Grāmatvedība un elektroniskais rēķins

Iestatiet savas organizācijas kontu plānu, eksportējiet grāmatojumus uz sava grāmatveža programmatūru un aktivizējiet elektronisko rēķinu Factur-X formātā.

Kontu plāna konfigurēšana

Kontu plāns nosaka, uz kuriem kontiem un kuros žurnālos eksportos tiks attiecināta jūsu pārdošana. To iestata katram rēķinu izrakstīšanas kontam atsevišķi: divām vienībām, kas izraksta rēķinus atsevišķi, katrai ir savs plāns.

1. Atveriet Administrācija›Iestatījumi›Norēķini›Norēķinu konti un attiecīgo kontu.
2. Atveriet cilni Kontu plāns.
3. Pielāgojiet kontu numurus un nosaukumus, pēc tam noklikšķiniet uz Saglabāt.

Ekrānu veido trīs bloki:

• Pārdošana, PVN un klienti: pakalpojumu sniegšanas, iekasētā PVN, klientu un piešķirto atlaižu konti.
• Kase: bankas, kases un iekasējamo čeku konti, ko izmanto maksājumu iekasēšanas grāmatojumi.
• Žurnāli: pārdošanas, bankas un kases žurnālu kodi.

Pārdošanas sadalījums pa kategorijām vai pa likmēm

Pēc noklusējuma visa jūsu pārdošana tiek attiecināta uz vienu ieņēmumu kontu. Tajā pašā cilnē divi neobligāti sadalījumi ļauj iet tālāk.

• Pārdošanas sadalījums pēc kategorijas: atsevišķs konts katrai produkta kategorijai — abonementi, kredīti, aprīkojums, nodarbības… Noklikšķiniet uz Pievienot kategoriju, izvēlieties kategoriju un ievadiet tās kontu.
• PVN sadalījums pēc likmes: atsevišķs iekasētā PVN konts katrai likmei. Noklikšķiniet uz Pievienot likmi, ievadiet likmi un tās kontu.

Tas ir noderīgi, ja jūsu grāmatvedībā ir jānošķir dažādas darbības — piemēram, jāatdala mācību ieņēmumi no laukumu nomas. Ja sadalījuma nav, viss nonāk uz iepriekš definētajiem vispārējiem kontiem.

Pārdošanas un grāmatojumu eksportēšana

1. Atveriet Administrācija›Informācijas panelis›Norēķini›Rēķini un darījumi.
2. Filtrējiet sarakstu pēc vajadzīgā perioda un kritērijiem: eksports precīzi atbilst ekrānā redzamajiem filtriem.
3. Noklikšķiniet uz Lejupielādēt eksportu un izvēlieties formātu.

Komercdarbības uzraudzība

• Excel (.xlsx): viena rinda katram pasūtījumam ar datumu, lietotāju, summām bez PVN, PVN un ar PVN, statusu un maksājuma veidu. Šis ir vēlamais formāts, lai analizētu pārdošanu izklājlapā.
• CSV (.csv): tā pati atskaite formātā, ko var lasīt jebkura izklājlapu programma.
• Lejupielādēt PDF rēķinus: arhīvs, kas satur katra pašreizējā filtra rēķina PDF failu. Tajā ir tikai izsniegtie rēķini.

Nodošana grāmatvedim

• Grāmatvedības ieraksti (.csv): grāmatojumi debetā/kredītā pa rēķiniem lasāmā formātā, kas paredzēts manuālam importam.
• FEC (Francija): grāmatojumu fails, Francijas likumā noteiktais formāts, ko var importēt Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane vai QuickBooks. Viens līdzsvarots grāmatojums katram rēķinam.
• FAIA (Luksemburga) un DATEV (Vācija): šo divu valstu likumā noteiktie formāti, kas tiek piedāvāti tajās reģistrētām organizācijām.

