Een seizoen beheren
Seizoenswissel van A tot Z: bereid de nieuwe abonnementen voor, wijs gebruikers in bulk opnieuw toe, zet de credittellers terug op nul en ruim accounts op.
De abonnementen voor het nieuwe seizoen voorbereiden
- Ga naar Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Abonnementen.
- Open elk abonnement van het afgelopen seizoen en klik op Dupliceren.
- Pas op de kopie de naam aan (bijvoorbeeld het jaartal), de begin- en einddatum, en indien nodig het tarief.
Als uw abonnementen online in vaste cycli worden verkocht, is de overstap nog eenvoudiger: voeg de cyclus van het volgende seizoen toe aan het bestaande product, waarna de afgelopen cyclus vanzelf niet meer wordt aangeboden.
Het nieuwe abonnement in bulk opnieuw toewijzen
- Ga naar Administratie›Gebruikers›Gebruikersbeheer.
- Klik op Filters en filter op het oude abonnement om de betrokken gebruikers te selecteren.
- Klik op Alles selecteren, open daarna het menu Acties en kies Snelle bewerking.
- Selecteer het nieuwe abonnement in de lijst Abonnement en vink indien nodig Wijzig de abonnementsdata aan.
- Sla op: alle geselecteerde gebruikers worden in één bewerking overgezet.
U kunt abonnementen ook opnieuw toewijzen via een bestandsimport (Administratie›Gebruikers›Import / export›Een bestand importeren), wat handig is als u het seizoen in een spreadsheet voorbereidt.
De credittellers terugzetten op nul
- Selecteer in Administratie›Gebruikers›Gebruikersbeheer de betrokken gebruikers (of Alles selecteren na het filteren).
- Open het menu Acties en kies Credits.
- Kies voor zowel Boekingscredits als Uitnodigingscredits de optie Teller bijwerken en geef de doelwaarde op, bijvoorbeeld 0.
- Sla op: alle geselecteerde tellers worden op dezelfde waarde gezet.
Accounts opruimen
- Filter de gebruikers die hun lidmaatschap niet verlengen.
- Kies in het menu Acties de optie Opschorten om de toegang tijdelijk te blokkeren, of Verwijderen om de accounts naar de prullenbak te verplaatsen.
- Open de Prullenbak vanaf de gebruikerspagina om een account te herstellen dat per ongeluk is verplaatst, of om Alles herstellen en Prullenbak legen te gebruiken.
Opschorten in plaats van verwijderen is aan het begin van het seizoen vaak de juiste reflex: het account, de eerdere reserveringen en de tellers blijven intact, en u hoeft het alleen opnieuw te activeren als het lid in oktober terugkomt.
Twee activiteiten dekken met één abonnement
Elke gebruiker kan maar één abonnement tegelijk hebben. Als uw club bijvoorbeeld tennis en padel aanbiedt, maakt u een gecombineerd abonnement aan in plaats van twee afzonderlijke abonnementen:
- Maak één abonnement aan (bijvoorbeeld “Tennis + Padel”).
- Open in het tabblad Quota de Geavanceerde configuratie en gebruik daarna Voeg een quotum toe om een eigen quotum voor elke groep kalenders te definiëren.
- Activeer het creditsysteem op de betrokken kalenders (Activeer het creditsysteem) en definieer regels in Boekingstarieven om tarieven te onderscheiden.
- Gebruik het tabblad Regels en de optie Verbied boeken met andere abonnementen als bepaalde abonnementen elkaar niet op dezelfde tijdslots mogen kruisen.
