Faktúry a transakcie

Sledujte všetky predajné doklady svojej organizácie – cenové ponuky, objednávky a faktúry – prijímajte platby, vykonávajte vrátenia platieb a exportujte predaje pre účtovníctvo. Prejdite do menu Administrácia›Dashboard›Fakturácia›Faktúry & transakcie.

Rozlíšenie troch typov dokladov

Predaj má inú podobu podľa toho, v akej fáze sa nachádzate, a typ dokladu si zvolíte pri jeho vytvorení.

• Cenová ponuka je cenový návrh, ktorý pošlete používateľovi na schválenie – športové sústredenie pre školskú skupinu, prenájom kurtu firme.
• Objednávka je už záväzný predaj, ktorý čaká na úhradu. Práve na ňu sa viažu platby.
• Faktúra je číslovaný doklad, ktorý sa vystaví hneď po prijatí platby.

Štvrtý doklad, Objednávkový formulár, sa hodí pre samosprávy a zamestnanecké rady, ktoré požadujú doklad ešte pred schválením výdavku.

Čo sa stane s prijatou cenovou ponukou

Cenová ponuka nie je slepá ulička: keď ju odošlete e-mailom, obsahuje odkaz, ktorý umožňuje používateľovi prijať ju sám, bez konta a bez prihlásenia. Tento odkaz platí 14 dní.

Samotné zobrazenie cenovej ponuky – stránky alebo PDF – ju neprijíma. Prijatie nastáva vo chvíli, keď používateľ zvolí spôsob platby, a práve táto voľba určuje ďalší postup:

• pri odloženej úhrade (prevod, šek, platba na mieste) sa cenová ponuka zmení na Objednávka čakajúcu na úhradu; na faktúru sa premení, keď prijmete platbu;
• pri online platbe prebehne úhrada okamžite: doklad sa priamo zmení na Faktúra s prideleným číslom.

Inými slovami, po prijatí sledujete cenovú ponuku presne tak ako objednávku – nájdete ju na karte, ktorá odpovedá jej novému typu.

Vyhľadanie predaja

1. Prejdite do Administrácia›Dashboard›Fakturácia›Faktúry & transakcie.
2. Karty v hornej časti filtrujú podľa typu (Cenová ponuka, Objednávky, Faktúry) a podľa stavu (Čakajúce, Zaplatené, Zrušené, Vrátené).
3. Panel Filtre potom vyhľadávanie spresní a jednotlivé kritériá sa dajú kombinovať.

K dispozícii je šesť filtrov, pričom tri z nich sa často prehliadajú, hoci odpovedajú na najčastejšie otázky:

• Podľa používateľa: celá história nákupov člena, keď rozporuje niektorú platbu.
• Podľa manažéra: predaje zadané niektorým členom tímu – užitočné pri kontrole jedného dňa služby.
• Podľa fakturačného účtu: nevyhnutné vždy, keď vaša organizácia fakturuje z viacerých subjektov.
• Podľa predplatného, Podľa kategórie produktu a Podľa stavu dopĺňajú zoradenie.

Nakoniec selektor Obdobie vymedzí zobrazenie – a riadi aj exporty, ktoré preberajú presne to, čo vidíte na obrazovke.

Hľadajte podľa osoby rovnako ako podľa čísla

Pole vyhľadávania sa neobmedzuje na referencie dokladov. Prehľadáva súčasne:

• číslo objednávky a číslo faktúry;
• identitu používateľa: priezvisko, meno, prihlasovacie meno, e-mailovú adresu a číslo licencie;
• kontaktné údaje zadané priamo na predaji – priezvisko, meno, obchodné meno a e-mail fakturačnej adresy.

Posledný bod je dôležitý pri predaji na pulte: kupujúci nemá konto, zoznam ho zobrazí ako príležitostného zákazníka a jeho predaj nájdete iba vyhľadaním podľa fakturačnej adresy. Stačí zadať „Dupont“ alebo jeho e-mail.

Vytvorenie objednávky alebo cenovej ponuky

1. Kliknite na Nový.
2. Otvorí sa okno Vybrať používateľa: určite osobu, ktorej je predaj určený. Toto je prvé rozhodnutie, pretože určuje fakturačnú adresu aj oprávnené predplatné.
3. Následne zvoľte typ dokladu, Cenová ponuka alebo Objednávka.
4. Pridajte položky pomocou Pridať produkt.
5. Skontrolujte Fakturačná adresa: bez vášho zásahu sa použije predvolená adresa používateľa.
6. Kliknite na Uložiť.

