Quotas, autorisations et règles de réservation

Chaque abonnement embarque un moteur de règles complet : quotas, calendriers autorisés, délais, annulation, interdictions, crédits et invitations. Cette page vous guide objectif par objectif dans la configuration d'un abonnement.

Limiter le nombre de réservations

Dans l'onglet Quota, le Quota de réservation fixe le nombre de réservations qu'un abonné peut planifier simultanément. En réservant un créneau, l'abonné consomme une unité de quota ; dès la fin de sa réservation, l'unité redevient disponible.

• Activez Masquer les calendriers lorsque le quota de réservation est atteint pour bloquer aussi la consultation.
• Cliquez sur Configuration avancée puis Ajouter un quota pour définir plusieurs quotas selon les calendriers, jours ou plages horaires.
• Complétez si besoin avec Limiter les réservations sur un calendrier fixe (par exemple 5 réservations par semaine calendaire) ou Limiter les réservations sur un calendrier glissant (sur les X derniers jours).

Remplir les terrains à la dernière minute

L'option Ignorer le quota et les limites avant le début du créneau laisse un abonné réserver même si son quota est atteint, à condition qu'il s'y prenne peu de temps avant. Il est 14 h 45, le créneau de 15 h est libre : l'abonné peut le prendre malgré son quota.

C'est le meilleur moyen de ne pas laisser un terrain vide alors qu'un joueur est disponible, sans pour autant relâcher la règle générale.

Restreindre les calendriers et l'horizon de réservation

Dans l'onglet Autorisations, la section Calendriers autorisés & nombre de jours pour réserver détermine ce que voit l'abonné :

• Décochez un calendrier pour l'interdire et le masquer complètement.
• Réglez le nombre de jours de navigation par calendrier : par exemple, afficher les calendriers à J+14 mais ne réserver qu'à J+7.
• Heure de transition vers une journée supplémentaire : donnez accès au jour suivant dès une heure précise, sans attendre minuit.

Encadrer le moment de la réservation

Par défaut, un abonné peut réserver un créneau jusqu'à la dernière minute, et le créneau devient indisponible dès qu'il a commencé. Quatre options de l'onglet Autorisations modifient ce comportement :

• Autoriser l'abonné à réserver un créneau déjà commencé : le créneau de 10 h reste réservable jusqu'à 10 h 15.
• Limiter la réservation quelques minutes avant le début du créneau : le créneau de 10 h n'est plus réservable après 9 h 45.
• Limiter la réservation quelques heures avant le début du créneau : le créneau de lundi 10 h se ferme dimanche 10 h.
• Ouvrir la réservation quelques heures avant le début du créneau : à l'inverse, le créneau ne s'ouvre qu'un délai donné à l'avance, réglable jour par jour.

Gérer les partenaires

L'onglet Autorisations regroupe les réglages liés aux joueurs présents sur la réservation :

• Réserver avec des partenaires : l'abonné sélectionne d'autres utilisateurs, avertis par e-mail ; réglez le nombre minimum et maximum de partenaires.
• Réserver sans partenaire : utile pour un mur d'entraînement ou un practice.
• Recherche de partenaire (réservation ouverte) : l'abonné ouvre sa réservation aux autres, qui peuvent s'y ajouter. L'option Annuler automatiquement les réservations incomplètes libère le créneau si personne ne s'inscrit.
• Offrir du temps supplémentaire si plusieurs partenaires : par exemple 30 minutes de plus à partir de 3 partenaires, si le créneau suivant est libre. Ce temps offert n'est pas décompté du quota.

Le temps supplémentaire est le réglage qui règle élégamment le double : au lieu d'imposer des créneaux d'1 h 30 à tout le monde, vous gardez des créneaux d'une heure et allongez automatiquement ceux qui se jouent à quatre — sans immobiliser le terrain si le créneau suivant est déjà pris.

Encadrer l'annulation

Dans l'onglet Autorisations, la section Annulation des réservations autorise ou non l'abonné à annuler :

• Délai maximum autorisé pour annuler : par exemple jusqu'à 60 minutes avant le début du créneau.
• Annulation des invitations : désactivez cette option pour interdire l'annulation d'une réservation comportant des invités.

Un délai d'annulation trop court se retourne contre le club : un joueur qui ne peut plus annuler laisse le terrain vide plutôt que de le libérer. Un délai généreux, couplé à une notification d'annulation, remet le créneau en circulation.

Interdire des créneaux et des combinaisons

L'onglet Règles rassemble les interdictions :

• Interdire certains créneaux à la réservation : par exemple, pas de réservation en semaine de 16h à 19h30 sur certains courts.
• Interdire les créneaux consécutifs : empêche d'enchaîner plusieurs créneaux, globalement ou sur certaines plages.
• Interdire la réservation avec d'autres abonnements : rend deux populations incompatibles sur une même réservation.

L'option Autoriser plusieurs créneaux le même jour à la même heure (onglet Autorisations) reste désactivée par défaut : un abonné ne peut pas réserver deux terrains au même horaire.

Ces interdictions se distinguent des fermetures de calendrier : une fermeture retire le créneau pour tout le monde, une interdiction ne le retire que pour les porteurs de cet abonnement. Pour réserver les courts couverts aux compétiteurs le samedi matin, c'est l'interdiction qu'il faut poser sur les autres abonnements — pas une fermeture.

Faire payer la réservation en crédits

Dans l'onglet Crédits, activez Activer le système de crédits : l'abonné doit disposer de crédits sur son compte pour réserver. Créditez les comptes manuellement après un paiement au club, ou activez le paiement en ligne.

1. Avec Configuration avancée puis Ajouter une règle d'activation, limitez le système de crédits à certains calendriers, jours ou plages horaires.
2. Sous Tarifs des réservations, cliquez sur Ajouter une règle tarifaire pour fixer le coût selon le calendrier, le jour et l'horaire.
3. Sous Carnets de crédits, proposez des packs à tarif dégressif que l'abonné peut acheter en ligne. La composition des carnets, le mode compte prépayé et le paiement en plusieurs fois font l'objet d'une page dédiée.

Autoriser des invités

Dans l'onglet Invitations, activez Autoriser la réservation avec des invités pour accueillir des personnes extérieures au club :

• Réglez le nombre minimum et maximum d'invités par réservation ; chaque invité consomme des crédits d'invitation.
• Fixez les tarifs et proposez des carnets, comme pour les crédits de réservation.
• Choisissez qui est débité et si les noms des invités doivent être renseignés.

Demander le nom des invités change la nature de la fonctionnalité : sans les noms, vous comptez des passages ; avec les noms, vous savez qui est venu, ce qui est indispensable si votre assurance ou votre fédération l'exige.

Autoriser des libellés

Dans l'onglet Libellés, l'option Autoriser la réservation avec des libellés permet aux abonnés de poser un nombre limité de réservations avec des libellés prédéfinis (championnat, tournoi...), avec des options pour ignorer le quota ou la règle des créneaux consécutifs.

C'est la bonne façon d'ouvrir les libellés à un capitaine d'équipe : il pose ses matchs par équipe sans consommer son quota personnel, mais reste limité aux libellés que vous avez autorisés — contrairement au droit de profil, qui ouvre tous les libellés sans limite.