Synchroniser vos licenciés avec ADOC (FFT)

Déposez l'export de vos licenciés téléchargé depuis ADOC : BalleJaune crée les nouveaux comptes, met à jour les fiches existantes, attribue abonnements et groupes, et vous propose les comptes à supprimer, le tout après une prévisualisation détaillée.

Préparer la première synchronisation

La synchronisation s'adresse aux organisations affiliées à la Fédération Française de Tennis. Elle se trouve dans Administration›Utilisateurs›Import / export›Synchronisation ADOC (FFT), un menu affiché pour les organisations situées en France, outre-mer compris. Votre profil doit disposer du droit Importer un fichier sur les utilisateurs.

Avant le premier dépôt :

1. Créez les abonnements qui correspondent à vos offres ADOC : adhésion adulte, jeune, école de tennis... Chaque licencié recevra l'abonnement lié à son offre.
2. Vérifiez le profil et l'abonnement par défaut de votre organisation : les nouveaux comptes reçoivent ce profil, et l'abonnement par défaut s'applique à tout licencié dont l'offre n'est liée à aucun abonnement.

Télécharger l'export depuis ADOC

1. Connectez-vous sur ADOC, menu Adhérents › Gestion.
2. Ouvrez l'onglet Résultats.
3. Cliquez sur le bouton Excel, à droite de la liste des résultats : le fichier export.xls se télécharge.

Déposez ce fichier tel qu'ADOC le fournit. Les colonnes sont reconnues par leur intitulé : une colonne ajoutée ou déplacée par la FFT n'empêche pas la synchronisation.

Déposer le fichier

1. Rendez-vous dans Administration›Utilisateurs›Import / export›Synchronisation ADOC (FFT).
2. Cochez la case de confirmation de l'accord des personnes, si elle est affichée.
3. Cliquez sur « Choisir le fichier export.xls », ou glissez le fichier dans la zone de dépôt.

Seul le format .xls est accepté, jusqu'à 8 Mo. Le résultat de la lecture s'affiche : colonnes reconnues, date de l'export, nombre de licenciés retenus et saisons synchronisées. À ce stade, rien n'est modifié.

L'écran suivant dépend de la situation :

• la première configuration, lors du tout premier dépôt ;
• la vérification, quand un réglage demande votre attention ;
• directement la prévisualisation, quand tout est déjà réglé.

Mener la première configuration

Au premier dépôt, un assistant en six étapes vous guide : Périmètre, Abonnements, Données, Groupes, Solde et Identifiants. Passez de l'une à l'autre avec « Continuer » et « Précédent ». Vos réglages sont enregistrés à chaque changement d'étape : si vous quittez l'assistant en cours de route, il reprend là où vous vous étiez arrêté au dépôt suivant. La dernière étape se termine par « Prévisualiser ».

Tous ces réglages restent mémorisés pour les synchronisations suivantes, et se modifient ensuite depuis la configuration.

Périmètre

Le critère désigne la colonne de l'export qui donne la saison de chaque licencié :

• « Automatique » : l'adhésion si la colonne « Dernière Année Adhésion » est remplie pour au moins la moitié des licenciés, sinon la licence ;
• « Adhésion » : la dernière année d'adhésion à votre organisation ;
• « Licence » : le millésime de la dernière licence.

En mode « Automatique », les saisons synchronisées sont la saison en cours et la précédente, avec une bascule chaque 1er septembre. En « Sélection manuelle », cochez vous-même les saisons parmi celles présentes dans le fichier.

Décochez enfin les catégories d'âge à exclure. Le nombre de licenciés s'affiche pour chaque saison et chaque catégorie.

Abonnements

Associez chaque offre ADOC à un abonnement : l'étape est détaillée dans la section suivante.

Données

Choisissez les informations recopiées depuis ADOC : civilité, date de naissance, adresse, code postal, ville, téléphones, adresses e-mail, licence (numéro, millésime et dates) et classement. Le nom et le prénom sont toujours synchronisés. Pour chaque donnée, le tableau indique la colonne de l'export utilisée et un exemple tiré du fichier.

Le classement padel d'ADOC alimente le second classement des fiches, à condition de lui avoir donné un libellé dans les réglages avancés des utilisateurs, section Classements.

Groupes

Activez les groupes tenus à jour par la synchronisation :

• « Cours » : un groupe par cours suivi, tel qu'il apparaît dans l'export ;
• « Enseignement » : un groupe par groupe d'enseignement, désactivé par défaut ;
• « Adhésion » : un groupe par année d'adhésion, par exemple « Adhésion 2027 (ADOC) » ;
• « Licence » : un groupe par millésime de licence, par exemple « Licence 2027 (ADOC) ».

Solde

Choisissez les actions à effectuer selon le solde ADOC de chaque licencié : elles sont détaillées plus bas. Aucune n'est active par défaut.