Každá položka pochádza buď z katalógu, alebo z voľného zadania. Voľné zadanie (dlaždica vlastnej položky) slúži na výnimočné predaje – výplet rakety, príspevok na náklady – a políčko Uložiť do katalógu vám ušetrí opätovné zadávanie, ak sa položka bude opakovať.

Objednávku možno upravovať, kým nebola prijatá žiadna platba. Po prvom prijatí platby sa uzamkne: práve to zaručuje, že už uhradený doklad sa nezmení za zákazníkovými plecami.

Uplatnenie zľavy

Existujú dva mechanizmy a každý slúži na niečo iné. Otvorte sekciu Promo kód & zľava a dostanete sa k nastaveniam.

• Promo kód preberá už definovanú obchodnú akciu: kliknite na Vyberte promo kód a kód uplatní svoje vlastné pravidlo zacielenia a stropu.
• Manuálna zľava je jednorazové rozhodnutie, prijaté prípad od prípadu: percento alebo suma, ktorú zadáte voľne a ktorá sa uplatní na celkovú sumu s DPH.

Prijatie platby

1. Otvorte objednávku a kliknite na Platba.
2. Zadajte sumu: navrhne sa celý zostatok, ale je možná aj čiastková suma.
3. Zvoľte spôsob: CB na mieste, Hotovosť, Prevod alebo Šek.
4. Uložte.

Ak je k fakturačnému účtu nastavený platobný terminál, platbu môžete odoslať priamo na platobný terminál namiesto ručného zadania.

Každé prijatie platby sa zobrazí v sekcii Transakcie objednávky spolu so stavom: Potvrdené, Čakajúce, Zlyhanie alebo Odmietnuté. Omylom zadanú platbu opravíte pomocou Upraviť túto transakciu alebo Zrušiť túto transakciu – objednávka okamžite prepočíta Zostáva zaplatiť.

Rozloženie úhrady na splátky

Tlačidlo Časový harmonogram rozdelí zostatok na úhradu na viacero splátok s dátumami. Pri každom ďalšom prijatí platby sa vám automaticky navrhne suma najbližšej splátky.

Vrátenie platby za predaj

1. Otvorte uhradenú objednávku a kliknite na Vrátiť peniaze.
2. Zadajte sumu: navrhne sa vrátenie celej sumy, možné je aj čiastočné vrátenie.
3. Ak bolo prijatých viac platieb, zvoľte, či sa vrátenie priradí k celej objednávke alebo ku konkrétnej platbe.

Online platba sa vráti priamo cez platobnú bránu, ktorá ju prijala: nemusíte robiť žiadny prevod.

Pri stave je dôležitý rozdiel pre vaše účtovníctvo: čiastočné vrátenie ponechá objednávku v stave Zaplatené a zobrazí Čistý príjem, kým úplné vrátenie ju presunie do stavu Vrátené. Napríklad prihláška za 200 €, z ktorej sa vrátilo 50 €, zostáva uhradeným predajom s čistou prijatou sumou 150 €.

Odosielanie a stiahnutie dokladov

Všetko, čo sa týka samotného dokladu, zhŕňa jedno tlačidlo. Nesie názov otvoreného dokladu, čo vám zároveň naznačuje, v akej fáze predaj je: Cenová ponuka, Objednávkový formulár alebo Faktúra po prijatí platby.

Jeho menu ponúka tri akcie:

• Náhľad na kontrolu dokladu na obrazovke pred akýmkoľvek odoslaním;
• Stiahnuť (PDF) na archiváciu alebo odoslanie iným kanálom;
• Poslať e-mailom na priame zaslanie používateľovi.

Zistenie, čo sa stalo

Sekcia História objednávky uchováva udalosti predaja: vytvorenie, úpravy, prijaté platby, odoslania. Je to prvé miesto, ktoré otvoríte, keď člen tvrdí, že nikdy nedostal faktúru, alebo keď suma nezodpovedá tomu, čo si tím pamätá.

Práca s objednávkou v stave čakania

Objednávku v stave čakania môže používateľ kedykoľvek uhradiť zo svojho priestoru, alebo môžete platbu prijať ručne vy.

Služby s ručným potvrdením – prevod, šek – sa poskytnú až vo chvíli, keď zaznamenáte platbu. Kým to neurobíte, člen nemá k dispozícii nič.

Ak chcete predaj opustiť, otvorte ho a použite Zrušiť objednávku. Zostane k dispozícii na nahliadnutie a nastavenie Skryť zrušenia ho vylúči zo zoznamov.

Export predajov a účtovníctva

Kliknite na Stiahnuť export v hornej časti zoznamu: export preberie filtre a obdobie zobrazené na obrazovke. Predajné reporty pre tabuľkový procesor, účtovné zápisy a zákonné formáty sú podrobne opísané na samostatnej stránke.