Rēķini un darījumi

Pārraugiet visus savas organizācijas pārdošanas dokumentus — piedāvājumus, pasūtījumus un rēķinus —, pieņemiet maksājumus, veiciet atmaksas un eksportējiet pārdošanas datus grāmatvedībai. Atveriet izvēlni Administrācija›Informācijas panelis›Norēķini›Rēķini un darījumi.

Trīs dokumentu veidu atšķiršana

Pārdošanas darījums izskatās atšķirīgi atkarībā no posma, kurā tas atrodas, un dokumenta veidu izvēlaties tā izveides brīdī.

• Piedāvājums ir aprēķināts priekšlikums, kas tiek nosūtīts lietotājam apstiprināšanai — treniņnometne skolēnu grupai, laukuma noma uzņēmumam.
• Pasūtījums ir apstiprināts pārdošanas darījums, kas gaida samaksu. Tieši tam tiek piesaistīti maksājumi.
• Rēķins ir numurēts dokuments, ko izsniedz, tiklīdz ir saņemts maksājums.

Ceturtais dokuments — Pasūtījuma veidlapa — noder pašvaldībām un uzņēmumu darbinieku padomēm, kurām pirms izdevumu apstiprināšanas nepieciešams attaisnojuma dokuments.

Kas notiek ar apstiprinātu piedāvājumu

Piedāvājums nav strupceļš: nosūtīts pa e-pastu, tas satur saiti, kas ļauj lietotājam to apstiprināt pašam, bez konta un bez pieteikšanās. Šī saite ir derīga 14 dienas.

Piedāvājuma apskate — lapa vai PDF — to neapstiprina. Apstiprināšana notiek brīdī, kad lietotājs izvēlas maksājuma veidu, un tieši šī izvēle nosaka tālāko:

• ja maksājums ir atlikts (pārskaitījums, čeks, uz vietas), piedāvājums kļūst par Pasūtījums, kas gaida samaksu; tas pārvērtīsies rēķinā, tiklīdz pieņemsiet maksājumu;
• ja tiek izmantots tiešsaistes maksājums, samaksa notiek uzreiz: dokuments uzreiz kļūst par numurētu Rēķins.

Citiem vārdiem, apstiprinātu piedāvājumu pārrauga tieši tāpat kā pasūtījumu — to atrodat cilnē, kas atbilst jaunajam dokumenta veidam.

Pārdošanas darījuma atrašana

1. Atveriet Administrācija›Informācijas panelis›Norēķini›Rēķini un darījumi.
2. Augšdaļas cilnes filtrē pēc veida (Piedāvājums, Pasūtījumi, Rēķini) un pēc statusa (Gaida, Apmaksāts, Atcelts, Atmaksāts).
3. Panelis Filtri pēc tam precizē meklēšanu, un kritēriji summējas.

Pieejami seši filtri, no kuriem trīs bieži tiek aizmirsti, lai gan tie atbild uz visbiežākajiem jautājumiem:

• Pēc lietotāja: visa biedra pirkumu vēsture, kad viņš apstrīd norakstījumu.
• Pēc vadītāja: pārdošanas darījumi, ko ievadījis kāds komandas darbinieks — noderīgi, lai pārbaudītu dežūras dienu.
• Uz vienu norēķinu kontu: neaizstājams, ja jūsu organizācija izraksta rēķinus no vairākām vienībām.
• Pēc abonementa, Pēc produkta kategorijas un Pēc statusa papildina atlasi.

Periods atlasītājs visbeidzot ierobežo attēloto periodu — un tas nosaka arī eksportus, kuros iekļauts tieši tas, ko redzat ekrānā.

Meklējiet gan pēc personas, gan pēc numura

Meklēšanas lauks neaprobežojas ar dokumentu numuriem. Tas vienlaikus meklē:

• pasūtījuma numuru un rēķina numuru;
• lietotāja identitāti: uzvārdu, vārdu, pieteikšanās identifikatoru, e-pasta adresi un licences numuru;
• kontaktinformāciju, kas ievadīta pašā pārdošanas darījumā — norēķinu adreses uzvārdu, vārdu, uzņēmuma nosaukumu un e-pasta adresi.

Pēdējais punkts ir svarīgs pārdošanai uz vietas: pircējam nav konta, sarakstā viņš tiek attēlots kā gadījuma klients, un viņa pārdošanas darījumu var atrast tikai meklējot pēc norēķinu adreses. Pietiek ievadīt “Dupont” vai viņa e-pasta adresi.

Pasūtījuma vai piedāvājuma izveide

1. Noklikšķiniet uz Jauns.
2. Atveras logs Atlasīt lietotāju: norādiet personu, kurai pārdošanas darījums ir paredzēts. Tas ir pirmais lēmums, jo tas nosaka norēķinu adresi un pieejamos abonementus.
3. Pēc tam izvēlieties dokumenta veidu: Piedāvājums vai Pasūtījums.
4. Pievienojiet rindas ar Pievienot produktu.
5. Pārbaudiet Norēķinu adrese: ja neveiksiet izmaiņas, tiek izmantota lietotāja noklusējuma adrese.
6. Noklikšķiniet uz Saglabāt.

Katra rinda nāk vai nu no kataloga, vai no brīvas ievades. Brīvā ievade (pielāgotais elements) noder īpašiem pārdošanas gadījumiem — raketes stīgošana, dalība izmaksās —, un izvēles rūtiņa Saglabāt katalogā ļauj to nākamreiz neievadīt atkārtoti, ja tā ir paredzēta atkārtotai izmantošanai.

