Gérer une saison
Changement de saison de A à Z : préparer les nouveaux abonnements, réaffecter les utilisateurs en masse, remettre les compteurs de crédits à zéro et faire le ménage dans les comptes.
Sommaire
Préparer les abonnements de la nouvelle saison
- Rendez-vous dans Administration›Utilisateurs›Droits d'accès›Abonnements.
- Ouvrez chaque abonnement de la saison écoulée, puis cliquez sur Dupliquer.
- Sur la copie, ajustez le nom (par exemple le millésime), les dates de début et de fin, et le tarif si nécessaire.
Conservez les anciens abonnements plutôt que de modifier leurs dates : l'historique et les statistiques de la saison écoulée restent intacts, et vous basculez les utilisateurs vers les copies à votre rythme.
Réaffecter le nouvel abonnement en masse
- Rendez-vous dans Administration›Utilisateurs›Gestion des utilisateurs.
- Cliquez sur Filtres et filtrez par ancien abonnement pour cibler les utilisateurs concernés.
- Cliquez sur Tout sélectionner, puis ouvrez le menu Actions et choisissez Édition rapide.
- Sélectionnez le nouvel abonnement dans la liste Abonnement et, si besoin, cochez Modifier les dates de l'abonnement.
- Enregistrez : tous les utilisateurs sélectionnés basculent en une seule opération.
Vous pouvez aussi réaffecter les abonnements via un import de fichier (Administration›Utilisateurs›Import / export›Importer un fichier), pratique si vous préparez la saison dans un tableur.
Groupes et actions groupées
Classez vos utilisateurs par groupes (école de tennis, équipes, bénévoles...) et appliquez des actions à plusieurs utilisateurs en une seule opération : message, édition rapide, crédits, cartes, suspension.
Importer et exporter des utilisateurs
Constituez ou mettez à jour votre base en quelques minutes : saisie express, import de fichier Excel/CSV avec correspondance des colonnes, export personnalisable et synchronisation ADOC pour les clubs français.
Remettre les compteurs de crédits à zéro
- Dans Administration›Utilisateurs›Gestion des utilisateurs, sélectionnez les utilisateurs concernés (ou Tout sélectionner après filtrage).
- Ouvrez le menu Actions et choisissez Crédits.
- Pour les Crédits de réservation comme pour les Crédits d'invitation, choisissez Mise à niveau des compteurs et indiquez la valeur cible, par exemple 0.
- Enregistrez : tous les compteurs sélectionnés sont alignés sur la même valeur.
La mise à niveau remplace le solde de chaque utilisateur sélectionné par la valeur indiquée, quel que soit son solde initial. Pour ajouter ou retirer des crédits en conservant les écarts entre utilisateurs, utilisez plutôt l'option Ajouter / retirer des crédits.
Faire le ménage dans les comptes
- Filtrez les utilisateurs qui ne renouvellent pas leur adhésion.
- Depuis le menu Actions, choisissez Suspendre pour bloquer temporairement l'accès, ou Supprimer pour déplacer les comptes dans la corbeille.
- Ouvrez la Corbeille depuis la page des utilisateurs pour restaurer un compte déplacé par erreur, ou pour utiliser Tout restaurer et Vider la corbeille.
Les comptes restent restaurables pendant 6 mois après leur mise en corbeille, puis sont supprimés définitivement. Pendant cette période, ils ne sont pas comptabilisés dans la limite d'utilisateurs de votre formule BalleJaune.
Couvrir deux activités avec un seul abonnement
Chaque utilisateur ne peut avoir qu'un seul abonnement à la fois. Si votre club propose par exemple tennis et padel, créez un abonnement combiné plutôt que deux abonnements distincts :
- Créez un abonnement unique (par exemple « Tennis + Padel »).
- Dans l'onglet Quota, ouvrez la Configuration avancée puis utilisez Ajouter un quota pour définir un quota propre à chaque groupe de calendriers.
- Pour différencier les tarifs, activez le système de crédits sur les calendriers concernés (Activer le système de crédits) et définissez des règles dans Tarifs des réservations.
- Si certains abonnements ne doivent pas se croiser sur les mêmes créneaux, utilisez l'onglet Règles et l'option Interdire la réservation avec d'autres abonnements.