Opcija Iekļaut noteikumus (kase) pievieno pārdošanas grāmatojumiem arī maksājumu iekasēšanas grāmatojumus (banka, kase, čeks). Noņemiet atzīmi, lai eksportētu tikai pārdošanas žurnālu.

Rēķinu izsniegšana Factur-X formātā

Francijā elektroniskā rēķinu izrakstīšana kļūst obligāta. Factur-X ir izraudzītais formāts: pilnīgi parasts PDF rēķins, kurā ir iestrādāts datu fails, ko grāmatvedības programmatūra spēj nolasīt automātiski.

Rēķina saņēmējam nekas nemainās: viņš atver PDF failu, kas ir identisks iepriekšējiem. Tā grāmatvedības programmatūra tajā papildus atrod summas un identifikatorus, un tie nav jāievada atkārtoti.

Pārbaudiet, vai tas attiecas uz jūsu organizāciju

Šis ir pirmais jautājums, kas jāizšķir, un atbilde nebūt nav vienāda visām organizācijām.

• Sporta biedrības, kas atbrīvotas no PVN saskaņā ar Vispārējā nodokļu kodeksa 261-7-1° pantu, nav pakļautas ne elektroniskajai rēķinu izrakstīšanai, ne e-atskaitēm. Daudzas organizācijas ir tādā situācijā.
• Ar PVN apliekamām organizācijām rēķini uzņēmumiem būs jāizsniedz elektroniskā formātā. Mikrouzņēmumiem un maziem un vidējiem uzņēmumiem, tas ir, gandrīz visām organizācijām, izsniegšanas termiņš noteikts 2027. gada 1. septembrī.
• Rēķini privātpersonām (jūsu biedriem) neietilpst elektroniskās rēķinu izrakstīšanas jomā neatkarīgi no jūsu nodokļu režīma.

Formāta aktivizēšana

1. Atveriet Administrācija›Iestatījumi›Norēķini›Norēķinu konti un rediģējiet attiecīgo kontu.
2. Cilnē Norēķini atrodiet opciju Elektroniskais rēķins, kas atrodas sadaļā Norēķinu informācija
3. Izvēlieties formātu:
   • Factur-X (Francija) franču organizācijai: tas pievieno franču tiesību aktos noteiktās norādes, kas nepieciešamas rēķinos starp uzņēmumiem;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) Eiropas standartam bez franču īpatnībām;
   • Deaktivizēts, lai izveidotu parastus PDF rēķinus.

Iestatījums attiecas uz katru rēķinu izrakstīšanas kontu atsevišķi: organizācija, kas izraksta rēķinus no vairākiem kontiem, aktivizē tos neatkarīgi.

Obligātās informācijas norādīšana

Elektroniskajam rēķinam ir droši jāidentificē tā izsniedzējs. Šo informāciju ievada tajā pašā cilnē, sadaļā Norēķinu informācija.

1. Jūsu organizācijas SIRET: šis ir obligātais lauks. Bez tā rēķins nevar būt atbilstošs, un zem opcijas parādās brīdinājuma ziņojums.
2. PVN numurs, ja jūsu organizācija ir tam pakļauta. Ja lauks ir tukšs, par nodokļu identifikatoru kalpo SIRET numurs.
3. Pilna adrese: nosaukums, iela, pasta indekss, pilsēta un valsts. Nepilnīga adrese rada rēķinu, ko jūsu klienta platforma noraida.
4. Rēķinu e-pasta adrese, ko izmanto kā kontaktpunktu, kad nav pieejams neviens cits identifikators.

Klientu uzņēmumu SIREN numura iegūšana

Rēķinā starp uzņēmumiem jāidentificē arī pircējs. Klienta SIREN numuru ievada viņa rēķina adresē, blokā Uzņēmuma adrese, kopā ar Uzņēmuma nosaukums un SIREN. Tāda pati ievade tiek piedāvāta pārdošanā uz vietas.

Rēķinam privātpersonai nekas no tā nav nepieciešams: pietiek ar vārdu, adresi un valsti.