Réserver avec répétition

Posez une réservation en une seule opération sur plusieurs jours, plusieurs semaines et plusieurs calendriers pour planifier une saison de cours ou d'entraînements, en sautant les vacances scolaires et les jours fériés. Vérifiez chaque date dans l'aperçu, suivez l'avancement en direct, puis annulez tout ou partie de la série quand il le faut.

Autoriser la réservation avec répétition

1. Rendez-vous dans Administration›Utilisateurs›Droits d'accès›Profils & rôles et ouvrez le profil concerné.
2. Dans l'onglet Réservation, activez Réserver avec répétition.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Ce droit affiche la ligne Répétition sur le formulaire de réservation. Il permet aussi de choisir librement l'heure de début et l'heure de fin de chaque réservation. Il s'accompagne en général des droits Réserver pour d'autres utilisateurs, Réserver avec un libellé club et Écraser/annuler les réservations existantes.

Préparer la réservation

1. Sur les calendriers, cliquez sur le créneau de la première séance : son jour, son horaire et son terrain servent de modèle à toute la série.
2. Ajustez si besoin l'heure de début et l'heure de fin, par exemple pour couvrir deux créneaux consécutifs.
3. Choisissez les utilisateurs ou le libellé, comme pour une réservation simple.

Choisir les jours et les calendriers

Pour poser la même réservation sur plusieurs jours de la semaine ou sur plusieurs terrains à la fois, par exemple bloquer quatre courts pour un tournoi, cochez simplement les jours et les calendriers.

Sur un ordinateur :

1. Cliquez sur la ligne Répétition du formulaire. Un panneau se déplie juste en dessous.
2. Cochez les autres jours de la semaine. Le jour du créneau choisi est toujours inclus.
3. Cochez les autres calendriers qui reçoivent la même réservation. Le calendrier du créneau choisi est toujours inclus. Au-delà de dix calendriers, Voir plus affiche les suivants.

Sur un téléphone, touchez la ligne Répétition : la fenêtre de répétition s'ouvre, avec les mêmes réglages.

Sans date de fin, chaque jour coché est réservé une seule fois, à sa prochaine date après le créneau choisi : un lundi coché depuis un mercredi tombe le lundi suivant. La ligne Répétition affiche ensuite le nombre de réservations de la série.

La liste des calendriers ne propose que ceux de votre abonnement, sauf si votre profil dispose de Ignorer l'abonnement et ses restrictions.

Répéter la réservation sur plusieurs semaines

La fenêtre de répétition règle la série complète : jours, date de fin, vacances et calendriers, avec un aperçu de chaque date avant de réserver.

1. Ouvrez la fenêtre. Sur un ordinateur, cliquez sur Répéter sur plusieurs semaines dans le panneau de la ligne Répétition. Sur un téléphone, touchez la ligne Répétition.
2. Dans Jours, cochez les jours de la semaine où la réservation se répète.
3. Dans Jusqu'au, choisissez la date de fin : un raccourci, comme 3 mois ou Jusqu'aux vacances d'été, ou une date du calendrier. La série peut durer jusqu'à 18 mois.
4. Si besoin, choisissez les vacances et les jours fériés à sauter (voir la section suivante).
5. Dans Calendriers, cochez les autres calendriers qui reçoivent la même réservation.
6. Vérifiez l'aperçu, puis cliquez sur Appliquer.

Par exemple, pour un cours chaque mardi et chaque jeudi sur deux courts jusqu'aux vacances d'été, en dehors des vacances scolaires : ouvrez le formulaire sur le premier mardi, cochez le jeudi, choisissez Jusqu'aux vacances d'été, cochez le groupe des vacances scolaires et le deuxième court. La réservation est posée sur chaque date retenue, pour chaque calendrier coché.

• Le raccourci Jusqu'aux vacances d'été s'arrête la veille des prochaines grandes vacances. Il n'apparaît que si votre organisation suit les vacances scolaires dans Administration›Réglages›Réservation›Vacances et jours fériés.
• Sur un téléphone, Prévisualiser fait défiler la fenêtre jusqu'à l'aperçu.
• Fermer la fenêtre sans cliquer sur Appliquer abandonne les changements. Ne pas répéter retire la série du formulaire.

