Facturas y transacciones
Realice el seguimiento de todos los documentos de venta de su club — presupuestos, pedidos y facturas —, cobre pagos, efectúe reembolsos y exporte sus ventas para la contabilidad. Vaya al menú Administración›Panel de control›Facturación›Facturas y transacciones.
Distinguir los tres tipos de documentos
Una venta no adopta la misma forma según el momento en el que se encuentre, y el tipo se elige al crear el documento.
- El Presupuesto es una propuesta valorada, enviada al usuario para su aprobación — un curso para un grupo escolar, un alquiler de court a una empresa.
- La Ordenar es la venta comprometida, pendiente de pago. Es la que contiene los pagos.
- La Factura es el documento numerado, emitido en cuanto se cobra un pago.
Un cuarto documento, el Orden de compra, está pensado para administraciones y comités de empresa que exigen un justificante antes de comprometer el gasto.
Qué ocurre con un presupuesto aceptado
El presupuesto no es una vía sin salida: enviado por e-mail, contiene un enlace que permite al usuario aceptarlo por sí mismo, sin cuenta ni conexión. Este enlace sigue siendo válido durante 14 días.
Consultar el presupuesto — la página, el PDF — no lo acepta. La aceptación se produce en el momento en que el usuario elige un método de pago, y esa elección determina lo que ocurre después:
- con un pago diferido (transferencia, cheque, en el club), el presupuesto se convierte en una Ordenar pendiente de pago; se transformará en factura cuando usted lo cobre;
- con un pago en línea, el pago se realiza inmediatamente: el documento se convierte directamente en una Factura, numerada.
Dicho de otro modo, un presupuesto se sigue exactamente igual que un pedido una vez aceptado — lo encontrará en la pestaña correspondiente a su nuevo tipo.
Encontrar una venta
- Vaya a Administración›Panel de control›Facturación›Facturas y transacciones.
- Las pestañas superiores filtran por tipo (Presupuesto, Pedidos, Facturas) y por estado (Pendiente, Pagado, Cancelado, Reembolsado).
- El panel Filtros afina después la búsqueda, y los criterios se acumulan.
Hay seis filtros disponibles, entre ellos tres que suelen olvidarse aunque responden a las preguntas más frecuentes:
- Por usuario: todo el historial de compras de un socio, cuando impugna un cargo.
- Por gerente: las ventas introducidas por una persona del equipo — útil para comprobar una jornada de atención.
- Por cuenta de facturación: imprescindible en cuanto su club factura desde varias entidades.
- Por suscripción, Por categoría de producto y Por estado completan la clasificación.
El selector de Período delimita finalmente la visualización — y también controla las exportaciones, que retoman exactamente lo que usted ve en pantalla.
Buscar tanto por persona como por número
El campo de búsqueda no se limita a las referencias de documentos. Consulta simultáneamente:
- el número de pedido y el número de factura;
- la identidad del usuario: apellidos, nombre, identificador de conexión, dirección de e-mail y número de licencia;
- los datos introducidos en la propia venta — apellidos, nombre, razón social y e-mail de la dirección de facturación.
Este último punto cuenta para las ventas en mostrador: el comprador no tiene cuenta, la lista lo muestra como cliente de paso, y solo la búsqueda por la dirección de facturación permite encontrar su venta. Basta con introducir « Dupont » o su e-mail.
Crear un pedido o un presupuesto
- Haga clic en Nuevo.
- Se abre una ventana Seleccionar un usuario: designe la persona a la que está destinada la venta. Es la primera decisión, porque determina la dirección de facturación y las suscripciones elegibles.
- Elija después el tipo de documento, Presupuesto o Ordenar.
- Añada las líneas con Añadir un producto.
- Compruebe la Dirección de facturación: si usted no interviene, se utiliza la dirección predeterminada del usuario.
- Haga clic en Guardar.
Cada línea procede, a su elección, del catálogo o de una introducción libre. La introducción libre (tarjeta personalizada) sirve para ventas excepcionales — un cordaje, una participación en gastos — y la casilla Guardar en el catálogo le evita tener que volver a introducirla la próxima vez si está destinada a repetirse.
