Contabilitate și factură electronică

Configurați planul de conturi al organizației dumneavoastră, exportați înregistrările contabile către programul contabilului dumneavoastră și activați factura electronică în format Factur-X.

Configurarea planului de conturi

Planul de conturi stabilește în ce conturi și în ce jurnale vor fi înregistrate vânzările dumneavoastră în exporturi. Se configurează pentru fiecare cont de facturare: două entități care facturează separat au fiecare propriul plan.

1. Accesați Administrare›Setări›Facturare›Conturi de facturare și deschideți contul respectiv.
2. Deschideți fila Plan contabil.
3. Ajustați numerele de cont și denumirile, apoi faceți clic pe Salvează.

Ecranul este structurat în trei blocuri:

• Vânzări, TVA și clienți: conturile de prestări de servicii, de TVA colectată, de clienți și de reduceri acordate.
• Trezorerie: conturile de bancă, de casă și de cecuri în curs de încasare, utilizate de înregistrările de încasare.
• Jurnale: codurile jurnalelor de vânzări, de bancă și de casă.

Repartizarea vânzărilor pe categorie sau pe cotă

În mod implicit, toate vânzările dumneavoastră sunt înregistrate într-un singur cont de venituri. Două repartizări opționale vă permit să mergeți mai departe, în aceeași filă.

• Defalcarea vânzărilor pe categorii: un cont distinct pentru fiecare categorie de produs — abonamente, credite, echipamente, lecții… Faceți clic pe Adaugă o categorie, alegeți categoria și introduceți contul corespunzător.
• Defalcarea TVA-ului pe cote: un cont de TVA colectată distinct pentru fiecare cotă. Faceți clic pe Adaugă o rată, introduceți cota și contul corespunzător.

Această opțiune este utilă atunci când contabilitatea dumneavoastră trebuie să facă distincție între activități — de exemplu pentru a separa veniturile din predare de închirierile de teren. În absența unei repartizări, totul ajunge în conturile generale definite mai sus.

Exportarea vânzărilor și a înregistrărilor contabile

1. Accesați Administrare›Panou de control›Facturare›Facturi & tranzacții.
2. Filtrați lista în funcție de perioada și criteriile dorite: exportul preia exact filtrele afișate pe ecran.
3. Faceți clic pe Descarcă exportul și alegeți un format.

Urmărirea activității comerciale

• Excel (.xlsx): o linie pentru fiecare comandă, cu data, utilizatorul, sumele fără TVA, TVA și cu TVA, statutul și modalitatea de plată. Este formatul recomandat pentru a analiza vânzările într-un program de calcul tabelar.
• CSV (.csv): același raport, într-un format care poate fi citit de orice program de calcul tabelar.
• Descarcă facturile PDF: o arhivă care conține PDF-ul fiecărei facturi din filtrul curent. Sunt incluse doar facturile emise.

Transmiterea către contabilul dumneavoastră

• Înregistrări contabile (.csv): înregistrările în debit/credit pentru fiecare factură, într-un format lizibil destinat unui import manual.
• FEC (Franța): Fișierul Înregistrărilor Contabile, format legal francez, care poate fi importat de Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane sau QuickBooks. O înregistrare echilibrată pentru fiecare factură.
• FAIA (Luxemburg) și DATEV (Germania): formatele legale ale acestor două țări, propuse organizațiilor stabilite acolo.

Opțiunea Include regulamentele (trezorerie) adaugă înregistrările de încasare (bancă, casă, cec) la cele de vânzări. Debifați-o pentru a exporta doar jurnalul de vânzări.

Emiterea facturilor în format Factur-X

Facturarea electronică devine obligatorie în Franța. Factur-X este formatul reținut: o factură PDF absolut obișnuită, în care este inserat un fișier de date pe care programele de contabilitate îl pot citi automat.

Pentru persoana care primește factura, nimic nu se schimbă: deschide un PDF, identic cu cel de dinainte. Programul său de contabilitate găsește, în plus, sumele și identificatorii, fără să fie nevoie să le introducă din nou.

Verificați dacă organizația dumneavoastră este vizată

Aceasta este prima întrebare la care trebuie să răspundeți, iar răspunsul este departe de a fi același pentru toate organizațiile.

• Asociațiile sportive scutite de TVA în temeiul articolului 261-7-1° din Codul general al impozitelor nu sunt vizate nici de facturarea electronică, nici de e-reporting. Multe organizații se află în această situație.
• Organizațiile plătitoare de TVA vor trebui să emită facturile între profesioniști în format electronic. Pentru microîntreprinderi și IMM-uri, adică aproape toate organizațiile, termenul de emitere este stabilit la 1 septembrie 2027.
• Facturile către persoane fizice (membrii dumneavoastră) nu intră în domeniul facturării electronice, indiferent de regimul dumneavoastră.

Activarea formatului

1. Accesați Administrare›Setări›Facturare›Conturi de facturare și modificați contul respectiv.
2. În fila Facturare, identificați opțiunea Factură electronică situată în secțiunea Detalii de facturare
3. Alegeți formatul:
   • Factur-X (Franța) pentru o organizație franceză: acesta adaugă mențiunile legale franceze cerute pe facturile între profesioniști;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) pentru norma europeană, fără specificitățile franceze;
   • Dezactivat pentru a genera facturi PDF clasice.

Setarea este specifică fiecărui cont de facturare: o organizație care facturează din mai multe conturi le activează independent.

Completarea informațiilor obligatorii

O factură electronică trebuie să identifice cu certitudine emitentul. Aceste informații se introduc în aceeași filă, secțiunea Detalii de facturare.

1. SIRET al organizației dumneavoastră: este câmpul indispensabil. Fără el, factura nu poate fi conformă și un mesaj de avertizare se afișează sub opțiune.
2. Număr TVA, dacă organizația dumneavoastră este plătitoare. Dacă este necompletat, SIRET-ul are rol de identificator fiscal.
3. Adresa completă: denumirea juridică, strada, codul poștal, orașul și țara. O adresă incompletă generează o factură respinsă de platforma clientului dumneavoastră.
4. E-mailul de facturare, utilizat ca punct de contact atunci când niciun alt identificator nu este disponibil.

Obținerea SIREN-ului clienților dumneavoastră profesioniști

O factură între profesioniști trebuie să identifice și cumpărătorul. SIREN-ul clientului se introduce în adresa sa de facturare, în blocul Adresă companie, împreună cu Denumire companie și SIREN. Aceeași introducere de date este propusă în cazul unei vânzări la ghișeu.

Nimic din toate acestea nu este solicitat pentru o factură emisă unei persoane fizice: numele, adresa și țara sunt suficiente.