Facturi și tranzacții

Urmăriți toate documentele de vânzare ale organizației dumneavoastră — oferte, comenzi și facturi —, încasați plățile, efectuați rambursări și exportați vânzările pentru contabilitate. Accesați meniul Administrare›Panou de control›Facturare›Facturi & tranzacții.

Diferențierea celor trei tipuri de documente

O vânzare nu are aceeași formă în funcție de etapa în care vă aflați, iar tipul se alege la crearea documentului.

• Ofertă este o propunere cu prețuri, trimisă utilizatorului pentru acord — o tabără de pregătire pentru un grup școlar, închirierea unui teren către o companie.
• Comandă este vânzarea angajată, în așteptarea plății. Ea este cea care conține plățile.
• Factură este documentul numerotat, emis imediat ce o plată este încasată.

Un al patrulea document, Comandă de achiziție, se potrivește instituțiilor publice și comitetelor de întreprindere care solicită un document justificativ înainte de a angaja cheltuiala.

Ce devine o ofertă acceptată

Oferta nu este un punct mort: trimisă prin e-mail, ea conține un link care permite utilizatorului să o accepte singur, fără cont și fără autentificare. Acest link rămâne valabil 14 zile.

Consultarea ofertei — pagina, PDF-ul — nu echivalează cu acceptarea ei. Acceptarea are loc în momentul în care utilizatorul alege o modalitate de plată, iar această alegere determină ce urmează:

• cu o plată amânată (transfer bancar, cec, la fața locului), oferta devine Comandă în așteptarea plății; ea se va transforma în factură în momentul în care încasați;
• cu o plată online, plata are loc imediat: documentul devine direct Factură, numerotată.

Altfel spus, o ofertă se urmărește exact ca o comandă odată acceptată — o regăsiți în fila corespunzătoare noului său tip.

Găsirea unei vânzări

1. Accesați Administrare›Panou de control›Facturare›Facturi & tranzacții.
2. Filele din partea de sus filtrează pe tip (Ofertă, Comenzi, Facturi) și pe status (În așteptare, Plătit, Anulat, Rambursat).
3. Panoul Filtre rafinează apoi căutarea, iar criteriile se cumulează.

Sunt disponibile șase filtre, dintre care trei sunt adesea uitate, deși răspund celor mai frecvente întrebări:

• După utilizator: întregul istoric de achiziții al unui membru, atunci când acesta contestă o debitare.
• După manager: vânzările înregistrate de o persoană din echipă — util pentru a verifica o zi de program.
• Pe cont de facturare: indispensabil de îndată ce organizația dumneavoastră facturează din mai multe entități.
• După abonament, Pe categorie de produs și După statut completează sortarea.

Selectorul de Perioadă delimitează, în final, afișarea — și comandă totodată exporturile, care preiau exact ceea ce vedeți pe ecran.

Căutarea după persoană, la fel ca după număr

Câmpul de căutare nu se limitează la referințele documentelor. El interoghează simultan:

• numărul comenzii și numărul facturii;
• identitatea utilizatorului: nume, prenume, identificator de conectare, adresă de e-mail și număr de licență;
• datele de contact introduse pe vânzarea propriu-zisă — nume, prenume, denumire socială și adresa de e-mail din adresa de facturare.

Acest ultim punct contează pentru vânzările la ghișeu: cumpărătorul nu are cont, lista îl afișează ca client ocazional, iar doar căutarea pe adresa de facturare permite regăsirea vânzării sale. Este suficient să introduceți „Dupont” sau adresa lui de e-mail.

Crearea unei comenzi sau a unei oferte

1. Faceți clic pe Nou.
2. Se deschide o fereastră Selectați un utilizator: indicați persoana căreia îi este destinată vânzarea. Aceasta este prima decizie, deoarece determină adresa de facturare și abonamentele eligibile.
3. Alegeți apoi tipul documentului, Ofertă sau Comandă.
4. Adăugați rândurile cu Adaugă un produs.
5. Verificați Adresa de facturare: fără intervenția dumneavoastră, se folosește adresa implicită a utilizatorului.
6. Faceți clic pe Salvează.

Fiecare rând provine, la alegere, din catalog sau din introducerea liberă. Introducerea liberă (cartela personalizată) este utilă pentru vânzările excepționale — o coardă de rachetă, o contribuție la cheltuieli — iar caseta Salvează în catalog vă scutește de a o reintroduce data viitoare, dacă este menită să revină.

