Фактури и транзакции

Следете всички документи за продажба на вашата организация — оферти, поръчки и фактури — приемайте плащания, извършвайте възстановявания на суми и експортирайте продажбите си за счетоводството. Отворете менюто Администрация›Табло за управление›Фактуриране›Фактури & транзакции.

Разграничаване на трите вида документи

Продажбата приема различна форма в зависимост от етапа, на който се намирате, а видът се избира при създаването на документа.

• Оферта е ценово предложение, изпратено на потребителя за одобрение — учебен лагер за училищна група, наем на корт от фирма.
• Поръчка е поетата продажба, която очаква плащане. Именно тя носи плащанията.
• Фактура е номерираният документ, издаван веднага след като бъде прието плащане.

Четвърти документ, Поръчка, е подходящ за общини и фирмени комитети, които изискват документ, преди да поемат разхода.

Какво се случва с приета оферта

Офертата не е задънена улица: изпратена по електронна поща, тя съдържа връзка, която позволява на потребителя сам да я приеме, без профил и без вход в системата. Тази връзка е валидна 14 дни.

Разглеждането на офертата — страницата, PDF файлът — не я приема. Приемането настъпва в момента, в който потребителят избере начин на плащане, и именно този избор определя продължението:

• при отложено плащане (банков превод, чек, на място) офертата се превръща в Поръчка, която очаква плащане; тя ще се превърне във фактура, когато приемете плащането;
• при онлайн плащане разплащането настъпва веднага: документът става директно Фактура с номер.

С други думи, приетата оферта се проследява точно както поръчка — намирате я в раздела, който съответства на новия ѝ вид.

Намиране на продажба

1. Отворете Администрация›Табло за управление›Фактуриране›Фактури & транзакции.
2. Разделите в горната част филтрират по вид (Оферта, Поръчки, Фактури) и по състояние (В очакване, Платено, Отменено, Възстановено).
3. Панелът Филтри след това прецизира търсенето, а критериите се натрупват.

Налични са шест филтъра, три от които често се забравят, въпреки че отговарят на най-честите въпроси:

• По потребител: цялата история на покупките на един член, когато той оспорва удържана сума.
• По отговорник: продажбите, въведени от член на екипа — полезно за проверка на едно дежурство.
• На база на акаунт за фактуриране: незаменим, когато организацията ви издава фактури от няколко субекта.
• По абонамент, По категория на продукта и По статус допълват подреждането.

Селекторът на Период ограничава накрая показваното — и той управлява също експортите, които възпроизвеждат точно това, което виждате на екрана.

Търсене както по човек, така и по номер

Полето за търсене не се ограничава до референциите на документите. То обхожда едновременно:

• номера на поръчката и номера на фактурата;
• данните на потребителя: фамилия, име, потребителско име за вход, адрес на електронна поща и номер на лиценз;
• данните, въведени в самата продажба — фамилия, име, фирма и електронна поща от адреса за фактуриране.

Последната точка е важна за продажбите на място: купувачът няма профил, списъкът го показва като случаен клиент и само търсенето по адреса за фактуриране позволява да намерите продажбата му. Достатъчно е да въведете „Иванов“ или неговата електронна поща.

Създаване на поръчка или оферта

1. Щракнете върху Ново.
2. Отваря се прозорецът Изберете потребител: посочете лицето, за което е предназначена продажбата. Това е първото решение, защото то определя адреса за фактуриране и допустимите абонаменти.
3. След това изберете вида на документа, Оферта или Поръчка.
4. Добавете редовете с Добавяне на продукт.
5. Проверете Адрес за фактуриране: без ваша намеса се използва адресът по подразбиране на потребителя.
6. Щракнете върху Запази.

Всеки ред идва по избор от каталога или от свободно въвеждане. Свободното въвеждане (персонализирана карта) служи за извънредни продажби — струниране, участие в разходи — а полето Запиши в каталога ви спестява повторното въвеждане следващия път, ако продажбата се очаква да се повтаря.