Une fois la série appliquée, la ligne Répétition affiche son nombre de réservations. Une icône d'avertissement le précède quand des créneaux de la série sont déjà occupés.

Sauter les vacances et les jours fériés

Les groupes de dates de votre organisation, comme les vacances scolaires de votre zone ou les jours fériés, vous évitent de retirer les dates une à une. Ils apparaissent dans la fenêtre dès qu'une date de fin est choisie.

1. Sous Vacances et jours fériés, choisissez la règle :
   • Sauf ces dates : la série saute les dates des groupes cochés. Un cours du mercredi ne tombe ni pendant les vacances, ni un jour férié.
   • Uniquement ces dates : la série ne garde que les dates des groupes cochés. Un stage chaque matin des vacances se pose en une seule fois.
2. Cochez un ou plusieurs groupes. Sans groupe coché, toutes les dates sont gardées.

Sur un créneau libre, la date du créneau choisi suit la même règle que les autres dates : un stage de vacances préparé depuis un mercredi ordinaire ne réserve pas ce mercredi. Quand vous modifiez une réservation existante, sa date fait toujours partie de la série.

Les dates des vacances ne sont connues que quelques années à l'avance. Quand la série va plus loin que la dernière date connue d'un groupe, l'aperçu l'indique et propose de s'arrêter à cette date. Si vous gardez votre date de fin, la série continue sans sauter de vacances avec Sauf ces dates, et ne réserve plus rien avec Uniquement ces dates.

Vérifier et retoucher les dates dans l'aperçu

L'aperçu montre chaque date de la série avant de réserver, avec les créneaux déjà occupés. Il s'ouvre sur la vue Année, un petit calendrier par mois ; la vue Liste détaille les dates mois par mois. Votre choix de vue est retenu pour les fois suivantes.

• Réservée : la date sera réservée.
• Écartée : la date tombe pendant des vacances ou un jour férié sautés.
• Occupée : un calendrier de la série a déjà une réservation à cette date.
• Ajoutée : un jour ajouté à la main.
• Vacances : les jours couverts par les groupes cochés, dans la vue Année.

Retouchez la série d'un clic, sans changer les réglages :

• Cliquez sur une date réservée pour la retirer, par exemple le jour d'une compétition. Elle est marquée Retirée à la main.
• Cliquez sur une date écartée pour la rétablir, par exemple un cours maintenu pendant les vacances. Elle est marquée Rajoutée.
• Dans la vue Année, cliquez sur un jour en dehors de la série pour l'ajouter, par exemple quelques samedis dans une série du mercredi. Un jour ajouté à la main est réservé même pendant des vacances sautées, et il reste en place quand vous changez les jours ou les vacances. Un nouveau clic le retire.
• Sur un ordinateur, glissez la souris sur plusieurs jours de la vue Année pour leur appliquer le même changement. La touche Échap annule le glissé en cours.

Sans date de fin, les dates de la série ne se retirent pas d'un clic : décochez plutôt le jour de la semaine.

Pour chaque créneau occupé, la vue Liste indique le calendrier et la réservation déjà présente, puis ce qu'elle deviendra : sera écrasé avec l'option Écraser les réservations existantes, ignoré sans elle. Le pied de la fenêtre compte les réservations de la série et détaille les dates écartées, les créneaux à écraser et ceux qui seront ignorés.

Choisir les options de la série

Les options du formulaire s'appliquent à toutes les réservations de la série. Vos derniers choix sont mémorisés d'une réservation à l'autre : vérifiez-les avant de valider.

• Écraser les réservations existantes : une réservation déjà présente sur une séance est annulée, puis remplacée. Sans cette option, la séance est ignorée et la réservation existante reste en place.
• Ne pas comptabiliser dans le quota et Ne pas comptabiliser les crédits : la série n'entame ni le quota ni les crédits des utilisateurs choisis.

