Recibir informes de actividad por correo electrónico
Reciba automáticamente un resumen de la actividad de su club: número de usuarios, suscripciones, inscripciones, reservas, conexiones y correos electrónicos, con la evolución respecto al periodo anterior.
Activar los informes
- Vaya a Administración›Configuración›Informes de actividades.
- Active Activar los informes de actividades por correo electrónico.
- En Direcciones de correo electrónico, indique hasta 4 destinatarios, una dirección por línea.
- Haga clic en Guardar.
Los destinatarios no necesitan una cuenta de responsable ni ningún derecho concreto: el informe llega a su bandeja de entrada. Es la forma más sencilla de mantener informado a un presidente o a un tesorero que nunca se conecta a la aplicación.
Elegir las frecuencias
Existen tres informes, que pueden activarse por separado o juntos:
- Informes diarios: cada mañana, las actividades del día anterior.
- Informes semanales: cada lunes por la mañana, la semana transcurrida.
- Informes mensuales: el día 1 de cada mes, el mes transcurrido.
Cada uno responde a una necesidad diferente. El informe diario sirve para la gestión diaria: señala lo que debe tratarse hoy. El informe mensual se reenvía tal cual a la junta directiva, sin reformatearlo. El informe semanal queda en un punto intermedio y resulta adecuado para un responsable voluntario que pasa por el club una vez por semana.
Comprender qué contiene el informe
El informe no se limita a las reservas. Reúne siete grupos de indicadores, cada uno comparado con el periodo anterior:
- Usuarios: número total, cuentas nuevas, cuentas suspendidas, cuentas enviadas a la papelera y cuentas eliminadas definitivamente.
- Suscripciones: suscripciones pagadas, suscripciones caducadas y, sobre todo, las que vencen en los próximos 30 días.
- Inscripciones en línea: solicitudes aceptadas, rechazadas y pendientes.
- Reservas: total, reservas de usuarios, etiquetas del club, invitaciones, anotaciones, cancelaciones.
- Conexiones: conexiones aceptadas, conexiones rechazadas y número de usuarios activos.
- Correos electrónicos: mensajes entregados, abiertos y fallidos.
- Control de presencia en terminal: franjas horarias registradas, no registradas, cancelaciones automáticas y cuentas sancionadas.
Los tres últimos grupos solo aparecen si la función correspondiente está activa en su club: las inscripciones en línea deben estar abiertas en al menos una suscripción, y el control de presencia debe estar activado en el terminal.
Usar el informe como lista de trabajo
Este es el punto que distingue este informe de una simple tabla de cifras: varias secciones incluyen nombres. No solo lee «12 suscripciones vencen pronto», sino que obtiene la lista de las doce personas.
De ello se derivan naturalmente tres usos:
- La lista de suscripciones que vencen en menos de 30 días es su lista de seguimiento. Llega sola, cada mes, sin tener que crear un filtro.
- La lista de inscripciones pendientes le recuerda las solicitudes que nadie ha tratado: el caso típico de un club donde varias personas administran sin repartirse explícitamente la tarea.
- El contador de correos electrónicos fallidos señala una base de direcciones que se deteriora, mucho antes de que un socio se queje de no recibir nada.
