Recevoir des rapports d'activités par e-mail
Recevez automatiquement un récapitulatif de la vie de votre club : effectifs, abonnements, inscriptions, réservations, connexions et e-mails, avec l'évolution par rapport à la période précédente.
Activer les rapports
- Rendez-vous dans Administration›Réglages›Rapports d'activités.
- Activez Activer les rapports d'activités par e-mail.
- Dans Adresses e-mail, indiquez jusqu'à 4 destinataires, une adresse par ligne.
- Cliquez sur Enregistrer.
Les destinataires n'ont pas besoin d'un compte responsable ni d'un droit particulier : le rapport arrive dans leur boîte. C'est le moyen le plus simple de tenir informé un président ou un trésorier qui ne se connecte jamais à l'application.
Choisir les fréquences
Trois rapports coexistent, activables séparément ou ensemble :
- Rapports quotidiens : chaque matin, les activités de la veille.
- Rapports hebdomadaires : chaque lundi matin, la semaine écoulée.
- Rapports mensuels : le 1er de chaque mois, le mois écoulé.
Chacun répond à un besoin différent. Le quotidien sert la permanence : il signale ce qu'il y a à traiter aujourd'hui. Le mensuel se transfère tel quel au bureau, sans reformatage. L'hebdomadaire tient le milieu et convient bien à un responsable bénévole qui passe au club une fois par semaine.
Comprendre ce que contient le rapport
Le rapport ne se limite pas aux réservations. Il rassemble sept familles d'indicateurs, chacune comparée à la période précédente :
- Utilisateurs : effectif total, nouveaux comptes, comptes suspendus, comptes mis à la corbeille et comptes définitivement supprimés.
- Abonnements : abonnements payés, abonnements expirés, et surtout ceux qui arrivent à échéance dans les 30 prochains jours.
- Inscriptions en ligne : demandes acceptées, refusées et en attente.
- Réservations : total, réservations des utilisateurs, libellés du club, invitations, vignettes, annulations.
- Connexions : connexions acceptées, connexions refusées et nombre d'utilisateurs actifs.
- E-mails : messages livrés, ouverts et en échec.
- Pointage sur borne : créneaux pointés, non pointés, annulations automatiques et comptes sanctionnés.
Les trois dernières familles n'apparaissent que si la fonction correspondante est active dans votre club : les inscriptions en ligne doivent être ouvertes sur au moins un abonnement, et le pointage doit être activé sur la borne.
Utiliser le rapport comme liste de travail
C'est le point qui distingue ce rapport d'un simple tableau de chiffres : plusieurs rubriques sont nominatives. Vous ne lisez pas seulement « 12 abonnements expirent bientôt », vous obtenez la liste des douze personnes.
Trois usages en découlent naturellement :
- La liste des abonnements arrivant à échéance sous 30 jours est votre liste de relance. Elle arrive toute seule, chaque mois, sans avoir à construire un filtre.
- La liste des inscriptions en attente vous rappelle les demandes que personne n'a traitées — le cas typique d'un club où plusieurs personnes administrent sans se répartir explicitement la tâche.
- Le compteur d'e-mails en échec signale une base d'adresses qui se dégrade, bien avant qu'un adhérent ne se plaigne de ne rien recevoir.