Valider et suivre l'opération

1. Cliquez sur Réserver.
2. Si l'opération prend du temps, un panneau de suivi s'ouvre et affiche l'avancement de chaque étape. Pendant la création, il indique aussi le nombre de créneaux traités, le rythme par seconde et le temps restant.
3. À la fin, le panneau se ferme et un message récapitule le résultat.

Selon votre organisation, d'autres étapes suivent Création des réservations : Codes d'accès, Notifications, Commandes des participants et Rappels de réservation. Une étape sans objet n'est pas affichée.

• Le panneau ne s'ouvre que pour une opération qui dure plusieurs secondes : une réservation rapide ne l'affiche jamais.
• Il reste ouvert jusqu'à la fin de l'opération, pour que vous sachiez toujours où elle en est.
• Pendant la création des réservations, Annuler arrête la répétition. Les réservations déjà créées sont conservées.
• Si la connexion est interrompue, le suivi continue jusqu'à la fin de l'opération. Un message l'indique ensuite, et les calendriers sont rechargés.

Pour protéger vos calendriers, le nombre de créneaux créés ou supprimés en une heure est limité, par responsable et pour toute l'organisation. Au-delà, l'opération est refusée avant toute modification : le message indique la limite et l'heure à partir de laquelle réessayer.

Lire le résultat

Le message final compte des créneaux : une réservation de deux heures sur des créneaux d'une heure en compte deux.

• 40 créneaux réservés : le nombre de créneaux posés.
• 3 réservations existantes ont été écrasées. : les réservations annulées par l'écrasement.
• 2 créneaux sont occupés et n'ont pas pu être écrasés. : les créneaux où une réservation était déjà présente et reste en place.
• Aucune réservation ajoutée : aucune séance n'a pu être posée.
• Aucune date retenue pour cette série. : toutes les dates ont été écartées ou retirées, rien n'est réservé.

Quand des créneaux ont été écrasés ou ignorés, le message reste affiché jusqu'à ce que vous le fermiez.

Retrouver les dates d'une série

Chaque séance reste une réservation à part entière : vous pouvez en modifier, en déplacer ou en annuler une seule sans toucher aux autres.

Le détail d'une réservation répétée liste les dates de sa série, avec le terrain et l'horaire de chacune. Au-delà de 50 dates, la liste s'arrête et Voir tout ouvre la série complète dans Administration›Tableau de bord›Réservation›Journal des réservations.

Déplacer une séance par glisser-déposer ne déplace que ce jour : les autres dates de la série restent en place.

Annuler tout ou partie d'une série

Avec le droit Écraser/annuler les réservations existantes, l'annulation d'une réservation répétée vous demande jusqu'où annuler.

1. Survolez une réservation de la série dans les calendriers et cliquez sur la corbeille . Vous pouvez aussi utiliser le bouton d'annulation de son détail.
2. Choisissez la portée de l'annulation. Le nombre entre parenthèses indique les réservations concernées.
3. Si la série est longue, le panneau de suivi affiche l'avancement de l'annulation.

• Seulement ce créneau : cette réservation seule.
• La date de la séance, Sur le calendrier Padel 2 ou Sur tous les calendriers : les réservations de la série ce jour-là.
• Tout sur Padel 2 (4) : toutes les dates de la série sur ce calendrier.
• Tout (8 réservations) : la série entière.

Seuls les choix qui changent quelque chose sont proposés : une série posée sur un seul calendrier n'affiche pas le choix par calendrier.

Supprimer les réservations de plusieurs semaines

Le formulaire de réservation libère aussi des créneaux sur toute une période, que les réservations fassent partie d'une série ou non.

1. Cliquez sur le créneau de la première séance à libérer.
2. Réglez l'horaire et la répétition, comme pour réserver : jours, date de fin, vacances sautées et calendriers. L'aperçu montre les réservations présentes sur chaque date.
3. Cliquez sur la corbeille du formulaire. Au-dessus des boutons, une ligne rappelle le nombre de dates de la série et de réservations qui seront supprimées.
4. Cliquez sur Supprimer.

Toutes les réservations présentes sur ces séances sont annulées, puis le message 12 réservations supprimées en donne le nombre. Sans le droit Écraser/annuler les réservations existantes, seules vos propres réservations le sont.

Pour aller plus loin