O comandă rămâne modificabilă atât timp cât nu a fost încasată nicio plată. După prima încasare, ea se blochează: astfel se garantează că un document deja achitat nu se mai modifică fără știrea clientului.

Aplicarea unei reduceri

Există două mecanisme, care nu servesc aceluiași scop. Deschideți secțiunea Cod promoțional & reducere pentru a accesa configurarea.

• Cod promoțional preia o operațiune comercială deja definită: faceți clic pe Selectați un cod promoțional, iar codul aplică propria regulă de direcționare și de plafonare.
• Reducere manuală este o acțiune punctuală, decisă de la caz la caz: un procent sau o sumă pe care le introduceți liber, aplicate la totalul cu TVA.

Încasarea unei plăți

1. Deschideți comanda, apoi faceți clic pe Plată.
2. Introduceți suma: se propune soldul integral, dar se acceptă și o sumă parțială.
3. Alegeți modalitatea: CB la fața locului, Numerar, Transfer sau Cec.
4. Salvați.

Dacă un terminal de plată este configurat pe contul de facturare, încasarea poate fi trimisă direct către terminalul de plată, în loc să fie introdusă manual.

Fiecare încasare apare în secțiunea Tranzacții a comenzii, cu statusul său: Confirmat, În așteptare, Eșec sau Refuzat. O plată introdusă din greșeală se corectează cu Modifică această tranzacție sau Anulează această tranzacție — comanda își recalculează imediat Rest de plată.

Eșalonarea plății

Butonul Grafic de termene repartizează restul de plată pe mai multe rate cu date stabilite. La fiecare încasare următoare, suma ratei următoare vă este propusă automat.

Rambursarea unei vânzări

1. Deschideți comanda achitată, apoi faceți clic pe Rambursează.
2. Introduceți suma: se propune rambursarea totală, dar o rambursare parțială rămâne posibilă.
3. Dacă au fost încasate mai multe plăți, alegeți dacă imputați rambursarea pe întreaga comandă sau pe o plată anume.

O plată online este returnată direct prin gateway-ul de plată care a încasat-o: nu aveți de făcut niciun transfer bancar.

În privința statusului, distincția contează pentru contabilitatea dumneavoastră: o rambursare parțială lasă comanda în Plătit și afișează Net încasat, în timp ce o rambursare totală o trece în Rambursat. De exemplu, o înscriere de 200 € rambursată cu 50 € rămâne o vânzare achitată, al cărei încasat net este de 150 €.

Trimiterea și descărcarea documentelor

Un buton dedicat reunește tot ce privește documentul în sine. El poartă numele documentului deschis, ceea ce vă arată totodată în ce stadiu se află vânzarea: Ofertă, Comandă de achiziție sau Factură după ce o plată a fost încasată.

Meniul său propune trei acțiuni:

• Previzualizați pentru a verifica documentul pe ecran înainte de orice trimitere;
• Descărcare (PDF) pentru a-l arhiva sau a-l transmite pe alt canal;
• Trimite prin e-mail pentru a-l trimite direct utilizatorului.

Reconstituirea celor întâmplate

Secțiunea Istoricul comenzii păstrează evenimentele vânzării: creare, modificări, încasări, trimiteri. Este primul loc pe care îl deschideți atunci când un membru afirmă că nu a primit niciodată factura sa sau când o sumă nu corespunde cu ceea ce își amintește echipa.

Gestionarea unei comenzi în așteptare

O comandă în așteptare poate fi achitată în orice moment de către utilizator din spațiul său sau încasată manual de dumneavoastră.

Prestațiile cu validare manuală — transfer bancar, cec — sunt livrate imediat ce înregistrați o plată. Până când nu ați făcut acest lucru, membrul nu dispune de nimic.

Pentru a abandona o vânzare, deschideți-o și utilizați Anulează comanda. Ea rămâne consultabilă, iar setarea Ascundeți anulările o exclude din liste.

Exportarea vânzărilor și a contabilității

Faceți clic pe Descarcă exportul în partea de sus a listei: exportul preia filtrele și perioada afișate pe ecran. Rapoartele de vânzări pentru foaia de calcul, înregistrările contabile și formatele legale sunt detaliate în pagina dedicată.