Réserver en tant que responsable
En tant que responsable du club, vous disposez d'options supplémentaires sur le formulaire de réservation : réserver pour un utilisateur, écraser un créneau, réserver hors quota, répéter une réservation ou désactiver les notifications.
Sommaire
Réserver pour un utilisateur
- Sur le calendrier, cliquez sur un créneau libre.
- Dans l'onglet Utilisateurs, recherchez et sélectionnez le ou les joueurs concernés. Les filtres et la liste Mes favoris accélèrent la recherche.
- Ajoutez si besoin des invités extérieurs au club en précisant leur identité.
- Validez : la réservation est enregistrée au nom des utilisateurs choisis.
L'option Recherche de partenaire (réservation ouverte) laisse le créneau ouvert pour que d'autres utilisateurs puissent s'y ajouter.
Par défaut, les réservations effectuées pour un utilisateur ne sont pas soumises aux règles de sa formule d'abonnement. Pour que ses quotas et crédits s'appliquent même quand un responsable réserve à sa place, activez l'option Activer les restrictions dans l'onglet de réservation du profil concerné, dans Administration›Utilisateurs›Droits d'accès›Profils & rôles.
Utiliser les options du responsable
Selon vos droits, le formulaire de réservation propose plusieurs options :
- Écraser les réservations existantes : remplace (annule) toute réservation déjà présente sur le créneau. Très utile pour planifier la saison.
- Ne pas comptabiliser dans le quota : la réservation n'entame pas le quota de l'utilisateur.
- Ne pas comptabiliser les crédits : aucun crédit de réservation ou d'invitation n'est débité, pratique pour offrir un créneau.
- Désactiver les notifications : aucun e-mail ni notification push n'est envoyé aux participants.
- Couleur personnalisée : applique une couleur spécifique au créneau sur le calendrier.
- Imprimer un justificatif : propose l'impression d'un justificatif après la validation, si la fonction est activée dans les préférences d'affichage.
L'option d'écrasement annule définitivement les réservations existantes sur le créneau. Vérifiez le créneau visé avant de valider, surtout avec une répétition.
Répéter une réservation sur plusieurs semaines
- Sur le formulaire de réservation, ouvrez Répétition.
- Cochez les jours de la semaine à répéter.
- Sélectionnez la durée de la répétition, de la semaine suivante jusqu'à plusieurs mois.
- Validez : la réservation est posée sur toutes les occurrences.
Combinez la répétition avec un libellé pour planifier un cours hebdomadaire ou un entraînement sur toute la saison.
Organiser un cours collectif sur des sous-créneaux
Pour inscrire plus de participants qu'un créneau ne le permet, découpez la plage du cours en sous-créneaux plus courts dans les horaires du calendrier, puis réservez chaque sous-créneau pour un groupe d'utilisateurs, avec la répétition pour couvrir la saison. Pour libérer une seule séance (absence de l'enseignant par exemple), annulez uniquement le sous-créneau concerné : les autres occurrences restent en place.
Configurer vos calendriers
Un calendrier représente un terrain ou un espace réservable (court, piste, salle). Créez un calendrier par terrain, puis définissez ses horaires, la durée des créneaux et son apparence.
Faire accepter le règlement intérieur
Conditionnez la réservation d'un créneau à l'acceptation d'un règlement : consignes de sécurité, charte du club, engagement de responsabilité… Le texte est proposé aux utilisateurs concernés jusqu'à ce qu'ils l'acceptent.
