Creare e gestire gli abbonamenti
Gli abbonamenti definiscono i diritti di prenotazione dei vostri utenti: periodo di accesso, tariffa, quote e regole. Create un abbonamento per ogni piano proposto dalla vostra organizzazione, poi assegnatelo nelle schede.
Creare un abbonamento
- Andate in Amministrazione›Utenti›Diritti di accesso›Abbonamenti e fate clic su Nuovo.
- Nella scheda Generale, compilate Nome & colore e una descrizione facoltativa.
- In Date di apertura dei diritti, definite il periodo durante il quale gli abbonati possono accedere. Lasciate l'impostazione disattivata per un accesso senza limiti di data.
- Fate clic su Salva.
La configurazione è organizzata in schede: Generale, Quota, Autorizzazioni, Regole, Crediti, Inviti, Etichette e Iscrizioni. Le schede dedicate alle regole di prenotazione sono descritte in una pagina apposita.
Monitorare il pagamento delle quote
Nella scheda Generale, compilate Tariffa dell'abbonamento: sulla scheda di ogni utente compare allora una casella Abbonamento pagato, con la data e l'importo pagati. Il modulo Monitoraggio degli abbonamenti (Amministrazione›Utenti›Diritti di accesso›Monitoraggio degli abbonamenti) elenca tutti gli abbonati con il loro stato di pagamento, filtrabile tramite Per abbonamento e Per stato, ed esportabile in formato Excel.
Se necessario, attivate Bloccare le prenotazioni se l'utente non ha pagato il suo abbonamento: sulla scheda dell'utente compare allora un banner e la prenotazione gli viene rifiutata fino alla registrazione del pagamento.
Per non dover controllare questa schermata, attivate i rapporti di attività: ogni mese vi inviano l'elenco nominativo degli abbonamenti in scadenza entro 30 giorni.
Vendere l'abbonamento online
Attivate Pagamenti & fatturazione nella scheda Generale per rendere l'abbonamento acquistabile online: gli utenti possono sottoscriverlo o rinnovarlo secondo i piani configurati, con fatturazione automatica. Il pagamento avviene secondo i metodi di incasso del conto di fatturazione associato.
Quando questa sezione è attiva, le date assumono un altro significato: diventano Date di accesso predefinite, applicate finché l'abbonato non ha un piano in corso. Non appena acquista un piano, subentrano le date del piano.
Sollecitare automaticamente gli abbonati prima della scadenza
Un abbonato che lascia scadere il proprio abbonamento perde i suoi diritti senza accorgersene, e voi lo scoprite quando non riesce più a prenotare. Tre e-mail partono automaticamente prima della scadenza: a 30 giorni, a 7 giorni e poi il giorno prima.
L'impostazione si effettua abbonamento per abbonamento. Andate in Amministrazione›Utenti›Diritti di accesso›Abbonamenti, aprite l'abbonamento interessato, scheda Generale, sezione Solleciti automatici prima della scadenza. È attiva per impostazione predefinita: non dovete fare nulla per usufruirne.
Aggiungere un messaggio personalizzato
Sotto l'interruttore, un editor permette di aggiungere alcune righe che verranno riportate nell'e-mail: data dell'assemblea generale, tariffa della stagione successiva, orari di apertura per le iscrizioni, indirizzo di un modulo da compilare, allegato...
Che cosa riceve l'abbonato
L'e-mail ricorda l'abbonamento interessato, la sua data di scadenza e il numero di giorni rimanenti, poi il vostro messaggio se ne avete inserito uno.
Un pulsante di rinnovo compare solo se l'abbonato può effettivamente rinnovare dal proprio account, cioè se gli è disponibile un abbonamento acquistabile online. In caso contrario, l'e-mail informa senza proporre un'azione impossibile: sta a voi indicare la procedura da seguire nel messaggio personalizzato.
Chi non riceve il sollecito
- Gli abbonati senza data di scadenza. Un sollecito annuncia una fine: senza data di fine indicata, l'abbonamento non scade mai dal punto di vista del software e nessuna e-mail viene inviata. È il caso più frequente quando non succede nulla — verificate la scheda dell'abbonato prima di cercare altrove.
- Gli abbonati il cui abbonamento ha i solleciti disattivati.
- Gli abbonati sospesi.
- Chi ha disattivato le notifiche Pagamenti & fatturazione nel proprio account: la loro scelta prevale sulla vostra.
Richiedere documenti giustificativi per prenotare
Nella scheda Generale, la sezione Informazioni obbligatorie per prenotare obbliga gli abbonati a completare alcune informazioni prima di poter prenotare: indirizzo e-mail, indirizzo postale, telefono, foto del profilo, data di nascita, classifica, numero di licenza, documento giustificativo di residenza o certificato medico.
All'utente viene chiesto di fornirli fin dal primo accesso, poi al momento di fare clic su una fascia oraria libera. L'opzione Applicare questa restrizione quando l'abbonato è partner in una prenotazione estende la regola: l'abbonato con dati incompleti non può nemmeno essere aggiunto come partner da qualcun altro.
Duplicare un abbonamento per la nuova stagione
- Aprite l'abbonamento della stagione trascorsa.
- Fate clic su Duplica: l'intera configurazione viene copiata.
- Rinominate la copia e modificate le sue date.
Riassegnare un abbonamento in blocco
- Andate in Amministrazione›Utenti›Gestione degli utenti e selezionate gli utenti interessati, oppure Seleziona tutto dopo un filtro.
- Aprite Azioni poi Edizione rapida.
- Scegliete il nuovo abbonamento e, se necessario, le sue date, poi fate clic su Salva.
La modifica rapida permette, con lo stesso gesto, di riportare tutti allo stato non pagato: è l'operazione di inizio stagione in un'unica manovra.
Un'importazione di file permette anche di aggiornare l'abbonamento dell'intero archivio in una sola operazione.