Identifiants

Chaque nouvel utilisateur reçoit un identifiant et un mot de passe aléatoire de 8 caractères. Avec « Envoyer les identifiants par e-mail », activé par défaut, ceux qui ont une adresse e-mail les reçoivent à la synchronisation. Pour les autres, ou si l'envoi est désactivé, réinitialisez le mot de passe depuis la fiche le moment venu.

Les identifiants des comptes existants ne sont jamais modifiés.

Associer les offres ADOC à vos abonnements

Dans l'export, chaque licencié porte une offre composée de son adhésion, de son carnet de tickets et de ses cours. Chaque combinaison distincte forme une ligne du tableau, avec le nombre de licenciés concernés ; le bouton « Détails » les liste.

1. Pour chaque offre, choisissez l'abonnement dans la liste « Choisir un abonnement… ».
2. Si besoin, cliquez sur « Pré-remplir » : un abonnement est proposé pour chaque offre encore sans abonnement, d'après vos associations mémorisées, puis le nom et le tarif, à défaut l'abonnement par défaut. Vos choix déjà faits ne sont pas modifiés. Vérifiez chaque proposition avant de continuer.
3. Décochez la case de synchronisation d'une offre pour laisser ses licenciés de côté : ils ne sont ni créés, ni modifiés, ni supprimés.

Au-dessus du tableau, « Adhésion », « Carnet » et « Cours » désignent les parties de l'export qui composent une offre. Retirez « Cours », par exemple, pour regrouper tous les licenciés d'une même cotisation quels que soient leurs cours : il y a alors moins de lignes à associer. Au moins une partie reste cochée.

L'association est mémorisée sans le tarif : « Cotisation adulte (licence 33€) » reste liée à son abonnement quand le tarif change la saison suivante.

Répondre à l'écran de vérification

Aux dépôts suivants, l'écran « Vérification avant synchronisation » s'intercale uniquement quand un point le demande :

• « Colonnes obligatoires manquantes » : le nom, le prénom, le numéro de licence ou le millésime de licence n'a pas été trouvé. Associez chaque donnée à une colonne du fichier pour poursuivre.
• « Format de l'export modifié » : la FFT a ajouté ou retiré des colonnes. L'écran liste les changements et les fonctions désactivées faute de colonne ; ce nouveau format est mémorisé.
• « Critère de synchronisation » : votre réglage ne correspond plus à ce qu'indique le fichier. Confirmez-le ou changez-le.
• « Nouvelle saison détectée » : en sélection manuelle, le fichier contient une saison qui n'est pas encore synchronisée. Cochez-la pour l'ajouter.
• « Aucune saison sélectionnée ne figure dans le fichier » : cochez au moins une saison présente pour poursuivre.
• « Abonnements à lier » : de nouvelles offres sont apparues dans l'export.

Répondez à chaque point, puis cliquez sur « Prévisualiser » : vos réponses sont enregistrées dans la configuration.

Contrôler la prévisualisation

La prévisualisation présente une tuile par résultat, qui sert aussi d'onglet pour afficher la liste correspondante : « Nouveaux », « Mis à jour », « Inchangés », « À supprimer », « Ignorés » et « Erreurs ». Seules les tuiles qui comptent au moins une ligne s'affichent. Tant que vous n'avez pas lancé la synchronisation, rien n'est modifié.

Chaque ligne du fichier est rapprochée d'un compte existant par son numéro de licence, sinon par ses nom et prénom, sans tenir compte des accents ni des majuscules.

• « Nouveaux » et « Mis à jour » : toutes les lignes sont cochées. Décochez celles à laisser de côté ; la tuile indique combien restent à synchroniser. Pour une mise à jour, l'ancienne valeur apparaît barrée devant la nouvelle.
• « Inchangés » : comptes déjà à jour, pour information.
• « À supprimer » : aucune ligne n'est cochée, voir plus bas.
• « Ignorés » : licenciés jamais modifiés ni supprimés, avec la raison : licence ou offre exclue, profil administrateur, votre propre compte, profil ou abonnement que votre profil ne permet pas de gérer.
• « Erreurs » : lignes impossibles à synchroniser, avec la raison : nom ou prénom vide, doublon dans le fichier, plusieurs comptes qui correspondent au même licencié (fusionnez-les avant de synchroniser).

« Afficher les groupes » ajoute sous chaque ligne les groupes gagnés et perdus. « Avertissements seulement » isole les lignes signalées : civilité non reconnue, date de naissance ou adresse e-mail invalide, offre non liée.

Le bouton d'une ligne « Nouveaux » ou « Mis à jour » écarte ce licencié des synchronisations suivantes : sa licence rejoint les licences ignorées.

Si la limite d'utilisateurs de votre abonnement BalleJaune est atteinte, les nouveaux comptes en excédent ne sont pas ajoutés : un bandeau l'indique et ces lignes ne peuvent pas être cochées.