Un pedido sigue siendo modificable mientras no se haya cobrado ningún pago. Después del primer cobro, queda bloqueado: esto garantiza que un documento ya pagado no cambie a espaldas del cliente.
Aplicar un descuento
Coexisten dos mecanismos, y no sirven para lo mismo. Abra la sección Código promocional y descuento para acceder a la configuración.
- El Código promocional retoma una operación comercial ya definida: haga clic en Seleccionar un código promocional y el código aplica su propia regla de segmentación y de límite.
- La Descuento manual es un gesto puntual, decidido caso por caso: un porcentaje o un importe que usted introduce libremente, aplicado sobre el total con impuestos incluidos.
Cobrar un pago
- Abra el pedido y haga clic en Pago.
- Introduzca el importe: se propone el saldo completo, pero se acepta un importe parcial.
- Elija el método: CB en el lugar, Especies, Transferencia bancaria o Cheque.
- Guarde.
Si hay un terminal de pago configurado en la cuenta de facturación, el cobro puede enviarse directamente al terminal de pago en lugar de introducirse manualmente.
Cada cobro aparece en la sección Transacciones del pedido, con su estado: Confirmado, Pendiente, Fallo o Rechazado. Un pago introducido por error se corrige con Modificar esta transacción o Cancelar esta transacción — el pedido recalcula inmediatamente su Resta por pagar.
Fraccionar el pago
El botón Cronograma reparte el importe pendiente entre varios plazos fechados. En cada cobro siguiente, se le propone automáticamente el importe del próximo plazo.
Reembolsar una venta
- Abra el pedido pagado y haga clic en Reembolsar.
- Introduzca el importe: se propone el reembolso total, pero sigue siendo posible un reembolso parcial.
- Si se han cobrado varios pagos, elija imputar el reembolso al pedido completo o a un pago concreto.
Un pago en línea vuelve directamente por la pasarela que lo cobró: usted no tiene que hacer ninguna transferencia.
En el estado, la distinción cuenta para su contabilidad: un reembolso parcial deja el pedido en Pagado y muestra el Neto cobrado, mientras que un reembolso total lo pasa a Reembolsado. Por ejemplo, una inscripción de 200 € reembolsada en 50 € sigue siendo una venta pagada cuyo neto cobrado es de 150 €.
Enviar y descargar los documentos
Un botón específico reúne todo lo relacionado con el propio documento. Lleva el nombre del documento abierto, lo que le indica al mismo tiempo en qué punto se encuentra la venta: Presupuesto, Orden de compra o Factura una vez cobrado un pago.
Su menú propone tres acciones:
- Vista previa para comprobar el documento en pantalla antes de cualquier envío;
- Descargar (PDF) para archivarlo o transmitirlo por otro canal;
- Enviar por correo electrónico para enviarlo directamente al usuario.
Reconstruir lo ocurrido
La sección Historial del pedido conserva los eventos de la venta: creación, modificaciones, cobros, envíos. Es el primer lugar que debe abrir cuando un socio afirma no haber recibido nunca su factura, o cuando un importe no coincide con el recuerdo del equipo.
Gestionar un pedido pendiente
Un pedido pendiente puede ser pagado en cualquier momento por el usuario desde su espacio, o cobrado manualmente por usted.
Las prestaciones con validación manual — transferencia, cheque — se entregan en cuanto usted registra un pago. Mientras no lo haya hecho, el socio no dispone de nada.
Para abandonar una venta, ábrala y use Cancelar el pedido. Sigue estando consultable, y el ajuste Ocultar cancelaciones la aparta de las listas.
Exportar las ventas y la contabilidad
Haga clic en Descargar la exportación en la parte superior de la lista: la exportación retoma los filtros y el periodo mostrados en pantalla. Los informes de ventas para la hoja de cálculo, los asientos contables y los formatos legales se detallan en la página dedicada.