Поръчката остава редактируема, докато не е прието никакво плащане. След първото плащане тя се заключва: така се гарантира, че вече платен документ не се променя без знанието на клиента.

Прилагане на отбивка

Съществуват два механизма и те не служат за едно и също. Отворете раздела Промоционален код & отстъпка, за да стигнете до настройката.

• Промо код възпроизвежда вече определена търговска акция: щракнете върху Изберете промо код и кодът прилага собственото си правило за насочване и за таван на сумата.
• Ръчно намаление е еднократен жест, решаван за всеки случай поотделно: процент или сума, които въвеждате свободно, приложени върху общата сума с ДДС.

Приемане на плащане

1. Отворете поръчката, след което щракнете върху Плащане.
2. Въведете сумата: предлага се пълното салдо, но се приема и частична сума.
3. Изберете начина: CB на място, В брой, Превод или Чек.
4. Запишете.

Ако към сметката за фактуриране е конфигуриран терминал за плащане, плащането може да бъде изпратено директно към терминала, вместо да се въвежда ръчно.

Всяко прието плащане се появява в раздела Транзакции на поръчката, със своето състояние: Потвърдено, В очакване, Неуспех или Отказано. Плащане, въведено по грешка, се коригира с Промяна на тази транзакция или Отмяна на тази транзакция — поръчката веднага преизчислява своята Остава за плащане.

Разсрочване на плащането

Бутонът График разпределя остатъка за плащане на няколко вноски с дати. При всяко следващо плащане сумата на предстоящата вноска ви се предлага автоматично.

Възстановяване на сума по продажба

1. Отворете платената поръчка, след което щракнете върху Възстановяване на сума.
2. Въведете сумата: предлага се пълно възстановяване, но частичното възстановяване остава възможно.
3. Ако са приети няколко плащания, изберете дали възстановяването да се отнесе към цялата поръчка или към конкретно плащане.

Онлайн плащането се връща директно през платежния шлюз, който го е приел: не се налага да правите банков превод.

По отношение на състоянието разграничението е важно за вашето счетоводство: частичното възстановяване оставя поръчката в Платено и показва Нетни приходи, докато пълното възстановяване я превежда в Възстановено. Например записване за 200 €, по което са възстановени 50 €, остава платена продажба с нето получена сума от 150 €.

Изпращане и изтегляне на документите

Специален бутон събира всичко, което се отнася до самия документ. Той носи името на отворения документ, което ви показва едновременно на какъв етап е продажбата: Оферта, Поръчка или Фактура след приемане на плащане.

Менюто му предлага три действия:

• Преглед, за да проверите документа на екрана преди всяко изпращане;
• Изтегляне (PDF), за да го архивирате или да го предадете по друг канал;
• Изпрати по имейл, за да го изпратите директно на потребителя.

Проследяване на случилото се

Раздел История на поръчката съхранява събитията по продажбата: създаване, промени, приети плащания, изпращания. Това е първото място, което да отворите, когато член твърди, че никога не е получил фактурата си, или когато дадена сума не съвпада със спомена на екипа.

Управление на поръчка в изчакване

Поръчка в изчакване може да бъде платена по всяко време от потребителя през неговия профил или приета ръчно от вас.

Услугите с ръчно потвърждаване — банков превод, чек — се предоставят веднага след като запишете плащане. Докато не сте го направили, членът не разполага с нищо.

За да се откажете от продажба, отворете я и използвайте Отмяна на поръчката. Тя остава достъпна за преглед, а настройката Скриване на анулиранията я изключва от списъците.

Експортиране на продажбите и счетоводството

Щракнете върху Изтегляне на експорта в горната част на списъка: експортът възпроизвежда филтрите и периода, показани на екрана. Отчетите за продажби за електронна таблица, счетоводните записи и законовите формати са описани подробно в отделната страница.