Pasūtījumu var mainīt, kamēr nav pieņemts neviens maksājums. Pēc pirmā maksājuma saņemšanas tas tiek fiksēts: tas garantē, ka jau apmaksāts dokuments vairs netiek mainīts bez klienta ziņas.

Atlaides piemērošana

Ir divi mehānismi, un tie kalpo atšķirīgiem mērķiem. Atveriet sadaļu Reklāmas kods un atlaide, lai piekļūtu iestatījumiem.

• Promo kods izmanto jau iepriekš definētu tirdzniecības akciju: noklikšķiniet uz Izvēlieties reklāmas kodu, un kods piemēro savu mērķauditorijas un ierobežojumu noteikumu.
• Manuāla atlaide ir vienreizējs risinājums, ko pieņemat katrā gadījumā atsevišķi: procentuāla vai naudas summa, kuru ievadāt brīvi un kas tiek piemērota kopsummai ar nodokļiem.

Maksājuma pieņemšana

1. Atveriet pasūtījumu un noklikšķiniet uz Maksājums.
2. Ievadiet summu: tiek piedāvāts pilns atlikums, taču tiek pieņemta arī daļēja summa.
3. Izvēlieties veidu: CB uz vietas, Skaidra nauda, Pārskaitījums vai Čeks.
4. Saglabājiet.

Ja norēķinu kontā ir konfigurēts maksājumu terminālis, maksājumu var nosūtīt tieši uz maksājumu termināli, nevis ievadīt manuāli.

Katrs maksājums parādās pasūtījuma sadaļā Transakcijas ar savu statusu: Apstiprināts, Gaida, Kļūme vai Noraidīts. Kļūdaini ievadītu maksājumu var labot ar Rediģēt šo darījumu vai Atcelt šo darījumu — pasūtījums nekavējoties pārrēķina savu Atlikusī summa.

Maksājuma sadalīšana

Poga Grafiks sadala atlikušo maksājamo summu vairākās iemaksās ar noteiktiem datumiem. Katrā nākamajā maksājuma pieņemšanas reizē automātiski tiek piedāvāta nākamās iemaksas summa.

Pārdošanas darījuma atmaksa

1. Atveriet apmaksāto pasūtījumu un noklikšķiniet uz Atmaksāt.
2. Ievadiet summu: tiek piedāvāta pilna atmaksa, taču iespējama arī daļēja atmaksa.
3. Ja ir saņemti vairāki maksājumi, izvēlieties, vai atmaksu attiecināt uz visu pasūtījumu vai uz konkrētu maksājumu.

Tiešsaistes maksājums tiek atmaksāts tieši caur to maksājumu vārteju, kas to saņēma: jums nav jāveic pārskaitījums.

Statusa atšķirība ir svarīga jūsu grāmatvedībai: daļēja atmaksa saglabā pasūtījumu statusā Apmaksāts un parāda Neto ieņēmumi, savukārt pilna atmaksa to pārceļ statusā Atmaksāts. Piemēram, 200 € reģistrācija ar 50 € atmaksu paliek apmaksāts pārdošanas darījums, kura neto saņemtā summa ir 150 €.

Dokumentu nosūtīšana un lejupielāde

Īpaša poga apvieno visu, kas attiecas uz pašu dokumentu. Tās nosaukums atbilst atvērtajam dokumentam, kas vienlaikus parāda pārdošanas darījuma posmu: Piedāvājums, Pasūtījuma veidlapa vai Rēķins, tiklīdz ir saņemts maksājums.

Tās izvēlnē ir trīs darbības:

• Priekšskatīt — lai pirms nosūtīšanas pārbaudītu dokumentu ekrānā;
• Lejupielādēt (PDF) — lai to arhivētu vai nodotu citā veidā;
• Nosūtīt pa e-pastu — lai to nosūtītu tieši lietotājam.

Notikumu izsekošana

Sadaļā Pasūtījumu vēsture tiek saglabāti pārdošanas darījuma notikumi: izveide, izmaiņas, maksājumi, nosūtīšana. Tā ir pirmā vieta, ko atvērt, ja biedrs apgalvo, ka nav saņēmis rēķinu, vai ja summa neatbilst tam, ko atceras komanda.

Rīcība ar pasūtījumu, kas gaida samaksu

Lietotājs var apmaksāt gaidošu pasūtījumu jebkurā laikā savā profilā, vai arī jūs varat pieņemt maksājumu manuāli.

Pakalpojumi ar manuālu apstiprināšanu — pārskaitījums, čeks — tiek piegādāti, tiklīdz reģistrējat maksājumu. Kamēr to neesat izdarījis, biedram nekas nav pieejams.

Lai atmestu pārdošanas darījumu, atveriet to un izmantojiet Atcelt pasūtījumu. Tas paliek apskatāms, un iestatījums Paslēpt atcelšanas to izslēdz no sarakstiem.

Pārdošanas un grāmatvedības datu eksportēšana

Noklikšķiniet uz Lejupielādēt eksportu saraksta augšdaļā: eksportā tiek izmantoti ekrānā redzamie filtri un periods. Pārdošanas atskaites izklājlapām, grāmatvedības ieraksti un likumā noteiktie formāti ir aprakstīti atsevišķā lapā.