Commandes & factures

Suivez tous les documents de vente de votre club — devis, commandes et factures — encaissez les paiements, effectuez des remboursements et exportez vos ventes pour la comptabilité.

Suivre les commandes

1. Rendez-vous dans Administration›Tableau de bord›Facturation›Factures & transactions.
2. Filtrez par type de document avec les onglets Devis, Commandes et Factures, ou par statut (En attente, Payé, Annulé, Remboursé) via les filtres.
3. Utilisez la recherche et le sélecteur de période pour retrouver une vente précise ; cliquez sur une ligne pour ouvrir son détail.

Créer une commande ou un devis

1. Cliquez sur Nouveau : le type de document se choisit dans le formulaire.
2. Cliquez sur Sélectionner un utilisateur pour rattacher la vente à un utilisateur.
3. Ajoutez les lignes : choisissez un produit du catalogue ou une saisie libre, ajustez quantités et prix, appliquez une remise si besoin.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Une commande reste modifiable tant qu'aucun paiement n'a été encaissé.

Encaisser un paiement

1. Ouvrez la commande, puis cliquez sur Paiement.
2. Saisissez le montant : le solde complet est proposé par défaut, mais un montant partiel est possible.
3. Choisissez le moyen de paiement (CB sur place, Espèces, Virement, Chèque), puis enregistrez.
4. Si un terminal de paiement est configuré sur le compte de facturation, vous pouvez aussi envoyer l'encaissement directement sur le TPE.

Pour étaler le règlement, cliquez sur Échéancier puis Créer l'échéancier : le reste à payer est réparti en échéances datées, et le montant de la prochaine échéance vous est proposé à chaque encaissement.

Rembourser une vente

1. Ouvrez la commande payée, puis cliquez sur Rembourser.
2. Saisissez le montant : le montant remboursable complet est proposé, mais un remboursement partiel est possible.
3. Si plusieurs paiements ont été encaissés, choisissez d'imputer le remboursement sur la commande entière ou sur un paiement précis.

Un paiement en ligne est remboursé directement via la passerelle de paiement. Un remboursement partiel laisse la commande au statut Payé en affichant le montant remboursé et le net encaissé ; un remboursement total la passe au statut Remboursé.

Envoyer et télécharger les documents

Dans le détail d'une vente, le bouton Document regroupe les actions sur le document (facture, devis ou bon de commande selon le type) : aperçu, téléchargement du PDF et Envoyer par e-mail à l'utilisateur.

Gérer une commande en attente

• Une commande en attente peut être réglée à tout moment par l'utilisateur depuis son espace, ou encaissée manuellement par vos soins.
• Les prestations à validation manuelle (virement, chèque) sont livrées à l'utilisateur dès que vous enregistrez le paiement correspondant.
• Pour abandonner une vente, ouvrez-la et utilisez l'action Annuler la commande.

Exporter les ventes et la comptabilité

1. Cliquez sur Télécharger l'export en haut de la liste : l'export reprend les filtres et la période affichés.
2. Choisissez un format de rapport de ventes : Excel (.xlsx), CSV (.csv), ou une archive des factures avec Télécharger les factures PDF.
3. Pour la comptabilité, choisissez Écritures comptables (.csv) ou le format légal de votre pays : FEC (France), FAIA (Luxembourg) ou DATEV (Allemagne).
4. Cochez Inclure les règlements (trésorerie) pour ajouter les écritures d'encaissement aux écritures de ventes.

Les comptes et journaux utilisés par ces exports se règlent dans le plan comptable du compte de facturation.