tanto quanto per numero

Il campo di ricerca non si limita ai riferimenti dei documenti. Interroga contemporaneamente:

• il numero d'ordine e il numero di fattura;
• l'identità dell'utente: cognome, nome, nome utente di accesso, indirizzo e-mail e numero di licenza;
• i dati inseriti sulla vendita stessa — cognome, nome, ragione sociale ed e-mail dell'indirizzo di fatturazione.

Quest'ultimo punto conta per le vendite al banco: l'acquirente non ha un account, l'elenco lo mostra come cliente occasionale e solo la ricerca sull'indirizzo di fatturazione permette di ritrovare la sua vendita. Basta digitare «Rossi» o la sua e-mail.

Creare un ordine o un preventivo

1. Fai clic su Nuovo.
2. Si apre una finestra Seleziona un utente: indica la persona a cui è destinata la vendita. È la prima decisione, perché determina l'indirizzo di fatturazione e gli abbonamenti ammissibili.
3. Scegli poi il tipo di documento, Preventivo o Ordine.
4. Aggiungi le righe con Aggiungi un prodotto.
5. Verifica l'Indirizzo di fatturazione: senza un tuo intervento, viene usato l'indirizzo predefinito dell'utente.
6. Fai clic su Salva.

Ogni riga proviene, a scelta, dal catalogo oppure da un inserimento libero. L'inserimento libero (riquadro personalizzato) serve per le vendite eccezionali — un'incordatura, un contributo spese — e la casella Salva nel catalogo ti evita di reinserirlo la prossima volta, se è destinato a ripresentarsi.

Un ordine resta modificabile finché nessun pagamento è stato incassato. Dopo il primo incasso si blocca: è così che si garantisce che un documento già saldato non cambi più alle spalle del cliente.

Applicare uno sconto

Due meccanismi coesistono, e non servono alla stessa cosa. Apri la sezione Codice promozionale & sconto per accedere alla configurazione.

• Il Codice promozionale riprende un'operazione commerciale già definita: fai clic su Seleziona un codice promozionale e il codice applica la propria regola di destinatari e di massimale.
• Lo Sconto manuale è un gesto puntuale, deciso caso per caso: una percentuale o un importo che inserisci liberamente, applicato sul totale IVA inclusa.

Incassare un pagamento

1. Apri l'ordine, poi fai clic su Pagamento.
2. Inserisci l'importo: viene proposto il saldo completo, ma è accettato anche un importo parziale.
3. Scegli il metodo: CB in loco, Contanti, Bonifico o Assegno.
4. Salva.

Se un terminale di pagamento è configurato sul conto di fatturazione, l'incasso può partire direttamente sul terminale invece di essere inserito a mano.

Ogni incasso appare nella sezione Transazioni dell'ordine, con il proprio stato: Confermato, In attesa, Errore o Rifiutato. Il pulsante Mostra dettagli apre la scheda della transazione: metodo di pagamento, gateway di pagamento, date, note e i riferimenti del fornitore quando ci sono.

Finché un pagamento è In attesa, resta modificabile — Modifica questa transazione per correggere un inserimento, Annullare questa transazione per abbandonarlo — e l'ordine ricalcola subito il suo Resta da pagare. Un pagamento Confermato, invece, non è più modificabile: ha prodotto un documento contabile, poiché la fattura viene emessa già al primo incasso. Un errore su un pagamento confermato si corregge quindi con un rimborso, totale o parziale, che lascia traccia dell'operazione.

Dilazionare il pagamento

Il pulsante Programma ripartisce il residuo da pagare su più rate con date. A ogni incasso successivo, l'importo della rata seguente ti viene proposto automaticamente.

Rimborsare una vendita

1. Apri l'ordine pagato, poi fai clic su Rimborsare.
2. Inserisci l'importo: viene proposto il rimborso totale, ma resta possibile un rimborso parziale.
3. Se sono stati incassati più pagamenti, scegli se imputare il rimborso all'intero ordine o a un pagamento preciso.

Un pagamento online riparte direttamente dal gateway di pagamento che l'ha incassato: non devi effettuare alcun bonifico.

Quanto allo stato, la distinzione conta per la tua contabilità: un rimborso parziale lascia l'ordine in Pagato e mostra il Netto incassato, mentre un rimborso totale lo fa passare in Rimborsato. Per esempio, un'iscrizione di 200 € rimborsata di 50 € resta una vendita pagata il cui netto incassato è di 150 €.

Decide anche la sorte di quanto è stato erogato. Un rimborso totale lo ritira — crediti restituiti, abbonamento revocato. Un rimborso parziale lo lascia in essere: l'utente conserva quanto ha ricevuto, diminuisce solo l'importo incassato.

Rimborsare dal gateway di pagamento invece che da qui

Per un pagamento online puoi ugualmente avviare il rimborso dal back-office del gateway di pagamento. Il gateway ci informa automaticamente e l'ordine viene aggiornato come se fossi passato da BalleJaune: stato, nota di credito, elementi erogati.

I due percorsi portano allo stesso risultato. Scegli quello che ti conviene — ma uno solo dei due.

Quando il gateway di pagamento non risponde

Un rimborso avviato da BalleJaune si svolge in due fasi indipendenti, e la seconda può fallire anche se la prima è riuscita: l'ordine passa a rimborsato, ma il denaro resta incassato presso il gateway di pagamento.

In questo caso un messaggio te lo segnala esplicitamente e ti invita a completare l'operazione dal suo back-office. È l'unico caso in cui bisogna intervenire da entrambe le parti.

Inviare e scaricare i documenti

Un pulsante dedicato riunisce tutto ciò che riguarda i documenti della vendita. Porta il nome del documento aperto, il che ti indica al tempo stesso a che punto è la vendita: Preventivo, Ordine d'acquisto o Fattura una volta incassato un pagamento. Appena un rimborso ha prodotto una nota di credito, passa al plurale — Documenti — poiché la vendita non si riassume più in un solo documento.

Il suo menu elenca i documenti con il loro riferimento, lo stesso che figura sul PDF: prima la fattura o il preventivo, poi una nota di credito per ogni rimborso. Un clic scarica il documento, per archiviarlo o trasmetterlo per un altro canale.

In fondo al menu, Invia tramite e-mail invia l'insieme dei documenti all'utente. L'invio non si limita al documento principale: la fattura parte accompagnata da tutte le note di credito della vendita, perché l'importo realmente dovuto si capisce solo confrontandole.

Ricostruire ciò che è avvenuto

La sezione Cronologia dell'ordine conserva gli eventi della vendita: creazione, modifiche, incassi, invii. È il primo posto da aprire quando un membro afferma di non aver mai ricevuto la fattura, o quando un importo non corrisponde ai ricordi del team.

Gestire un ordine in attesa

Un ordine in attesa può essere saldato in qualsiasi momento dall'utente dalla sua area personale, oppure incassato manualmente da te.

Le prestazioni con convalida manuale — bonifico, assegno — vengono erogate appena registri un pagamento. Finché non lo fai, il membro non dispone di nulla.

Per abbandonare una vendita, aprila e usa Annulla l'ordine. Resta consultabile, e l'impostazione Nascondi le cancellazioni la esclude dagli elenchi.

Esportare le vendite e la contabilità

Fai clic su Scarica l'esportazione in alto nell'elenco: l'esportazione riprende i filtri e il periodo visualizzati sullo schermo. I report di vendita per il foglio di calcolo, le scritture contabili e i formati legali sono descritti nella pagina dedicata.