Praktijkvoorbeelden: banen & kalenders

Concrete oplossingen voor uw banen: een kalender verbergen, solo reserveren toestaan op een oefenmuur, vrijwilligersdiensten organiseren, tijdsloten verlengen voor wedstrijden of gebruikers hun eigen tijden laten kiezen.

Een kalender verbergen voor gebruikers

Er zijn vier methoden. Kies de methode die past bij uw doel:

1. Alleen voor bepaalde abonnementen: ga naar Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Abonnementen, open het abonnement, klik vervolgens in het tabblad Machtigingen op Bewerken in de sectie Toegestane kalenders & aantal dagen om te reserveren en vink de kalender uit die u wilt verbergen.
2. Voor iedereen, gedurende een periode: ga naar Administratie›Instellingen›Reservering›Kalenders, open de kalenderfiche, vink vervolgens in de sectie Tijdelijke sluiting de optie Activeer een sluiting aan en vul de datums in. Met de optie Volledig verbergen blijven alleen beheerders de kalender zien.
3. Voor specifieke terugkerende tijdsloten: gebruik Administratie›Instellingen›Reservering›Tijdslots sluiten. Gesloten tijdsloten blijven zichtbaar, grijs weergegeven met een hangslot, en beheerders kunnen er nog steeds overheen reserveren.
4. Om een periode visueel te blokkeren met een reden: reserveer de tijdsloten met een blokkadelabel, bijvoorbeeld “Werkzaamheden”, en gebruik herhaling.

Solo reserveren toestaan op een oefenmuur

Op een tennismuur of in een squashzaal heeft het geen zin om een partner te verplichten. Sta reserveren zonder partner toe, maar alleen op deze kalender:

1. Ga naar Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Abonnementen, open het betreffende abonnement en ga naar het tabblad Machtigingen.
2. Activeer Reserveren zonder partner.
3. Open de Geavanceerde instellingen van deze optie en daarna de Geavanceerde configuratie. Beperk solo reserveren tot de kalender van de muur, en indien nodig tot bepaalde tijdsperioden.

Voeg een specifiek quotum voor deze kalender toe in het tabblad Quota via de Geavanceerde configuratie, zodat reserveringen op de muur niet meetellen voor het quotum van de banen.

Vrijwilligersdiensten organiseren

Zo plant u de ontvangst van de club of diensten die door vrijwilligers worden verzorgd:

1. Maak een speciale kalender “Diensten” aan in Administratie›Instellingen›Reservering›Kalenders, met tijdsloten tijdens de openingstijden.
2. Beperk deze kalender tot de abonnementen van vrijwilligers via het tabblad Machtigingen.
3. Voeg in het tabblad Quota een quotum toe dat specifiek is voor deze kalender via Geavanceerde configuratie en daarna Voeg een quotum toe. Inschrijven voor een dienst verhindert dan niet dat iemand een baan reserveert.

Elke vrijwilliger schrijft zichzelf in op zijn of haar diensttijdsloten, en de planning is voor iedereen zichtbaar.

Langere tijdsloten aanbieden voor wedstrijden

Er zijn twee benaderingen, die u kunt combineren:

1. Pas het tijdschema aan: gebruik in de kalenderfiche Voeg een tijdslot toe om een specifieke periode aan te maken met een langere Duur van een tijdslot, bijvoorbeeld 90 minuten ’s avonds voor wedstrijden.
2. Maak een blokkadelabel “Wedstrijd” aan: activeer in het abonnement, tabblad Labels, Reserveren toestaan met labels, kies het blokkadelabel en het aantal toegestane tijdsloten, en vink daarna Sta opeenvolgende tijdslots toe aan. Spelers reserveren dan twee opeenvolgende tijdsloten met dit blokkadelabel, zonder te worden geblokkeerd door de gebruikelijke regels.

Gebruikers de begintijd en duur laten kiezen

Zo stapt u af van een rooster met vaste tijdsloten. Dit is handig voor golf, simulatoren of verhuur op maat:

1. Ga naar Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Abonnementen, open het abonnement en ga naar het tabblad Machtigingen.
2. Activeer Aangepaste tijdslots. De gebruiker kiest de duur en de begintijd van zijn reservering.
3. Stel in de Geavanceerde instellingen grenzen in voor deze vrijheid: Interval tussen elke tijdslot, Minimale duur van een boeking, Maximale duur van een boeking en de optie De abonnee kan de starttijd van het tijdslot wijzigen.
4. Beperk deze regels indien nodig tot bepaalde kalenders of tijdsperioden.