Contabilidad y factura electrónica

Configure el plan contable de su club, exporte sus asientos al software de su asesor contable y active la factura electrónica en formato Factur-X.

Configurar su plan contable

El plan contable determina en qué cuentas y en qué diarios se imputarán sus ventas en las exportaciones. Se configura por cuenta de facturación: dos entidades que facturan por separado tienen cada una el suyo.

1. Vaya a Administración›Configuración›Facturación›Cuentas de facturación. Abra la cuenta correspondiente.
2. Abra la pestaña Plan de cuentas.
3. Ajuste los números de cuenta y las etiquetas. A continuación, haga clic en Guardar.

Tres bloques estructuran la pantalla:

• Ventas, IVA y clientes: las cuentas de prestaciones de servicios, IVA repercutido, clientes y descuentos concedidos.
• Tesorería: las cuentas de banco, caja y cheques para el cobro, utilizadas por los asientos de cobro.
• Diarios: los códigos de los diarios de ventas, banco y caja.

Distribuir sus ventas por categoría o por tipo

De forma predeterminada, todas sus ventas se imputan en una única cuenta de ingresos. En la misma pestaña, dos distribuciones opcionales le permiten ir más lejos.

• Desglose de ventas por categoría: una cuenta distinta por categoría de producto — suscripciones, créditos, material, clases… Haga clic en Añadir una categoría, elija la categoría e introduzca su cuenta.
• Desglose del IVA por tipo: una cuenta de IVA repercutido distinta por tipo. Haga clic en Añadir una tarifa, introduzca el tipo y su cuenta.

Esto resulta útil cuando su contabilidad debe distinguir las actividades entre sí, por ejemplo separar los ingresos de enseñanza de los alquileres de pista. Si no hay distribución, todo se asigna a las cuentas generales definidas anteriormente.

Exportar sus ventas y sus asientos

1. Vaya a Administración›Panel de control›Facturación›Facturas y transacciones.
2. Filtre la lista por el periodo y los criterios deseados: la exportación retoma exactamente los filtros mostrados en pantalla.
3. Haga clic en Descargar la exportación y elija un formato.

Seguir la actividad comercial

• Excel (.xlsx): una línea por pedido, con la fecha, el usuario, los importes sin IVA, el IVA y el total con IVA, el estado y el método de pago. Es el formato recomendado para analizar sus ventas en una hoja de cálculo.
• CSV (.csv): el mismo informe, en un formato legible por cualquier hoja de cálculo.
• Descargar las facturas PDF: un archivo que contiene el PDF de cada factura del filtro actual. Solo se incluyen las facturas emitidas.

Transmitir a su contable

• Asientos contables (.csv): los asientos en debe/haber por factura, en un formato legible destinado a una importación manual.
• FEC (Francia): el Fichier des Écritures Comptables, formato legal francés, importable por Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane o QuickBooks. Una asiento equilibrado por factura.
• FAIA (Luxemburgo) y DATEV (Alemania): los formatos legales de estos dos países, disponibles para los clubs establecidos allí.

La opción Incluir los reglamentos (tesorería) añade los asientos de cobro (banco, caja, cheque) a los de ventas. Desmárquela para exportar solo el diario de ventas.

Emitir facturas en formato Factur-X

La facturación electrónica será obligatoria en Francia. Factur-X es el formato elegido: una factura PDF completamente normal, en la que se inserta un archivo de datos que los programas contables saben leer automáticamente.

Para la persona que recibe la factura, nada cambia: abre un PDF idéntico al anterior. Es su software de contabilidad el que encuentra además los importes y los identificadores sin que tenga que volver a introducirlos.

Comprobar si su club está afectado

Es la primera cuestión que debe resolverse, y la respuesta no es ni mucho menos la misma para todos los clubs.

• Las asociaciones deportivas exentas de IVA en virtud del artículo 261-7-1° del código general de impuestos no están afectadas ni por la facturación electrónica ni por el e-reporting. Muchos clubs se encuentran en este caso.
• Los clubs sujetos al IVA deberán emitir sus facturas entre profesionales en formato electrónico. Para las microempresas y pymes, es decir, la práctica totalidad de los clubs, la fecha límite de emisión se ha fijado en el 1 de septiembre de 2027.
• Las facturas a particulares (sus socios) quedan fuera del ámbito de la facturación electrónica, sea cual sea su régimen.

Activar el formato

1. Vaya a Administración›Configuración›Facturación›Cuentas de facturación y modifique la cuenta correspondiente.
2. En la pestaña Facturación, localice la opción Factura electrónica situada en la sección Detalles de facturación
3. Elija el formato:
   • Factur-X (Francia) para un club francés: añade las menciones legales francesas esperadas en las facturas entre profesionales;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) para la norma europea sin las especificidades francesas;
   • Desactivado para producir facturas PDF clásicas.

La configuración es específica de cada cuenta de facturación: un club que factura desde varias cuentas las activa de forma independiente.

Introducir la información obligatoria

Una factura electrónica debe identificar a su emisor de forma inequívoca. Esta información se introduce en la misma pestaña, sección Detalles de facturación.

1. El SIRET de su club: es el campo indispensable. Sin él, la factura no puede ser conforme y se muestra un mensaje de advertencia debajo de la opción.
2. El Número de IVA, si su club está sujeto al IVA. Si está vacío, el SIRET actúa como identificador fiscal.
3. La dirección completa: razón social, calle, código postal, ciudad y país. Una dirección incompleta produce una factura rechazada por la plataforma de su cliente.
4. El correo electrónico de facturación, utilizado como punto de contacto cuando no hay ningún otro identificador disponible.

Recuperar el SIREN de sus clientes profesionales

Una factura entre profesionales también debe identificar al comprador. El SIREN del cliente se introduce en su dirección de facturación, bloque Dirección de la empresa, con la Razón social y el SIREN. La misma introducción se ofrece durante una venta en mostrador.

Nada de esto se solicita para una factura a un particular: nombre, dirección y país son suficientes.