Kontrola odeslaných e-mailů a sledování akcí
Dva protokoly vám pomáhají mít přehled o tom, co se ve vaší organizaci děje: protokol e-mailů pro kontrolu, že vaše zprávy skutečně dorazily k adresátům, a auditní protokol pro dohledání administrativních operací.
Zobrazení protokolu e-mailů
- Přejděte do Administrace›Dashboard›E-mailový deník.
- Každý e-mail odeslaný organizací se zobrazí se svým stavem: Doručeno, Otevřeno, Kliknuto, Dočasný neúspěch, Odloženo, Trvalý neúspěch, Blokováno, Neplatná e-mailová adresa, Spam nebo Odhlášení.
- Tři ukazatele v horní části seznamu shrnují dané období: podíl doručených zpráv, míru otevření a míru selhání.
Tlačítko Titulek otevře podrobnosti ke každému stavu včetně vysvětlení, co server příjemce skutečně odpověděl.
Dohledání nedoručeného e-mailu
Uživatel neobdržel své přihlašovací údaje nebo poslední zprávu od organizace? Protokol vám dá odpověď.
- Otevřete Filtry a vyplňte Podle příjemce, abyste zobrazili pouze e-maily odeslané tomuto uživateli.
- Klikněte na příslušný řádek: v podrobnostech se zobrazí přesná použitá adresa, předmět, datum a zpráva vrácená poštovním serverem příjemce.
- Pomocí Podle stavu naráz odhalíte všechna neúspěšná odeslání za dané období.
Tři nejčastější případy se řeší různě:
- Trvalý neúspěch nebo Neplatná e-mailová adresa: adresa je špatně napsaná nebo neexistuje. Opravte ji v záznamu uživatele.
- Dočasný neúspěch nebo Odloženo: schránka příjemce byla plná nebo byl jeho server nedostupný. Další odeslání má velkou naději na úspěch.
- Blokováno: odesílání na tuto adresu je pozastaveno, obvykle po nahlášení zprávy jako nevyžádané pošty nebo po opakovaných chybách.
Sledování doručitelnosti hromadné zprávy
Po hromadném odeslání otevřete Filtry a vyberte zprávu v Podle hromadné zprávy: zjistíte, kolik příjemců tuto konkrétní zprávu obdrželo, otevřelo nebo v ní kliklo na odkaz, a odhalíte adresy se selháním.
Právě to udělejte po pozvánce na valnou hromadu nebo po oznámení o uzavření: místo předpokladu, že „všichni byli informováni“, víte, komu je třeba zavolat.
Tento filtr se zobrazí pouze tehdy, pokud vám váš profil dovoluje odesílat hromadné zprávy.
Dohledání administrativních akcí
- Přejděte do Administrace›Dashboard›Auditní deník.
- Protokol zobrazuje poslední operace provedené ve vaší organizaci (kromě rezervací), spolu s jejich autorem, jeho IP adresou a datem.
- Kliknutím na Exportovat (.txt) stáhnete celou historii.
Tento protokol je cenný, pokud organizaci spravuje více osob: umožňuje zjistit, kdo změnil nastavení, smazal účet nebo odeslal zprávu. Při pochybnostech o nějakém zásahu je to první podklad, který si máte prohlédnout — export obsahuje celou historii, tedy mnohem více než řádky zobrazené na obrazovce.
Rezervace zde nenajdete: mají svůj vlastní, mnohem podrobnější protokol.