Traiter les suppressions sans risque

L'onglet « À supprimer » liste les comptes de votre organisation absents du fichier pour les saisons et les catégories retenues. Il inclut les utilisateurs qui ne sont pas licenciés à la FFT : joueurs de padel, locations horaires, invités... Les profils administrateurs, votre propre compte et les comptes hors de votre périmètre n'y figurent jamais.

Pour chaque compte, la liste affiche le profil, l'abonnement, la dernière saison connue dans le fichier, les réservations à venir, la dernière connexion, et si l'abonnement est payé ou le compte suspendu.

1. Cochez les comptes à supprimer. La case d'en-tête coche toute la liste, sauf les lignes signalées : réservation à venir, connexion dans les 30 derniers jours ou abonnement payé.
2. Cliquez sur pour ne plus jamais proposer un compte à la suppression, typiquement un utilisateur non licencié qui doit rester actif.

Les comptes supprimés partent dans la corbeille : ils restent restaurables.

Synchroniser et lire le rapport

1. Cliquez sur « Synchroniser ».
2. Vérifiez le récapitulatif : nombre d'utilisateurs ajoutés, mis à jour et supprimés, envoi des identifiants.
3. Confirmez avec « Synchroniser ».

L'écran « Synchronisation effectuée » détaille le résultat : ajoutés, mis à jour, supprimés, identifiants envoyés, puis chaque ligne avec ses changements. Cliquez sur « Télécharger le rapport » pour en garder une copie Excel complète.

Une prévisualisation ne se synchronise qu'une fois : pour recommencer, déposez de nouveau le fichier. Une seule synchronisation peut tourner à la fois pour votre organisation ; si un autre gestionnaire en a effectué une entre-temps, rouvrez la prévisualisation pour repartir de l'état actuel.

Automatiser les actions liées au solde ADOC

Le solde de chaque licencié est lu en euros, au moment de la synchronisation. Les actions se règlent à l'étape Solde de la première configuration, puis dans la configuration.

Si le solde est positif ou nul :

• « Considérer l'abonnement comme payé » coche l'abonnement payé sur la fiche, à la date d'édition de l'export et pour le prix de l'abonnement. Un abonnement déjà payé garde sa date et son montant.
• « Réactiver l'utilisateur s'il est suspendu », avec en option une notification par e-mail.

Si le solde est négatif :

• « Considérer l'abonnement comme impayé » décoche l'abonnement payé.
• « Ajouter dans un groupe « Solde négatif » » place l'utilisateur dans le groupe « Solde négatif (ADOC) », qu'il quitte dès que son solde redevient positif ou nul.
• « Ajouter le solde dû dans les commentaires » remplace le commentaire de la fiche par le solde ADOC du jour.
• « Calculer les paiements partiels » déduit le montant réglé du prix de l'abonnement et du solde dû. S'il est positif, l'utilisateur rejoint le groupe « Paiements partiels (ADOC) » et le montant réglé est ajouté au commentaire.
• « Suspendre l'utilisateur », avec en option une notification par e-mail et un message expliquant la raison de la suspension.

Dans la prévisualisation, la colonne « Solde » affiche le montant et l'effet prévu : payé, impayé, suspendu ou réactivé.

Comprendre les groupes ADOC

Les groupes ADOC sont créés à la synchronisation et verrouillés : leur nom et leurs membres sont pilotés par la synchronisation, seule leur couleur reste modifiable. À chaque synchronisation, un utilisateur quitte les groupes ADOC qui ne le concernent plus (cours abandonné, saison passée) et rejoint les nouveaux. Un groupe ADOC vidé est supprimé, tout comme le groupe « Solde négatif (ADOC) » ou « Paiements partiels (ADOC) » quand vous désactivez l'option correspondante.

Modifier la configuration

Une fois le fichier déposé, le bouton « Configuration » des écrans de vérification, de prévisualisation et de rapport ouvre le résumé de vos réglages : critère, saisons, catégories d'âge, abonnements, groupes, solde, identifiants, exclusions et données synchronisées.

• Le critère, les groupes et l'envoi des identifiants se règlent directement dans le résumé.
• Les autres sections s'ouvrent avec « Modifier ».

Chaque enregistrement recalcule l'écran en cours avec le fichier déposé.

La section « Exclusions » regroupe les utilisateurs jamais proposés à la suppression et les licences ignorées. Retirez-en un élément pour qu'il soit de nouveau traité, ou ajoutez à la main un numéro de licence à ignorer.

Retrouver l'historique des synchronisations

L'accueil de la synchronisation affiche la dernière synchronisation (date, auteur, nombre d'ajouts, de mises à jour et de suppressions) et l'historique des dix dernières. Cliquez sur pour rouvrir le rapport d'une synchronisation passée.