Activiteitsrapporten per e-mail ontvangen
Ontvang automatisch een overzicht van het leven van uw club: ledenaantallen, abonnementen, inschrijvingen, boekingen, aanmeldingen en e-mails, met de ontwikkeling ten opzichte van de vorige periode.
Rapporten inschakelen
- Ga naar Administratie›Instellingen›Activiteitsrapporten.
- Schakel Activiteitenrapporten per e-mail activeren in.
- Voer in E-mailadressen maximaal 4 ontvangers in, één adres per regel.
- Klik op Opslaan.
De ontvangers hebben geen manageraccount en geen specifiek recht nodig: het rapport komt in hun mailbox aan. Dit is de eenvoudigste manier om een voorzitter of penningmeester op de hoogte te houden als die nooit inlogt op de applicatie.
Frequenties kiezen
Er zijn drie rapporten beschikbaar, die u afzonderlijk of samen kunt inschakelen:
- Dagelijkse rapporten: elke ochtend de activiteiten van de vorige dag.
- Wekelijkse rapporten: elke maandagochtend de afgelopen week.
- Maandelijkse rapporten: op de 1e van elke maand de afgelopen maand.
Elk rapport beantwoordt aan een andere behoefte. Het dagelijkse rapport helpt bij de dagelijkse opvolging: het meldt wat vandaag moet worden behandeld. Het maandelijkse rapport kunt u ongewijzigd doorsturen naar het bestuur, zonder opnieuw op te maken. Het wekelijkse rapport zit daar tussenin en past goed bij een vrijwillige manager die één keer per week naar de club komt.
Begrijpen wat het rapport bevat
Het rapport beperkt zich niet tot boekingen. Het verzamelt zeven groepen indicatoren, telkens vergeleken met de vorige periode:
- Gebruikers: totaal aantal gebruikers, nieuwe accounts, opgeschorte accounts, accounts die naar de prullenbak zijn verplaatst en definitief verwijderde accounts.
- Abonnementen: betaalde abonnementen, verlopen abonnementen en vooral abonnementen die binnen de komende 30 dagen aflopen.
- Online inschrijvingen: geaccepteerde, geweigerde en openstaande aanvragen.
- Boekingen: totaal, boekingen van gebruikers, labels van de club, uitnodigingen, annotaties, annuleringen.
- Aanmeldingen: geaccepteerde aanmeldingen, geweigerde aanmeldingen en aantal actieve gebruikers.
- E-mails: afgeleverde, geopende en mislukte berichten.
- Aanwezigheidsregistratie op kiosk: ingecheckte tijdsloten, niet-ingecheckte tijdsloten, automatische annuleringen en gesanctioneerde accounts.
De laatste drie groepen verschijnen alleen als de bijbehorende functie actief is in uw club: online inschrijvingen moeten openstaan op ten minste één abonnement, en aanwezigheidsregistratie moet op de kiosk zijn ingeschakeld.
Het rapport gebruiken als werklijst
Dit is het punt dat dit rapport onderscheidt van een eenvoudige cijferlijst: meerdere rubrieken zijn op naam. U leest niet alleen “12 abonnementen verlopen binnenkort”, u krijgt de lijst van de twaalf personen.
Daaruit volgen vanzelf drie toepassingen:
- De lijst met abonnementen die binnen 30 dagen aflopen, is uw opvolglijst. U ontvangt deze elke maand automatisch, zonder een filter te hoeven bouwen.
- De lijst met openstaande inschrijvingen herinnert u aan aanvragen die niemand heeft behandeld — het typische geval van een club waar meerdere mensen beheren zonder de taak expliciet te verdelen.
- De teller voor mislukte e-mails meldt een adressenbestand dat achteruitgaat, ruim voordat een lid klaagt dat hij niets ontvangt.
